Nienależyte umocowanie pełnomocnika a nienależyte wykazanie pełnomocnictwa
Zgodnie z niedawnym wyrokiem Sądu Najwyższego brak uwierzytelnienia kopii pełnomocnictwa jest wyłącznie brakiem formalnym i nie oznacza braku umocowania.
Wyrok SN z 10 października 2013 r. (sygn. II UK 104/13)
Przez pojęcie pełnomocnictwa rozumiemy z jednej strony umocowanie do działania za mocodawcę i w imieniu mocodawcy, a z drugiej – dokument stwierdzający to umocowanie. Przepisy polskiego prawa procesowego zezwalają na udzielenie pełnomocnictwa w formie zarówno pisemnej, jak i ustnej – w toku sprawy, na posiedzeniu sądu (art. 89 § 2 k.p.c.). W tym drugim przypadku warunkiem niezbędnym jest udokumentowanie przed sądem lub innym organem umocowania, poprzez „wciągnięcie do protokołu”. Samo udzielenie pełnomocnictwa nie jest równoznaczne z jego pisemnym udokumentowaniem.
Wyrokiem z 10 października 2013 r. (sygn. II UK 104/13) Sąd Najwyższy orzekł, że brak uwierzytelnienia kopii pełnomocnictwa jest wyłącznie brakiem formalnym i nie oznacza braku umocowania. Nie stanowi też bezwzględnej podstawy nieważności postępowania. Stanowisko to przeczy wcześniejszym ustaleniom wynikającym m.in. z wyroku SN z 6 kwietnia 2011 r. (sygn. II UK 316/10).
Polski proces cywilny nakłada na pełnomocnika obowiązek dołączenia do akt dokumentu pełnomocnictwa przy podejmowaniu pierwszej czynności w sprawie. Dokument ten stanowi dowód w sprawie i nie podlega zastąpieniu żadnym innym środkiem dowodowym. Może upoważniać do reprezentacji w czynnościach zwykłego zarządu, w którym mocodawca nie wyszczególnia czynności, co do których mocuje pełnomocnika (pełnomocnictwo ogólne), lub do dokonania poszczególnej czynności, ściśle określonej w dokumencie (pełnomocnictwo szczególne lub indywidualne). Dokument ten powinien pozwalać na jednoznaczną identyfikację zarówno osoby pełnomocnika, jak i jego mocodawcy. Podpis mocodawcy może zawierać co najmniej jego nazwisko i musi być własnoręczny, ale niekoniecznie czytelny.
Niedołączenie dokumentu przez pełnomocnika jest uznawane za brak formalny, który może zostać konwalidowany. W przeciwieństwie do stanowiska przyjętego w roku 2011 (por. wyrok SN z 6 kwietnia 2011 r., sygn. II UK 316/10), określającego taki brak jako bezwzględną przesłankę nieważności postępowania, Sąd Najwyższy w wyroku z 10 października 2013 r. potwierdził, że pełnomocnictwo jest skuteczne od chwili jego sporządzenia lub – jak powiedziano powyżej – od chwili wciągnięcia do protokołu sądowego. Data widniejąca na dokumencie jest z punktu widzenia skuteczności umocowania nieistotna. Dołączenie prawidłowo uwierzytelnionego odpisu pełnomocnictwa na późniejszym etapie rozpoznania sprawy jest traktowane, jakby zostało złożone jednocześnie z wnioskiem lub innym pismem (podobnie postanowienie SN z 24 października 2013 r. IV CZ 73/13). Wydanie dokumentu nie ma znaczenia konstytutywnego. Taki charakter ma sam fakt udzielenia pełnomocnictwa (podobnie wyrok SN z 28 marca 2008 r., II PK 235/07).
Problematyka nienależytego umocowania pełnomocnika, która powstała na kanwie wyroku Sądu Najwyższego z 10 października 2013 r., odnosi się do kwestii naruszenia prawa procesowego mającego istotny wpływ na wynik sprawy, tj. art. 379 pkt 2 k.p.c. w związku z art. 378 § 1 k.p.c. oraz 386 § 2 k.p.c., polegającego na nieuwzględnieniu przez sąd pierwszej instancji nienależytego umocowania pełnomocnictwa. Przepis art. 379 pkt 2 k.p.c. odnosi się jedynie do nieważności postępowania i to wyłącznie w przypadku jego naruszenia polegającego na nienależytym umocowaniu pełnomocnika. Tytułem przykładu można wskazać działanie osoby, która mogła być pełnomocnikiem, lecz nie została umocowana do działania w imieniu strony w ogóle, lub też gdy istniały braki w udzieleniu pełnomocnictwa. Rozbieżności w doktrynie dotyczą najczęściej kwestii późniejszego potwierdzenia przez stronę czynności dokonanej przez osobę, która nie może być pełnomocnikiem. W razie takiego potwierdzenia wyłączona zostaje możliwość przyjęcia nieważności postępowania (np. uchwała SN z 18 września 1992 r., III CZP 112/92, OSNC 1993, nr 5, poz. 75).
Uchybienie, z którym spotkał się zarówno sąd pierwszej, jak i drugiej instancji w omawianym wyroku, polegające na udokumentowaniu pełnomocnictwa przez złożenie dokumentu do innej sprawy, nie oznacza, że pełnomocnik strony nie był w ogóle należycie umocowany. Nieuznanie zaś przez sąd złożonej na etapie późniejszym kopii pełnomocnictwa i w konsekwencji brak konwalidacji błędu nie może zostać zaakceptowany. Pojęcia nienależytego udokumentowania umocowania i nienależytego umocowania nie są bowiem pojęciami tożsamymi. Warto jednak zawsze zwracać uwagę nie tylko na zakres umocowania czy prawa udzielania dalszych pełnomocnictw, ale na kluczową kwestię prawidłowego jego udzielenia, aby mimo wszystko nie narazić się na zarzut nieważności postępowania.
Patrycja Matrzak, praktyka prawa korporacyjnego, restrukturyzacji spółek i kontraktów handlowych kancelarii Wardyński i Wspólnicy