e-Doręczenia – rewolucja w komunikacji firm z administracją państwową i sądami | Co do zasady

Nadchodzi rewolucja w komunikacji między polskimi firmami a administracją państwową, samorządową i sądami. Będzie nią wdrożenie „e-Doręczeń” – elektronicznego systemu, dzięki któremu urzędy administracji publicznej (w tym urzędy skarbowe) i sądy będą się komunikować ze spółkami i obywatelami. System ten będzie można także wykorzystać do komunikacji między podmiotami prywatnymi, czyli na przykład między przedsiębiorcami (firmami). I wszystko wskazuje na to, że będzie to bardzo użyteczne rozwiązanie.

Skutek prawny e-Doręczenia

Istotny jest skutek prawny, jaki będzie mieć dostarczenie i odebranie pisma poprzez e-Doręczenie. Otóż doręczenia elektroniczne będą mieć moc prawną równoważną doręczeniu listem poleconym dostarczonym za potwierdzeniem odbioru. Dlatego będą stosowane w postępowaniach administracyjnych i w procesach sądowych.

Będą mogły być wykorzystywane także w komunikacji między firmami w trakcie wykonywania przez nie kontraktów, gdy wymagany będzie niepodważalny dowód doręczenia.

Cele rządu. Korzyści dla spółek

Wiemy, że dla rządu głównym celem e-Doręczeń jest wyeliminowanie z komunikacji między urzędami oraz między urzędami i firmami tradycyjnej, papierowej korespondencji roznoszonej przez listonoszy. Ma to ograniczyć koszty, uprościć i przyspieszyć obieg pism.

A jakie korzyści z tego systemu będą mieć spółki?

W systemie e-Doręczeń nadawca i odbiorca są wiarygodnie identyfikowani, a ze skrzynki e-Doręczeń można pobrać niemal niepodważalne dowody (procesowe), że korespondencja została wysłana i doręczona. Wreszcie nie będzie już wątpliwości, kto, co, komu i kiedy wysłał oraz kiedy to zostało odebrane.

Nie trzeba będzie skanować listów od urzędów, bo nie będą już dostarczane w wersji papierowej. Elektroniczny obieg dokumentów uprości obsługę i archiwizację dokumentacji.

Dostęp do skrzynki e-Doręczeń będzie możliwy przez komputer, smartfon lub tablet, przez całą dobę, z każdego miejsca na świecie. Zatem: koniec z chodzeniem na pocztę po odbiór korespondencji od urzędów.

Dzięki wyszukiwarce nadawca szybko znajdzie wiarygodny adres e-Doręczeń do odbiorcy. Nie będzie więc wątpliwości, na jaki adres przesłać odbiorcy na przykład wypowiedzenie umowy najmu, wezwanie do zapłaty albo oświadczenie akcjonariusza o skorzystaniu z prawa pierwszeństwa nabycia akcji.

Polskie firmy już teraz mogą wpisywać do zawieranych przez siebie umów e-Doręczenie jako jedną z metod albo nawet wyłączną metodę dostarczania wszelkich zawiadomień i oświadczeń. Można być bowiem pewnym, że jeśli jedna strona kontraktu dostarczy list do skrzynki, z której druga strona kontraktu odbiera korespondencję od urzędu skarbowego, to taki list zostanie dostarczony na adres aktualny, pewny i będący pod pieczą osób upoważnionych u kontrahenta do odbioru korespondencji.

e-Doręczenia będą też wykorzystywane w komunikacji ze spółką przy wykonywaniu praw przez udziałowców albo akcjonariuszy.

Kto i do kiedy będzie musiał wdrożyć e-Doręczenia?

e-Doręczenia będą musiały wdrożyć wszystkie polskie urzędy administracji państwowej, bo będą miały obowiązek korespondować miedzy sobą (wysyłać i odbierać pisma) z wykorzystaniem tego systemu.

Natomiast spółki będą musiały założyć swoje skrzynki do e-Doręczeń nie później niż do 10 marca 2024 r. (Wcześniej, bo do 30 grudnia 2023 r., takie skrzynki będą musiały założyć osoby wykonujące zawody zaufania publicznego, jak na przykład adwokaci, radcowie prawni, doradcy podatkowi i notariusze).

e-Doręczenia mają zastąpić między innymi korespondencję przez system ePUAP wykorzystywany od 2008 r. do komunikacji między firmami i urzędami skarbowymi.

Od 2029 r. obowiązek stosowania e-Doręczeń obejmie także sądy, komorników, prokuratorów, organy ścigania (np. Policję) i jednostki samorządu terytorialnego.

Zagraniczne spółki, które prowadzą działalność w Polsce, nie będą miały obowiązku założenia skrzynki do e-Doręczeń, ale będą mogły go uzyskać, jeśli wcześniej uzyskają polski Numer Identyfikacji Podatkowej (NIP).

Co będą musiały zrobić spółki w związku z wdrażaniem e-Doręczeń?

Do 10 marca 2024 r. wszystkie spółki wpisane do Rejestru Przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego (KRS) muszą:

• założyć na specjalnej platformie internetowej (biznes.gov.pl) elektroniczną skrzynkę do doręczeń,
• uzyskać adres do doręczeń elektronicznych,
• zgłosić ten adres do Bazy Adresów Elektronicznych (BAE), czyli publicznego rejestru prowadzonego przez Ministra Cyfryzacji.

Skrzynka umożliwi wysyłanie, odbieranie i przechowywanie wiadomości, a także dostęp do wyszukiwarki adresów podmiotów wpisanych do bazy.

Nadawany każdemu podmiotowi adres doręczeń elektronicznych składa się z ciągu liter i cyfr. (Przykładowy adres doręczeń elektronicznych to: AE:PL-12345-67890-ABCDE-12). Nie jest to zatem adres e-mail.

Zgłoszenie adresu do bazy prowadzonej przez Ministra Cyfryzacji jest równoznaczne z wyrażeniem przez spółkę zgody na dostarczanie przez organy administracji korespondencji wyłącznie (!) w formie elektronicznej. Od momentu zgłoszenia adresu urzędy korzystające z e-Doręczeń będą przesyłały korespondencję do firmy tylko elektronicznie. Firma przestanie otrzymywać od nich papierowe listy.

Administratorzy spółkowej skrzynki e-Doręczeń

Spółka musi wyznaczyć co najmniej jednego administratora skrzynki e-Doręczeń, czyli osobę, która będzie mieć do niej dostęp, odbierając i wysyłając pisma.

Przykładowo w spółce, która czerpie przychody z wynajmowania powierzchni biurowej, magazynowej albo handlowej, rekomendowalibyśmy wyznaczenie na administratorów:

• zarządcę nieruchomości, który zaopiekuje się korespondencją od najemców i lokalnej administracji,
• główną księgową, która będzie korespondować z urzędem skarbowym,
• radcę prawnego, który będzie czuwać nad korespondencją w sprawach procesów sądowych i postępowań administracyjnych,
• przynajmniej jednego członka zarządu, który będzie mieć nad tym wszystkim nadzór.

Administratorzy będą otrzymywać na swoje adresy poczty elektronicznej powiadomienia o tym, że do skrzynki została dostarczona korespondencja. Od dnia wpłynięcia pisma do skrzynki e-Doręczeń będą liczone terminy do udzielenia odpowiedzi na pisma.

Kto zapłaci za utrzymanie skrzynki i wysyłkę dokumentów przez e-Doręczenia?

Skrzynka będzie darmowa, a firma nic nie zapłaci za swoją korespondencję do urzędu ani za korespondencję od urzędu do firmy.

To urzędy (czyli de facto polscy podatnicy) będą płacić za korespondencję do firm. Opłaty te urzędy będą wnosić do Poczty Polskiej S.A., co będzie stanowić finansową kroplówkę utrzymującą przy życiu instytucję, która od dawna ponosi straty, bo przegrywa konkurencję z firmami kurierskimi i paczkomatami.

Firmy będą płacić za przesyłki tylko wtedy, gdy w korespondencji nie będzie uczestniczyć podmiot publiczny (urząd, sąd), czyli gdy będą wysyłać list do innej firmy albo do osoby fizycznej.

Brak (na razie) kar za niewdrożenie e-Doręczeń

Ustawa o doręczeniach elektronicznych nie przewiduje kar za niezałożenie przez firmę skrzynki dla doręczeń elektronicznych. Zapewne na razie przyjęto, że korzyści z posiadania takiej skrzynki będą wystarczającą motywacją do wdrożenia w firmach e-Doręczeń. Brak adresu e-Doręczeń może bowiem w przyszłości utrudnić przedsiębiorcy działanie i wykonywanie obowiązków informacyjnych, a korzystanie z tego systemu uprości funkcjonowanie spółki.

Konrad Grotowski, radca prawny, praktyka upadłości i restrukturyzacji kancelarii Wardyński i Wspólnicy