Zdalne podpisywanie umów | Co do zasady

Zdalne podpisywanie umów z wiadomych względów zyskało duże znaczenie. Czy do zawarcia umowy wystarczy wymiana kilku e-maili albo przesłanie dokumentów podpisanych elektronicznie? To zależy.

Ocena, czy zdalne zawarcie danej umowy jest możliwe i będzie w pełni skuteczne, powinna być dokonana odrębnie dla każdego kontraktu. Należy bowiem wziąć przy tym pod uwagę planowany sposób zawarcia umowy, rodzaj umowy, jej przedmiot oraz treść samej umowy. Największe znaczenie będą miały jednak wymogi prawne związane z koniecznością dochowania określonej formy czynności prawnej.

Zasada swobody formy

Podstawową zasadą dotyczącą wyboru formy dla umowy jest zasada swobody formy. Z zastrzeżeniem wyjątków przewidzianych w ustawie umowa może być zawarta w dowolnej formie, w tym również elektronicznej. Umowa nie musi być więc zawarta w formie pisemnej – ustna umowa to też umowa, choć ze względów dowodowych pewnym standardem jest zawieranie umów w formie pisemnej.

Od tej zasady ustawodawca wprowadził oczywiście wiele istotnych wyjątków, przewidując konieczność zachowania szczególnych form dla różnego rodzaju umów. W przepisach określono również różne skutki niedochowania takiej szczególnej formy, gdy jest ona wymagana. Ustanowienie takich wymogów uzasadniane jest potrzebą zapewnienia bezpieczeństwa i pewności obrotu prawnego, koniecznością udokumentowania określonych czynności czy też chęcią ochrony podmiotu dokonującego czynności prawnej przed podjęciem nieprzemyślanej decyzji o dokonaniu danej czynności prawnej.

Formy szczególne czynności prawnych

W przepisach części ogólnej Kodeksu cywilnego wyróżniono sześć szczególnych form czynności prawnych:

1)    formę aktu notarialnego,

2)    formę z podpisami notarialnie poświadczonymi,

3)    formę pisemną z datą pewną,

4)    formę pisemną,

5)    formę elektroniczną,

6)    formę dokumentową.

Przepisy szczególne wskazują natomiast, kiedy dla ważności danego rodzaju umowy bądź przykładowo dla wywołania określonych skutków przewidzianych w umowie konieczne jest zachowanie określonej formy szczególnej. Podobny wymóg mogą również uzgodnić strony umowy.

Zachowanie trzech pierwszych form wymaga co do zasady udziału pewnego czynnika oficjalnego – notariusza czy też organu państwowego. W konsekwencji zawarcie umowy w takiej formie bez fizycznej obecności u takich osób będzie trudne, jeżeli nie niemożliwe.

Dla zdalnego zawierania umów znaczenie będą więc miały trzy ostatnie formy – pisemna, elektroniczna oraz dokumentowa.

Forma pisemna

Dla zachowania formy pisemnej danej umowy konieczne jest złożenie własnoręcznego podpisu pod dokumentem, który obejmuje treść umowy. Wymóg własnoręczności podpisu oznacza, że nie można w tym przypadku posłużyć się pieczątką z wzorem podpisu (tzw. faksymile), skanem podpisu ani żadną inną kopią podpisu.

Należy także podkreślić, że jeśli umowa ma zostać zawarta z zachowaniem formy pisemnej, podpisy osób ją zawierających (osób reprezentujących strony tej umowy) nie muszą być zamieszczone pod tym samym egzemplarzem umowy. Wystarczy, że każdy z podpisujących podpisze własny egzemplarz umowy. Oczywiście wymienienie się podpisanymi egzemplarzami umowy ma duże znaczenie dowodowe – dlatego też zawierając umowę w ten sposób należałoby dążyć do tego, by każda strona umowy otrzymała egzemplarz oryginalnie podpisany przez drugą stronę umowy.

Forma elektroniczna

Forma elektroniczna w rozumieniu przepisów prawa cywilnego różni się od powszechnego rozumienia tego terminu. W powszechnym rozumieniu forma elektroniczna to zazwyczaj wymiana korespondencji e-mailowej, potwierdzenie treści umowy w e-mailu.

W rozumieniu przepisów prawa cywilnego do zawarcia umowy w formie elektronicznej konieczne jest złożenie oświadczenia woli w postaci elektronicznej i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym. W praktyce oznacza to zazwyczaj podpisanie pliku w odpowiednim formacie (np. pdf) kwalifikowanym e-podpisem osoby podpisującej. Dzięki przypisaniu danego e-podpisu do danej osoby traktuje się to jako substytut własnoręczności. Kluczowe znaczenie ma tutaj pojęcie „kwalifikowanego podpisu elektronicznego”. W dużym skrócie kwalifikowanym podpisem elektronicznym jest tylko taki podpis, który:

• stanowi dane w postaci elektronicznej, które są dołączone lub logicznie powiązane z innymi danymi w postaci elektronicznej i które użyte są przez podpisującego jako podpis,
• jest unikalnie przyporządkowany podpisującemu,
• umożliwia ustalenie tożsamości podpisującego,
• jest składany przy użyciu danych służących do składania podpisu elektronicznego, których podpisujący może, z dużą dozą pewności, użyć pod wyłączną swoją kontrolą,
• jest powiązany z danymi podpisanymi w taki sposób, że każda późniejsza zmiana danych jest rozpoznawalna,
• jest składany za pomocą kwalifikowanego urządzenia do składania podpisu elektronicznego i opiera się na kwalifikowanym certyfikacie podpisu elektronicznego; certyfikat ten wydawany jest przez kwalifikowanego dostawcę usług zaufania.

Oznacza to, że nie każdy podpis elektroniczny pozwala na złożenie oświadczenia woli w formie elektronicznej. Ze szczególną uwagą należy oceniać możliwość i skuteczność posłużenia się podpisem elektronicznym uzyskanym za granicą.

Podpisanie umowy w formie elektronicznej, tj. kwalifikowanym podpisem elektronicznym, jest równoważne w skutkach z podpisaniem umowy w formie pisemnej (podpisanie własnoręcznym podpisem). Oznacza to, że jeśli dla danej umowy potrzebna jest forma pisemna, wystarczy zawarcie tej umowy w formie elektronicznej (podpisanie pliku kwalifikowanym e-podpisem).

Forma dokumentowa

Forma ta została wprowadzona do polskiego systemu prawnego stosunkowo niedawno i szczegółowo opisywaliśmy ją już na łamach naszego portalu. Dla przypomnienia, do zachowania dokumentowej formy czynności prawnej wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci dokumentu, w sposób umożliwiający ustalenie osoby składającej oświadczenie. Dokumentem jest zaś nośnik informacji umożliwiający zapoznanie się z jej treścią.

Za oświadczenia złożone w formie dokumentowej uznawać można: wiadomości przesłane za pośrednictwem poczty e-mail, dokumenty opatrzone niewłasnoręcznym podpisem (faksymile), dokumenty podpisane za pomocą niekwalifikowanego podpisu elektronicznego czy też dokumenty podpisane Profilem Zaufanym (ePUAP).

W praktyce więc z umową zawartą w formie dokumentowej będziemy mieli do czynienia, gdy strony umowy ustalą jej warunki poprzez wymianę e-maili czy wiadomości za pośrednictwem innych komunikatorów internetowych czy też gdy podpiszą plik zawierający treść umowy Profilem Zaufanym (ePUAP).

Czy moją umowę można podpisać zdalnie?

Aby udzielić odpowiedzi na takie pytanie, można posiłkować się niniejszą tabelą:

Podsumowanie

Zawarcie umowy w nieodpowiedniej formie może rodzić różne skutki prawne: od nieważności umowy, poprzez nieosiągnięcie części zamierzonych umową skutków, do utrudnień dowodowych w przypadku sporu. Praktyka zna jeszcze kilka innych ułatwień transakcyjnych stosowanych w obrocie. Ich bezpieczeństwo dla stron i skuteczność zawsze jednak trzeba oceniać, mając na uwadze powyższe zasady ogólne i daną sytuację.

Martyna Robakowska, Bartosz Kuraś, radca prawny, Izabela Zielińska-Barłożek, radca prawny, praktyka transakcji i prawa korporacyjnego kancelarii Wardyński i Wspólnicy