Przekształcenie spółki akcyjnej w spółkę z o.o. – problemy praktyczne | Co do zasady

Kodeks spółek handlowych umożliwia przekształcenie spółki akcyjnej w spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością. Wymaga to jednak spełnienia wielu formalności, które bywają uregulowane w niejasny sposób. Błędy popełnione na którymkolwiek etapie postępowania mogą spowodować odmowę rejestracji przekształcenia przez sąd. W artykule opisujemy etapy procesu oraz wybrane problemy praktyczne, które mogą się pojawić w jego trakcie.

Plan przekształcenia – wskazówki praktyczne

Aby przekształcić spółkę, należy zacząć od przygotowania sprawozdania finansowego na określony dzień w miesiącu poprzedzającym przedłożenie akcjonariuszom planu przekształcenia. Następnie zarząd spółki akcyjnej powinien sporządzić plan przekształcenia wraz z załącznikami, tj. projektem uchwały w sprawie przekształcenia, projektem umowy spółki przekształconej oraz wspomnianym sprawozdaniem finansowym.

W doktrynie wskazuje się, że plan przekształcenia powinien być przygotowany przez cały zarząd. Taki wymóg zabezpiecza przed pominięciem któregoś z członków zarządu w tym procesie, ale też zobowiązuje wszystkich członków zarządu do tego, aby uczestniczyli w przygotowaniu planu przekształcenia spółki.

Chociaż plan przekształcenia przygotowuje cały zarząd, jego przyjęcie nie wymaga jednomyślności. Plan przekształcenia przyjmuje się albo jednomyślnie, albo większością głosów, w zależności od zasad obowiązujących w spółce przekształcanej, które dotyczą podejmowania decyzji w sprawach przekraczających zwykły zarząd (M. Rodzynkiewicz [w:] Kodeks spółek handlowych. Tom IV. Łączenie, podział i przekształcanie spółek. Przepisy karne. Komentarz do art. 491-633, red. A. Opalski, 2016, wyd. 1, art. 557).

Co do zasady plan przekształcenia sporządza się w formie pisemnej. W takiej sytuacji wystarczy, że na dokumencie zostaną umieszczone własnoręczne podpisy członków zarządu spółki przekształcanej (wszystkich albo większości – zależnie od tego, czy plan został przyjęty jednomyślnie, czy też większością głosów). Natomiast w przypadku spółki akcyjnej będącej spółką jednoosobową plan przekształcenia powinien zostać sporządzony w formie aktu notarialnego. W praktyce w spółkach jednoosobowych w formie aktu notarialnego sporządzany jest protokół z posiedzenia zarządu, podczas którego powzięto uchwałę w sprawie przyjęcia planu przekształcenia lub też sam plan przekształcenia z załącznikami.

Przepisy prawa nie wymagają, aby przy przekształcaniu spółki akcyjnej w spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością plan przekształcenia został poddany badaniu biegłego rewidenta. Taki obowiązek istnieje jedynie wtedy, gdy spółka akcyjna jest spółką przekształconą, a nie spółką przekształcaną.

Nie ma też obowiązku publikacji planu przekształcenia w celu umożliwienia żądania przez wierzyciela zabezpieczenia jego roszczeń wobec spółki akcyjnej, nawet w sytuacji gdyby ten uprawdopodobnił, że ich zaspokojenie jest zagrożone przez przekształcenie. Zgodnie z przepisami Kodeksu spółek handlowych plan przekształcenia musi zostać opublikowany tylko przy przekształceniu w prostą spółkę akcyjną. W praktyce zdarzało się jednak, że sąd rejestrowy w trakcie rozpatrywania wniosku o wpis spółki z ograniczoną odpowiedzialnością jako spółki przekształconej wzywał wnioskodawcę do przedstawienia oświadczeń zarządu, że dokonano ogłoszenia planu przekształcenia – pod rygorem odmowy dokonania wpisu. W takim przypadku wystarczyło wskazać w piśmie do sądu, że obowiązek publikacji planu przekształcenia nie dotyczy przedmiotowego przekształcenia i brak oświadczenia zarządu nie może powodować odmowy wpisu.

Zawiadomienie akcjonariuszy, podjęcie uchwały o przekształceniu oraz wybór organów spółki przekształconej

Po sporządzeniu planu przekształcenia zarząd dwukrotnie zawiadamia akcjonariuszy o zamiarze podjęcia uchwały o przekształceniu spółki. Pierwsze zawiadomienie powinno być dokonane nie później niż na miesiąc przed planowanym dniem podjęcia tej uchwały, a drugie w odstępie nie krótszym niż dwa tygodnie od daty pierwszego zawiadomienia. Zawiadomienie powinno zawierać istotne elementy planu przekształcenia, a także wskazywać, jak akcjonariusze mogą zapoznać się z pełną treścią planu i załączników.

Następnie akcjonariusze powinni powziąć uchwałę o przekształceniu spółki zawierającą:

• nową formę prawną spółki (w naszym przypadku będzie to spółka z ograniczoną odpowiedzialnością),
• wysokość kapitału zakładowego,
• zakres praw przyznanych osobiście wspólnikom spółki przekształconej (jeżeli takie prawa są przewidziane),
• imiona i nazwiska członków zarządu spółki przekształconej (tych samych co w poprzedniej spółce lub innych – nie ma tutaj ograniczeń),
• zgodę na plan przekształcenia,
• proponowane brzmienie umowy spółki.

Podjęcie takiej uchwały zastępuje zawarcie umowy spółki przekształconej oraz powołanie jej organów.

Uchwała w formie aktu notarialnego może zostać powzięta zarówno na nadzwyczajnym walnym zgromadzeniu, jak i na zwyczajnym walnym zgromadzeniu. To drugie rozwiązanie zapewnia oszczędność czasu oraz kosztów związanych ze zwołaniem dodatkowego zgromadzenia. Kolejnym argumentem przemawiającym za drugą możliwością jest ustawowy wymóg, by przed przekształceniem spółki akcyjnej w spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością dana spółka miała zatwierdzone sprawozdania finansowe za co najmniej za dwa ostatnie lata obrotowe. Sprawozdanie finansowe za ostatni rok finansowy może zostać zatwierdzone na tym samym zgromadzeniu, na którym podjęta zostanie uchwała dotycząca przekształcenia spółki. Podczas jednego zgromadzenia można więc spełnić dwa obowiązki wymagane przy przekształceniu.

Dzień przekształcenia oraz czynności po przekształceniu

Po powzięciu przez akcjonariuszy uchwały o przekształceniu oraz uzyskaniu wszystkich niezbędnych dokumentów korporacyjnych wszyscy członkowie zarządu spółki przekształconej, tj. spółki z ograniczoną odpowiedzialnością (a nie spółki przekształcanej – spółki akcyjnej), powinni złożyć wniosek o jej wpis do rejestru. Jeżeli wniosek zostanie złożony przez pełnomocnika, to jego pełnomocnictwo musi zostać podpisane przez wszystkich członków zarządu.

Dniem przekształcenia jest dzień, w którym sąd rejestrowy wpisze spółkę przekształcaną do rejestru. Z tą chwilą spółka przekształcana staje się spółką przekształconą. Tym samym nie można w sposób wiążący wskazać konkretnej daty przekształcenia we wniosku – to będzie zależało od działania sądu. Praktyka pokazuje jednak, że sądy przychylają się do prośby zawartej w piśmie przewodnim załączonym do wniosku o rejestrację, wskazującej pożądaną przez wnioskodawcę datę takiego przekształcenia i właśnie wtedy wpisują nową spółkę do rejestru. Wówczas też z urzędu wykreślana jest przez sąd spółka przekształcana. W praktyce takie wykreślenie następuje bardzo często w kolejnych dniach następujących po samym przekształceniu.

Po dokonaniu przekształcenia ze spółki akcyjnej w spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością warto zająć się jeszcze sprawą rozwiązania umowy na prowadzenie rejestru akcjonariuszy. Będzie to uzasadnione tym, że spółka w nowej formie prawnej nie będzie już miała akcji podlegających dematerializacji, lecz udziały. Tym samym nie będzie zobowiązana do ponoszenia kosztów prowadzenia rejestru akcjonariuszy. Szczegóły rozwiązania umowy należy sprawdzić w umowie z podmiotem prowadzącym taki rejestr. Najczęściej wystarczy złożyć wniosek o rozwiązanie umowy, odpis uchwały o przekształceniu oraz odpis z KRS.

Kolejnym krokiem jest kwestia ogłoszenia o przekształceniu. Przepisy prawa nie precyzują, czy wystarczy ogłoszenie o wpisie spółki przekształconej do rejestru, czy też konieczne jest kolejne, osobne ogłoszenie o ukończeniu procesu przekształcenia. Brak obowiązku procedowania z dodatkowym ogłoszeniem pozwoliłby uniknąć dodatkowego kosztu związanego z umieszczeniem ogłoszenia w Monitorze Sądowym i Gospodarczym. Część doktryny przyjmuje jednak, że powyższe dwa ogłoszenia nie są tożsame. Argumentuje to tym, że skoro obowiązek ogłoszenia o przekształceniu został wskazany w oddzielnym przepisie Kodeksu spółek handlowych, to niezbędne jest złożenie odrębnego wniosku celem publikacji informacji o dokonanym ogłoszeniu (M. Tofel [w:] Kodeks spółek handlowych. Komentarz, 2022, wyd. 8, art. 570). Z uwagi na brak jednolitego stanowiska w tej sprawie złożenie dodatkowego wniosku jest bezpieczniejszym i sugerowanym rozwiązaniem. Ustawodawca jednak nie wskazuje, w jakim terminie ma zostać złożony wniosek o taką publikację.

Podsumowanie

Przekształcenie spółki akcyjnej w spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością jest procesem formalnym, składającym się z przedstawionych powyżej etapów, których większość została uregulowana w przepisach Kodeksu spółek handlowych. W ramach procedury przekształcenia pojawiają się jednak praktyczne problemy prawne, na które należy zwrócić uwagę w odpowiednim momencie, aby całość przebiegła możliwie sprawnie i zakończyła się wpisaniem spółki przekształconej do rejestru w wskazanym we wniosku terminie.

Cyryl Jachimski, Wiktor Zborowski, adwokat, praktyka transakcji i prawa korporacyjnego kancelarii Wardyński i Wspólnicy