Transkrypcja protokołu w postępowaniu cywilnym | Co do zasady

Protokół, jako swego rodzaju sprawozdanie, ma na celu utrwalenie przebiegu posiedzenia. Jego sporządzenie umożliwia zapoznanie się z tokiem dokonanych czynności oraz skontrolowanie ich prawidłowości. Wprowadzenie protokołu elektronicznego wywołało jednak trochę wątpliwości technicznych, które wyjaśnia uchwała Sądu Najwyższego.

Uchwała SN z 23 marca 2016 r., III CZP 102/15

Zgodnie z przepisem art. 157 § 1 k.p.c. fakt odbycia i przebieg każdego posiedzenia jawnego wymaga udokumentowania w postaci protokołu. Strony i uczestnicy postępowania powszechnie kojarzą protokół z tradycyjną pisemną formą utrwalania poszczególnych czynności procesowych. Należy jednak zaznaczyć, że wraz z ustawą z dnia 29 kwietnia 2010 roku o zmianie ustawy – Kodeks postępowania cywilnego wprowadzono istotną zmianę w celu zapewnienia wykorzystania nowoczesnych rozwiązań technologicznych w postępowaniu przed sądami powszechnymi. Ustawodawca tym samym stworzył podstawy dla zastosowania protokołu w postaci zapisu dźwięku albo obrazu i dźwięku (protokołu elektronicznego).

Protokół głównie elektroniczny

Zapis audio lub audio-wideo ma umożliwić gruntowną ocenę formułowanych w toku posiedzeń spontanicznych wypowiedzi, które – przy wykorzystaniu wyłącznie formy pisemnej protokołu – mogły podlegać zniekształceniom lub bywały pomijane (jak na przykład reakcje świadków na określone pytania). Jednocześnie rozwiązanie to pozwala lepiej ocenić zebrany materiał dowodowy i sprawniej przeprowadzić kontrolę instancyjną niż tradycyjny protokół (sąd drugiej instancji, słuchając lub oglądając protokół, bez wątpienia pełniej zapoznaje się z przebiegiem rozprawy). Ponadto wdrożenie protokołu elektronicznego zapewnia realizację postulatu szybkości postępowania.

Wprowadzone rozwiązania nie wyeliminowały całkowicie formy pisemnej protokołu, a jedynie doprowadziły do jej częściowego zastąpienia przez zapis elektroniczny. Wspomniany już przepis art. 157 k.p.c. przewiduje współistnienie obu postaci protokołu, ale ustawodawca podkreśla, że zasadą jest utrwalanie przebiegu posiedzenia w formie zapisu dźwięku albo dźwięku i obrazu, a protokół pisemny stanowi jedynie wyjątek znajdujący zastosowanie w przypadku, gdy ze względów technicznych sporządzenie protokołu elektronicznego nie jest możliwe (sąd lub dana sala sądowa nie jest wyposażony w odpowiednie urządzenie rejestrujące).

Sporządzenie transkrypcji protokołu elektronicznego nie jest obecnie obowiązkiem, a jedynie może zostać zarządzone przez przewodniczącego wówczas, gdy jest to niezbędne dla zapewnienia prawidłowego orzekania w sprawie.

Wątpliwości sądów

Zagadnienia protokołu elektronicznego oraz jego transkrypcji wywołują liczne wątpliwości formułowane przez sądy, wobec czego kwestie te stały się przedmiotem orzeczeń Sądu Najwyższego.

Omawiana uchwała Sądu Najwyższego rozstrzyga zagadnienie prawne przedstawione przez sąd okręgowy, który wystąpił z pytaniem prawnym w oparciu o przepis art. 390 k.p.c.

Zgodnie z treścią przywołanego przepisu, jeżeli przy rozpoznawaniu apelacji powstanie zagadnienie prawne budzące poważne wątpliwości, sąd może przedstawić to zagadnienie do rozstrzygnięcia Sądowi Najwyższemu, odraczając rozpoznanie sprawy. W orzecznictwie wskazuje się, że takie zagadnienie musi spełnić łącznie dwie przesłanki: po pierwsze – winno ono pozostawać w bezpośrednim związku z problemami występującymi przy rozpoznawaniu środka odwoławczego, a po drugie – jego rozwiązanie musi być niezbędne dla wydania orzeczenia w sprawie.

W omawianej sprawie sąd okręgowy sformułował pięć pytań prawnych, ale wobec niespełnienia powyższych wymogów Sąd Najwyższy podjął uchwałę jedynie w przedmiocie trzech z nich.

Czy transkrypcja protokołu jest dokumentem urzędowym?

Sąd okręgowy powziął między innymi wątpliwość co do charakteru transkrypcji protokołu elektronicznego. Postawiono pytanie, czy taka transkrypcja ma charakter dokumentu urzędowego i czy jest równoznaczna z samym protokołem. Rozwiązanie powyższego problemu wymaga odwołania się do poglądów wyrażonych w doktrynie – bowiem protokół stanowi dokument urzędowy i ma moc dowodową tego rodzaju dokumentu (art. 244 k.p.c.)¹ – a zatem jest on dowodem tego, co zostało w nim urzędowo zaświadczone. Jednakże, jak podkreśla Sąd Najwyższy w omawianej uchwale, nie ma podstaw do utożsamiania lub zrównywania transkrypcji tego zapisu z protokołem albo jego częścią względnie traktowania jej jako trzeciego elementu składowego protokołu, a nadto transkrypcja protokołu elektronicznego nie pełni żadnej samodzielnej funkcji procesowej, lecz ma znaczenie tylko subsydiarne. Taki sam pogląd wyrażono także w samym uzasadnieniu rządowego projektu ustawy o zmianie ustawy – Kodeks postępowania cywilnego, która wprowadziła zastosowanie protokołu elektronicznego. Projektodawca zauważa, że transkrypcja, jako czynność o charakterze materialno-technicznym, stanowi jedynie załącznik do protokołu, z którym nie należy jej utożsamiać².

Co jeśli niewiele słychać?

Kolejne z pytań przedstawionych Sądowi Najwyższemu dotyczyło przypadku, gdy protokół elektroniczny jest słabo słyszalny, a zatem wadliwy. Ten problem z kolei sprowadza się do tego, że nie można na podstawie protokołu ustalić części treści czynności dowodowej. Zgodnie ze wskazaniem przyjętym przez Sąd Najwyższy w omawianej uchwale – uzasadnia to powtórzenie w odpowiednim zakresie czynności dowodowej, której treści nie da się ustalić. Przy czym zaznacza się, że takie powtórzenie postępowania dowodowego jest co do zasady możliwe zarówno w pierwszej, jak i w drugiej instancji, w tym także w zakresie dowodów przeprowadzonych w pierwszej instancji. Wyjątkowo nie jest to dopuszczalne w postępowaniu apelacyjnym prowadzonym w ramach postępowania uproszczonego, bowiem w tym wypadku sąd może przeprowadzać tylko dowód z dokumentu. Wówczas sąd wydaje orzeczenie kasatoryjne oraz przekazuje sprawę sądowi pierwszej instancji do ponownego rozpoznania, by ten powtórzył wskazany dowód.

Czy w apelacji trzeba się powołać na konkretny fragment protokołu elektronicznego?

Sąd okręgowy sformułował również pytanie dotyczące możliwości podnoszenia w apelacji zarzutu błędnej oceny danego dowodu – powstała w tym zakresie wątpliwość, czy skarżący jest obowiązany wskazać konkretny fragment protokołu elektronicznego, który utrwala przeprowadzenie tego dowodu. Zgodnie z art. 368 § 1 k.p.c. apelacja winna zawierać między innymi zwięzłe przedstawienie zarzutów oraz ich uzasadnienie. Jednakże, jak wskazuje Sąd Najwyższy – jakkolwiek w praktyce z punktu widzenia efektywności i sprawności postępowania jest korzystne, gdy skarżący wskazuje konkretny fragment zapisu dźwięku albo obrazu i dźwięku bądź konkretne karty akt sprawy (protokołu) utrwalające przeprowadzony dowód, którego ocenę kwestionuje, to jednak przepisy kodeksu postępowania cywilnego nie nakładają na niego takiej powinności. Jednocześnie podkreśla się, że przyjęcie przeciwnej tezy stwierdzającej taki obowiązek skarżącego stanowiłoby o przerzuceniu na apelującego ciężaru kontroli ustaleń i zwolnieniu sądu z konieczności zapoznawania się z całokształtem materiału procesowego zgromadzonego w pierwszej instancji.

Omawiana uchwała Sądu Najwyższego jest istotna, bowiem wyjaśnia liczne i wciąż pojawiające się wątpliwości związane z protokołem elektronicznym. Ponadto ma ona niebagatelne znaczenie, bowiem – jak podkreśla się w doktrynie – tak podjęta uchwała Sądu Najwyższego wiąże wszystkie sądy rozpoznające daną sprawę, nie wyłączając Sądu Najwyższego, a przyjęty kierunek wykładni przepisów będzie najpewniej kształtował praktykę sądową także w innych sprawach.

Joanna Duda, praktyka postępowań sądowych i arbitrażowych kancelarii Wardyński i Wspólnicy