Rola fundatora i organów fundacji rodzinnej | Co do zasady

W poprzednich artykułach przedstawiliśmy korzyści z utworzenia fundacji rodzinnej, dopuszczalny dla fundacji zakres działalności gospodarczej oraz kwestie podatkowe. Pora na prawa i obowiązki osób zaangażowanych w funkcjonowanie fundacji. Fundacja rodzinna działa przez swoje organy (zarząd, radę nadzorczą i zgromadzenie beneficjentów), ale nie mogłaby powstać i funkcjonować bez fundatora i beneficjentów. Ustawa o fundacji rodzinnej reguluje zadania i uprawnienia wszystkich tych podmiotów, dając fundatorowi stosunkowo szeroki zakres swobody w kształtowaniu w statucie zasad funkcjonowania organów fundacji. To pozwala dostosować te zasady do indywidualnych potrzeb, zapewniając elastyczność dla działań fundacji i realizacji jej celów.

Fundator

Każda fundacja rodzinna musi mieć przynajmniej jednego fundatora. Fundatorem może zostać tylko osoba fizyczna posiadająca pełną zdolność do czynności prawnych. Fundatorami nie mogą więc zostać osoby prawne (np. spółki kapitałowe lub spółdzielnie), ale nie ma przeszkód, aby fundatorami zostali np. cudzoziemcy. Ustawa nie wyklucza również, aby fundacja miała kilku fundatorów, przy czym teoretycznie mogą nimi zostać również osoby niespokrewnione, tworząc jedną fundację rodzinną dla kilku rodzin.

Źródłem powstania każdej fundacji rodzinnej jest fundator. Ustawa zakłada więc specjalną rolę dla tej osoby. Przede wszystkim fundator jest zobowiązany do ustanowienia fundacji w akcie założycielskim albo w testamencie. Zgodnie z ustawą dokonuje się tego w formie aktu notarialnego. Fundator powinien kolejno:

1. ustalić statut fundacji rodzinnej (również w formie aktu notarialnego), w tym w szczególności jej szczegółowy cel,
2. sporządzić spis mienia na pokrycie funduszu założycielskiego,
3. ustanowić organy fundacji rodzinnej (o ile statut nie stanowi inaczej, fundator zachowuje prawo do powoływania i odwoływania członków zarządu i rady nadzorczej do momentu swojej śmierci),
4. wnieść do fundacji rodzinnej mienie na pokrycie funduszu założycielskiego o wartości określonej w statucie nie mniejszej niż 100 000 zł.

Oprócz tego ustawa przewiduje uprawnienie fundatora do zaskarżania uchwał organów fundacji rodzinnej. Podstawą zaskarżenia uchwały może być jej sprzeczność ze statutem, celem fundacji lub ustawą.

W pozostałym zakresie prawa i obowiązki fundatora określa statut fundacji i należy założyć, że granice regulacji statutu w tym zakresie są ograniczone jedynie przez przepisy prawa. Fundator może więc zdecydować, w jakim stopniu i w jakim charakterze chce uczestniczyć w działaniach fundacji.

Prawa i obowiązki fundatora mają charakter ściśle osobisty, przez co są one niezbywalne. Fundator może jednak w statucie powierzyć wykonywanie swoich uprawnień innej osobie. Wydaje się, że powierzenie uprawnień pozostaje skuteczne jedynie za życia fundatora – gdyż w przypadku jego śmierci uprawnienia fundatora przejmowane są przez właściwe organy fundacji (np. uprawnienie do powoływania i odwoływania członków organów fundacji).

Fundator może łączyć różne role w organach fundacji – może być np. jedynym członkiem zarządu fundacji. Ustawa zakłada ponadto, że fundator może być jednocześnie beneficjentem swojej fundacji rodzinnej. Możliwość połączenia w rękach fundatora kompetencji zarządczych, kontrolnych oraz możliwości uzyskiwania świadczeń z majątku fundacji wzmacnia atrakcyjność ustanowienia fundacji rodzinnej za życia fundatora.

Zarząd

Zarząd jest obligatoryjnym organem fundacji rodzinnej. Jego głównym zadaniem jest prowadzenie spraw fundacji, reprezentowanie jej oraz realizacja celów wskazanych w statucie. Zarząd może być jedno albo wieloosobowy, a w jego skład może wchodzić fundator, beneficjenci, ale też osoby niezwiązane z fundatorem, które zapewnią należyte zarządzanie majątkiem fundacji, o ile posiadają pełną zdolność do czynności prawnych. Wydaje się, że właśnie z uwagi na możliwość powołania do zarządu fundatora lub beneficjentów ustawodawca wprost zezwolił na pełnienie tej funkcji również bez wynagrodzenia.

W przypadku wieloosobowego zarządu fundacja rodzinna jest reprezentowana przez dwóch członków działających łącznie, przy czym sposób reprezentacji może być odmiennie określony w statucie. Co do zasady kadencja członka zarządu trwa 3 lata, jednak ustawodawca również tu pozostawia dowolność fundatorowi i kwestia ta może zostać uregulowana odmiennie w statucie. Członek zarządu fundacji rodzinnej może być odwołany w każdym momencie. Fundator może również określić w statucie, kto będzie uprawniony do powoływania i odwoływania zarządu – np. fundator, rada nadzorcza (o ile zostanie ustanowiona) lub zgromadzenie beneficjentów.

Zgodnie z założeniami ustawodawcy zarząd pełni funkcję pośrednika pomiędzy fundacją rodzinną a beneficjentami. Fundacja rodzinna, podobnie jak inne osoby prawne, działa przez swoje organy, zatem działania zarządu są tożsame z działaniami fundacji rodzinnej. Do obowiązków tego organu należy w szczególności zapewnienie płynności finansowej oraz wypłacalności fundacji, jak również spełnianie świadczeń przysługujących beneficjentom. Na członkach zarządu spoczywa również obowiązek aktualizowania spisu mienia zarządzanego przez fundację rodzinną. Beneficjenci oraz fundator są zaś uprawnieni do kierowania uwag, opinii lub zaleceń do zarządu.

Zarząd ma obowiązek tworzenia, prowadzenia i aktualizowania listy beneficjentów. Z uwagi na przetwarzanie danych osobowych beneficjentów zarząd jest zobowiązany do zachowania ich poufności, integralności, kompletności oraz dostępności.

Jednocześnie zarząd fundacji rodzinnej zazwyczaj będzie miał szeroką wiedzę na temat działalności fundacji wynikającą nie tylko z dostępu do dokumentów samej fundacji, ale również z uwagi na możliwość otrzymywania informacji przeznaczonych dla fundacji jako wspólnika albo akcjonariusza spółek, w których fundacja rodzinna ma udziały albo akcje. W konsekwencji każdy członek zarządu ma obowiązek zachować w poufności informacje uzyskane w związku z pełnioną funkcją nawet po wygaśnięciu mandatu. Z uwagi na charakter fundacji rodzinnej jako instrumentu mającego zapewnić utrzymanie majątku fundatora pojęcie tajemnicy fundacji rodzinnej jest szersze niż pojęcie tajemnicy przedsiębiorstwa i obejmuje m.in. informacje dotyczące kierunku inwestowania, organizacyjne lub inne informacje posiadające wartość gospodarczą, a także informacje dotyczące beneficjentów.

Członkowie zarządu fundacji mają obowiązek postępować lojalnie wobec fundacji rodzinnej oraz dokładać należytej staranności. Członek zarządu fundacji rodzinnej może odpowiadać wobec fundacji za szkodę wyrządzoną działaniem lub zaniechaniem sprzecznym z prawem lub postanowieniami statutu, chyba że nie ponosi winy. Aby uwolnić członka zarządu od odpowiedzialności, trzeba będzie w szczególności wykazać, że działał w granicach uzasadnionego ryzyka gospodarczego, przy czym pojęcie to należy rozumieć podobnie jak w przypadku członków zarządu spółek kapitałowych. Szerzej ta kwestia została omówiona w artykule Należyta staranność i uzasadnione ryzyko gospodarcze.

Oprócz odpowiedzialności za zobowiązania fundacji, jaką członek zarządu ponosi na podstawie przepisów powszechnie obowiązujących (np. ustawy Prawo upadłościowe czy Ordynacji podatkowej), będzie on również zobowiązany do zwrotu świadczenia spełnionego na rzecz beneficjenta wbrew przepisom prawa lub postanowieniom statutu solidarnie z beneficjentem, na rzecz którego takie nienależne świadczenie zostało spełnione.

Rada nadzorcza

Rada nadzorcza jest jednym z fakultatywnych organów fundacji rodzinnej. Obowiązek jej ustanowienia aktualizuje się jednak w sytuacji, kiedy liczba beneficjentów fundacji przekracza 25 osób. Do tego jednak czasu jej istnienie musi wynikać ze statutu fundacji.

Ciekawostką jest to, że rada nadzorcza może składać się z jednego członka. Poza tym wydaje się, że konstrukcję oraz cel rady nadzorczej można porównać do rad nadzorczych w spółkach kapitałowych. Podsumowując:

• członkiem rady nadzorczej może być osoba fizyczna posiadająca pełną zdolność do czynności prawnych, która nie została skazana za przestępstwa określone w ustawie o fundacji rodzinnej,
• członkowie rady nadzorczej są powoływani na maksymalnie 5-letnie kadencje przez fundatora, zaś w przypadku jego śmierci przez zgromadzenie beneficjentów,
• nie można łączyć funkcji członka zarządu i członka rady nadzorczej,
• rada nadzoruje działania zarządu w zakresie przestrzegania prawa i postanowień statutu, może w szczególności żądać wszelkich informacji, dokumentów, sprawozdań i wyjaśnień od zarządu,
• rada nadzorcza reprezentuje fundację rodzinną w umowie oraz w sporze z członkiem zarządu,
• członków rady nadzorczej wiąże zasada należytej staranności wykonywania swoich obowiązków, obowiązek lojalności wobec fundacji oraz obowiązek zachowania tajemnic fundacji (także po wygaśnięciu mandatu).

Należy jednak zauważyć, że w związku z ostatnimi zmianami w Kodeksie spółek handlowych kompetencje rady nadzorczej fundacji rodzinnej nie są tak szerokie jak w przypadku spółek kapitałowych. Jest to o tyle istotne, że zakres odpowiedzialności członka rady nadzorczej fundacji rodzinnej za szkodę wyrządzoną fundacji jest tożsamy z zakresem odpowiedzialności członków rad nadzorczych spółek kapitałowych. Powstaje więc pytanie, czy członkowie rad nadzorczych fundacji rodzinnej będą w stanie prawidłowo wykonywać swoje obowiązki, skoro nie przyznano im wprost np. możliwości korzystania z pomocy wybranych przez siebie doradców, co mogą robić (pod pewnymi warunkami) członkowie rad nadzorczych spółek kapitałowych.

Beneficjenci i zgromadzenie beneficjentów

Fundacja rodzinna z założenia powinna działać w interesie beneficjentów oraz spełniać określone świadczenia na ich rzecz. Beneficjentami fundacji mogą być zarówno członkowie rodziny fundatora, jak i osoby z nim niespokrewnione, sam fundator oraz organizacje pożytku publicznego.

Prawa i obowiązki beneficjenta są niezbywalne, co nie dotyczy wierzytelności beneficjenta wobec fundacji z tytułu należnych mu świadczeń. Beneficjent może jednak zrzec się uprawnień, co wymaga zachowania formy pisemnej z podpisem notarialnie poświadczonym. Zrzeczenie się wszystkich uprawnień przez beneficjenta jest równoznaczne ze zrzeczeniem się statusu beneficjenta.

Beneficjenci mogą kierować do organów fundacji rodzinnej uwagi, opinie lub zalecenia dotyczące jej działalności. Natomiast nie każdy beneficjent może być członkiem zgromadzenia beneficjentów, gdyż tworzą je tylko ci beneficjenci, którym w statucie przyznano uprawnienie do uczestniczenia w takich zgromadzeniach. W statucie należy wskazać co najmniej jednego beneficjenta uprawnionego do uczestnictwa w zgromadzeniu beneficjentów. W ten sposób fundator może wykluczyć uprawnienia decyzyjne tych beneficjentów, których uznaje za nieodpowiednich do podejmowania uchwał w sprawach kluczowych dla fundacji, nie pozbawiając ich jednocześnie prawa do otrzymywania określonych świadczeń z majątku fundacji. Członkowie zgromadzenia beneficjentów mają obowiązek dołożyć należytej staranności przy wykonywaniu swoich obowiązków.

Zgromadzenie beneficjentów podejmuje uchwały w kluczowych sprawach dla fundacji. W szczególności uchwały zgromadzenia beneficjentów wymaga:

• rozpatrzenie i zatwierdzenie sprawozdania finansowego fundacji rodzinnej za poprzedni rok obrotowy,
• udzielenie absolutorium członkom organów fundacji rodzinnej z wykonania przez nich obowiązków,
• podział lub pokrycie wyniku finansowego netto,
• wybór firmy audytorskiej, w przypadku gdy sprawozdanie finansowe fundacji podlega obowiązkowemu badaniu zgodnie z ustawą o rachunkowości,
• powołanie i odwołanie członków zarządu w przypadku śmierci fundatora i braku rady nadzorczej, o ile statut nie stanowi inaczej,
• powołanie i odwołanie członków rady nadzorczej po śmierci fundatora, o ile statut nie stanowi inaczej,
• powołanie pełnomocnika do reprezentowania fundacji rodzinnej, w której nie ma rady nadzorczej, do zawarcia umowy pomiędzy fundacją rodzinną a członkiem zarządu oraz w sporze pomiędzy fundacją a członkiem zarządu fundacji,
• wyznaczenie firmy audytorskiej albo zespołu audytorów do wykonania audytu dotyczącego zarządzania aktywami fundacji rodzinnej, zaciągania i spełniania zobowiązań oraz zobowiązań publicznoprawnych, pod kątem prawidłowości, rzetelności oraz zgodności z prawem, celem oraz dokumentami fundacji rodzinnej,
• rozwiązanie fundacji rodzinnej z ważnych powodów innych niż wskazane w statucie lub ustawie, co wymaga jednomyślnej uchwały zgromadzenia beneficjentów,
• określenie sposobu reprezentacji fundacji rodzinnej w okresie likwidacji, o ile nie wynika to ze statutu albo orzeczenia sądu rejestrowego,
• zatwierdzenie bilansu otwarcia likwidacji fundacji rodzinnej sporządzonego przez likwidatorów, jak również zatwierdzenie sprawozdania z działalności likwidatorów oraz sprawozdań finansowych po upływie każdego roku obrotowego w toku likwidacji,
• zbycie nieruchomości z wolnej ręki w toku likwidacji i wskazanie ceny, po której może to nastąpić,
• zatwierdzenie sprawozdania likwidacyjnego na dzień poprzedzający wydanie majątku pozostałego po zaspokojeniu lub zabezpieczeniu wierzycieli fundacji,
• inne sprawy wymienione w ustawie lub statucie.

Fundator może zatem określić w statucie również inne czynności, dla których wymagana będzie zgoda zgromadzenia beneficjentów.

Jeżeli do dokonania czynności prawnej przez fundację rodzinną ustawa wymaga uchwały zgromadzenia beneficjentów, czynność prawna dokonana bez wymaganej uchwały jest nieważna. Natomiast czynność prawna dokonana bez zgody właściwego organu fundacji rodzinnej, wymaganej wyłącznie przez statut, jest ważna, jednakże nie wyklucza to odpowiedzialności członków zarządu wobec fundacji rodzinnej z tytułu naruszenia statutu.

Zgromadzenie beneficjentów jest zwoływane co do zasady przez zarząd, chyba że statut stanowi inaczej. Dopuszczalne jest również wskazanie w statucie przypadków, kiedy beneficjenci mogą żądać zwołania przez zarząd zgromadzenia beneficjentów. Wówczas w takim żądaniu należy określić proponowany porządek obrad zgromadzenia beneficjentów.

Jeżeli statut nie stanowi inaczej, zgromadzenie beneficjentów jest ważne bez względu na liczbę reprezentowanych na nim głosów, z wyjątkiem uchwał o powołaniu lub odwołaniu członków zarządu lub rady nadzorczej, kiedy wymagane jest uczestnictwo co najmniej połowy jego członków. Uchwały zgromadzenia beneficjentów zapadają bezwzględną większością głosów, chyba że statut stanowi inaczej. Każdemu beneficjentowi uprawnionemu do udziału w zgromadzeniu przysługuje jeden głos, o ile statut nie stanowi inaczej, a zatem dopuszczalne jest uprzywilejowanie niektórych beneficjentów poprzez przyznanie im większej liczby głosów.

Posiedzenia zgromadzenia beneficjentów odbywają się w lokalu fundacji, jeżeli statut nie wskazuje innego miejsca. Beneficjenci mogą również uczestniczyć w posiedzeniach przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, chyba że statut stanowi inaczej.

Beneficjenci mogą uczestniczyć w zgromadzeniu beneficjentów i wykonywać prawo głosu osobiście lub przez pełnomocnika. Pełnomocnictwo do uczestnictwa w zgromadzeniu beneficjentów i wykonywania prawa głosu wymaga formy dokumentowej pod rygorem nieważności. Zatem do zachowania formy dokumentowej nie jest konieczna forma pisemna, wystarczy złożenie oświadczenia woli w postaci dokumentu, który umożliwia ustalenie osoby składającej oświadczenie, a dokumentem może być nośnik informacji umożliwiający zapoznanie się z jej treścią.

Zestawienie kompetencji zgromadzenia beneficjentów pokazuje, że jest to organ uprawniony do podejmowania w określonych sytuacjach kluczowych decyzji dla fundacji, takich jak wybór członków organów czy też rozwiązanie fundacji rodzinnej z ważnych powodów innych niż wskazane w statucie lub ustawie. Z tej perspektywy bardzo istotne jest wskazanie w statucie, którzy beneficjenci będą uprawnieni do uczestnictwa w zgromadzeniu beneficjentów, jaką liczbą głosów powinni oni dysponować i jaka większość będzie wymagana do podejmowania uchwał w poszczególnych sprawach.

Podsumowanie

Zakres uprawnień organów fundacji, ich kontroli oraz współpracy w dużej mierze może być ukształtowany przez fundatora, któremu ustawodawca pozostawił relatywnie szeroką swobodę wprowadzenia stosownych regulacji w statucie. Fundator może zatem wyłączyć niektórych beneficjentów z procesu decyzyjnego, nie pozbawiając ich jednocześnie określonych świadczeń z majątku fundacji. Pozwala to dostosować określone rozwiązania do potrzeb konkretnej sprawy, w tym do relacji rodzinnych, wielkości majątku zarządzanego przez fundację i jej przewidywanej działalności.

dr Kinga Ziemnicka, radca prawny, Paweł Szumowski, radca prawny, Adam Strzelecki, praktyka transakcji i prawa korporacyjnego kancelarii Wardyński i Wspólnicy