Strona musi mieć możliwość uzyskania kopii akt sprawy
Organ nie może odmówić stronie sporządzenia kserokopii z akt sprawy. Nie zawsze jednak musi się to odbywać na koszt administracji publicznej – może wiązać się z koniecznością uiszczenia odpowiedniej opłaty przez wnioskodawcę.
Wyrok WSA w Gdańsku z 11 września 2013 r., II SA/Gd 331/13
Jedną z głównych zasad rządzących postępowaniem administracyjnym jest ta nakazująca organom administracji działanie w sposób budzący zaufanie do władzy publicznej. Została ona wysłowiona w art. 8 k.p.a. Zasada ta przejawia się w różnych aspektach postępowania administracyjnego, również w możliwości udostępnienia akt stronie postępowania (co zapewnia jawność postępowania wobec strony).
Udostępnianie akt jest zasadą
W art. 73 k.p.a. ustawodawca przewidział zasady udostępniania akt sprawy stronom postępowania. Omawiany przepis przyznaje stronom możliwość zapoznania się z aktami oraz sporządzenia z nich notatek, kopii lub odpisów, a także możliwość żądania uwierzytelnienia sporządzonych przez siebie odpisów bądź żądania wydania z akt sprawy uwierzytelnionych odpisów.
Dopiero kolejny przepis (art. 74 k.p.a.) przewiduje wyjątki od tych uprawnień, polegające m.in. na niemożności dostępu do akt sprawy zawierających informacje niejawne o klauzuli tajności „tajne” lub „ściśle tajne”.
Wydanie kserokopii w omawianej sprawie
Kwestia wątpliwa, przed którą stanął Wojewódzki Sąd Administracyjny w Gdańsku, dotyczyła możliwości negatywnego rozpatrzenia wniosku o sporządzenie kopii z akt sprawy przez samorządowe kolegium odwoławcze (SKO).
W zaskarżonym postanowieniu SKO podtrzymało swoje wcześniejsze rozstrzygnięcie o odmowie wydania stronie kserokopii trzech dokumentów. Zaznaczyło, że jest zobowiązane tylko do zapewnienia stronie możliwości wglądu w akta sprawy oraz tworzenia notatek i odpisów dokumentów, ale już nie do wysyłania ich stronie. Zdaniem SKO bowiem to właśnie organ administracji rozstrzyga, w jakiej formie nastąpi udostępnienie akt, biorąc pod uwagę swoje możliwości techniczne. Organ administracji nie jest natomiast zobligowany do sporządzania odpisów konkretnych pism oraz doręczania ich osobie wnioskującej.
Skarżący wskazał, że odmówiono mu możliwości uzyskania kopii dokumentów, kiedy zwracał się o nie ustnie bezpośrednio po zapoznaniu się z aktami sprawy w siedzibie SKO.
Jego pisemny wniosek w tym zakresie także został rozpatrzony negatywnie, czego efektem była wniesiona skarga.
Obowiązek sporządzenia kserokopii przez organ
W uzasadnieniu wyroku WSA w Gdańsku podkreślił, że „stosownie do treści art. 73 § 1 k.p.a. realizacji zasady jawności służyć ma możliwość przeglądania akt sprawy w każdym stadium postępowania oraz sporządzania z nich notatek, odpisów i kserokopii. Nie budzi przy tym wątpliwości, że również sporządzanie kopii pisma z akt sprawy za pomocą kserokopiarki zaliczyć należy do pojęcia udostępnienia akt w rozumieniu art. 73 § 1 k.p.a. Przywołać w tym miejscu należy pogląd wyrażony w uzasadnieniu postanowienia Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 19 stycznia 2010 r., sygn. II OSK 2043/09, zgodnie z którym „Organ ma swobodę przy tworzeniu warunków sporządzania kserokopii, lecz odmowa ich wydania narusza art. 73 § 1 k.p.a.”. W myśl art. 73 § 1 k.p.a. do obowiązku organu prowadzącego należy umożliwienie stronie sporządzania notatek i kopii. W ramach tego obowiązku powinien umożliwić stronie uzyskanie kopii”.
Ponadto w ocenie sądu umożliwienie wglądu w akta sprawy, które określa art. 73 § 1 k.p.a., nie jest zdeterminowane wykazaniem istnienia ważnego interesu strony, o którym mowa w paragrafie następnym. Z powyższych względów postanowienie odmawiające sporządzenia kopii dokumentów stanowi naruszenie prawa.
Co więcej, WSA w Gdańsku wyraźnie zaznaczył różnicę pomiędzy obowiązkiem urzędowego doręczenia odpisów z akt sprawy na koszt organu administracji a obowiązkiem udostępnienia akt stronie w formie uzyskania kserokopii na koszt osoby zainteresowanej. Sporządzenie kserokopii akt zgodnie z wnioskiem i doręczenie ich wnioskodawcy nie musi oznaczać czynności bezpłatnej dla wnioskodawcy, niemniej nie można z tego powodu akt nie udostępniać.
W związku z powyższym sąd administracyjny uchylił zaskarżone postanowienie jako niezgodne z obowiązującym prawem.
Omawiane rozstrzygnięcie WSA należy ocenić jednoznacznie pozytywnie.
Kolejne paragrafy art. 73 k.p.a. mają zastosowanie do odmiennych sytuacji, które należy rozróżnić. Warto jednocześnie podkreślić, że możliwość uzyskania kserokopii z akt sprawy umożliwia faktyczne funkcjonowanie zasady jawności postępowania wobec jego strony, co z kolei wpływa na większe zaufanie obywateli do organów państwa i realizację zasad ogólnych postępowania administracyjnego.
W omawianym wyroku WSA w Gdańsku przypomniał też o znaczeniu tych zasad, szczególnie zasady czynnego udziału stron w postępowaniu (art. 10 § 1 k.p.a.) i zasady informowania (art. 9 k.p.a.) oraz o konieczności przełożenia ich na postępowanie w konkretnej sprawie.
Oliwia Lewandowska, Maciej Kiełbowski, praktyka postępowań sądowych i arbitrażowych kancelarii Wardyński i Wspólnicy
