Na co należy zwrócić uwagę w outsourcingu usług księgowych? | Co do zasady

Umowa z firmą świadczącą usługi z zakresu księgowości musi precyzyjnie określać zakres przekazanych obowiązków oraz zasady wynagrodzenia oraz odpowiedzialności za ich realizację.

Rynek outsourcingu procesów biznesowych (z ang. BPO – Business Process Outsourcing) rozwija się dynamicznie, powodując poszerzanie oferty w tym zakresie. Delegowanie zadań do podmiotów zewnętrznych może dotyczyć zarówno tych funkcji przedsiębiorstwa, które są związane bezpośrednio z jego działalnością (produkcja niektórych części składowych końcowego produktu przedsiębiorstwa), jak i tych, które są związane z wewnętrzną organizacją działalności przedsiębiorstwa (prowadzenie ksiąg rachunkowych, realizacja zadań kadrowo-płacowych, usługi informatyczne czy windykacja należności).

Outsourcing usług księgowych może obejmować w szczególności prowadzenie ksiąg rachunkowych oraz podatkowych, ale również kalkulację płac, controlling (czyli rachunkowość zarządczą), jak również doradztwo we wspomnianych obszarach, na przykład związane z zasadami finansowania działalności przedsiębiorstwa, z ukształtowaniem struktury kapitałowej oraz utrzymywaniem płynności finansowej, czy też doradztwo w zakresie optymalizacji podatkowej, ponadto sporządzanie wymaganej dokumentacji, w tym sprawozdań oraz deklaracji.

Zalety i wady outsourcingu

Decydując się na przekazanie określonych funkcji w ramach outsourcingu do podmiotów zewnętrznych przedsiębiorcy mają na celu w szczególności:

• zmniejszenie kosztów ponoszonych przez wybraną część przedsiębiorstwa, co dotyczy przede wszystkim redukcji kosztów związanych z zatrudnieniem pracowników (przykładowo na potrzeby prowadzenia księgowości), z zapewnianiem im powierzchni biurowych, sprzętu, oprogramowania czy też technologii,
• wykorzystanie specjalistycznej, profesjonalnej wiedzy i lepszej efektywności podmiotu zewnętrznego niż posiadane w danym zakresie przez samego przedsiębiorcę,
• skoncentrowanie się na podstawowej działalności gospodarczej, co może przyczynić się do zwiększenia wydajności przedsiębiorstwa,
• ograniczenie ryzyka związanego z realizacją zadań wymagających specjalistycznej wiedzy.

Przedsiębiorcy, poszukując możliwości redukcji kosztów prowadzonej działalności, coraz częściej decydują się na likwidację własnych działów księgowości, przekazując zadania w tym zakresie do biur rachunkowych. Wiąże się z tym jeszcze jedna korzyść, odnosząca się do odpowiedzialności za ewentualne nieprawidłowości w prowadzeniu dokumentacji księgowej oraz podatkowej. Księgowy zatrudniony w charakterze pracownika, który wskutek niewykonania lub nienależytego wykonania obowiązków pracowniczych ze swej winy wyrządził pracodawcy szkodę, ponosi odpowiedzialność odszkodowawczą wobec pracodawcy w wysokości wyrządzonej szkody, jednak odszkodowanie nie może przewyższać kwoty trzymiesięcznego wynagrodzenia przysługującego pracownikowi w dniu wyrządzenia szkody (art. 119 Kodeksu pracy). Jedynie w przypadku umyślnego wyrządzenia szkody przez pracownika jest on obowiązany do jej naprawienia w pełnej wysokości (art. 122 Kodeksu pracy). Wspomniane powyżej ograniczenia odpowiedzialności nie mają oczywiście zastosowania w przypadku zlecenia wykonywania usług księgowych firmie outsourcingowej. Innymi słowy odpowiedzialność pracowników zatrudnionych w dziale księgowości danego przedsiębiorstwa jest limitowana przepisami Kodeksu pracy, podczas gdy o odpowiedzialności biura rachunkowego decyduje najczęściej umowa z klientem lub też przepisy prawa regulujące ogólne zasady odpowiedzialności cywilnoprawnej.

Jakkolwiek przekazanie określonych funkcji przedsiębiorstwa na rzecz podmiotu zewnętrznego wiąże się z wymienionymi powyżej korzyściami, nie należy pomijać jednak również związanego z tym ryzyka. Wśród najbardziej typowych ujemnych stron outsourcingu należy wymienić w szczególności:

• dostęp podmiotu zewnętrznego do informacji poufnych związanych z działalnością gospodarczą danego przedsiębiorcy czy też danych dotyczących klientów,
• utratę przez przedsiębiorcę możliwości bezpośredniej, bieżącej kontroli nad zakresem spraw przekazanych w ramach outsourcingu,
• ograniczenie bezpośredniej dostępności do danych dotyczących prowadzonej przez przedsiębiorcę działalności gospodarczej, choć trzeba również zauważyć, iż dostęp do usług on-line (poprzez bezpieczne przeglądarki) w dużej mierze ten problem eliminuje,
• ponoszenie przez przedsiębiorcę w określonych sytuacjach odpowiedzialności za rezultaty usług świadczonych przez podmioty zewnętrzne, na przykład z tytułu nieprawidłowości w wyliczeniach wysokości zobowiązań podatkowych.

Podjęcie zatem decyzji o przekazaniu firmie zewnętrznej określonych spraw do realizacji w ramach outsourcingu jest zawsze wypadkową analizy korzyści oraz wad z tym związanych.

Zanim przedsiębiorca zawrze umowę outsourcingową usług księgowych, powinien zwrócić szczególną uwagę między innymi na wymagane uprawnienia swego kontrahenta do świadczenia tego rodzaju usług oraz na zakres jego odpowiedzialności. Zgodnie z ustawą o rachunkowości (tekst jednolity: Dz.U. 2013 r. poz. 330 z późniejszymi zmianami) usługowe prowadzenie ksiąg rachunkowych, obejmujące w szczególności świadczenie usług polegających na prowadzeniu ksiąg rachunkowych, ksiąg podatkowych i innych ewidencji podatkowych oraz sporządzanie zeznań i deklaracji podatkowych, może być wykonywane przez osoby uprawnione, tj. przez osoby posiadające certyfikat księgowy, osoby wpisane do rejestru biegłych rewidentów lub na listę doradców podatkowych. Osoby uprawnione mogą wprawdzie przy wykonywaniu zleconych zadań korzystać z pomocy osób nieuprawnionych, jednak w takim przypadku zobowiązane są zapewnić stały i bezpośredni nadzór nad wykonywaniem tych czynności. W przypadku jakichkolwiek wątpliwości przedsiębiorca powinien zażądać od przyjmującego zlecenie okazania stosownych certyfikatów lub zaświadczeń.

Równie istotne jest właściwe sformułowanie umowy outsourcingowej, co może w istotny sposób przyczynić się do ograniczenia ryzyka oraz ujemnych konsekwencji dla przedsiębiorcy.

Umowa outsourcingu usług księgowych – na co należy zwrócić uwagę?

O zakresie świadczonych usług księgowych powinna rozstrzygać umowa outsourcingowa zawarta pomiędzy przedsiębiorcą a biurem rachunkowym, która co do zasady należy do umów nienazwanych, choć może zawierać elementy charakterystyczne na przykład dla umowy zlecenia czy też typowej umowy o świadczenie usług. W treści tej umowy należy wskazać w szczególności procedurę świadczenia usług księgowych, zasady komunikacji, obiegu dokumentów, sporządzania wymaganej dokumentacji, udostępniania informacji oraz terminy realizacji obowiązków zleceniobiorcy. W interesie przedsiębiorcy leży zatem, aby zarówno zakres usług, jak i sposób ich świadczenia został opisany w umowie w sposób jak najbardziej precyzyjny. Pozwoli to uniknąć wątpliwości w toku realizacji umowy, co wchodzi w zakres obowiązków biura rachunkowego.

Odpowiednio precyzyjnie należy również określić zasady wynagrodzenia za realizowane usługi, które może zostać ustalone jako wynagrodzenie ryczałtowe lub uzależnione od nakładu pracy albo stanowić kombinację obu tych form rozliczenia, poprzez ustalenie, że standardowe usługi są objęte wynagrodzeniem ryczałtowym, zaś usługi dodatkowe, na przykład w zakresie doradztwa podatkowego, będą uzależnione od nakładu pracy.

Przyjmujący zlecenie świadczenia usług księgowych powinien posiadać również aktualną umowę ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej za szkody wyrządzone w związku z usługowym prowadzeniem ksiąg rachunkowych. Oczywiście w tym przypadku zlecający powinien zainteresować się wysokością sumy gwarancyjnej ubezpieczenia, która powinna być proporcjonalna do wielkości i złożoności przedsiębiorstwa, którego księgowość miałaby być prowadzona przez firmę zewnętrzną na podstawie umowy outsourcingowej. W związku z powyższym warto rozważyć, jak wygląda kwestia odpowiedzialności podmiotu przyjmującego zlecenie świadczenia usług księgowych za nieprawidłowe wywiązywanie się z przyjętych zobowiązań.

Podkreślenia wymaga, iż to przedsiębiorca, jako podatnik, ponosi odpowiedzialność karno-skarbową z tytułu podatków. Zgodnie bowiem z art. 26 Ordynacji podatkowej (tekst jednolity: Dz.U. 2012 r. poz. 749 z późniejszymi zmianami) podatnik odpowiada całym swoim majątkiem za wynikające ze zobowiązań podatkowych podatki. Podobnie na podstawie art. 52 ust. 1 ustawy o rachunkowości to kierownik jednostki (czyli na przykład zarząd w spółce kapitałowej) zapewnia sporządzenie rocznego sprawozdania finansowego nie później niż w ciągu 3 miesięcy od dnia bilansowego i przedstawia je właściwym organom, zgodnie z obowiązującymi jednostkę przepisami prawa, postanowieniami statutu lub umowy. Innymi słowy, przedsiębiorca odpowiada za swoje obowiązki, w tym związane ze sprawozdawczością księgową, jak również za zobowiązania podatkowe, pomimo powierzenia prowadzenia ksiąg rachunkowych podmiotowi zewnętrznemu.

Powyższą tezę wyraził między innymi Naczelny Sąd Administracyjny, który w jednym z orzeczeń stwierdził, że skoro adresatem zobowiązania podatkowego jest wyłącznie podatnik, to odpowiada on również za właściwe dokumentowanie pod względem podatkowym swojej działalności i do niego należy właściwy dobór biura rachunkowego i wykonanie przez to biuro w sposób właściwy swoich obowiązków. Odpowiedzialności tej – orzekł sąd – nie zmienia zatem fakt, że skarżący powierzył prowadzenie księgi podatkowej profesjonalnemu biuru rachunkowemu. Te same zasady odnoszą się do firmy outsourcingowej, której przedsiębiorstwo powierzyło rozliczenia (wyrok z 16 października 2003 r., sygn. akt SA/Bd 1730/03).

Natomiast przedsiębiorca będący nabywcą usług księgowych, który z winy przyjmującego zlecenie poniósł szkodę, sankcję karną lub administracyjną, na przykład z tytułu zaległości podatkowych, będzie mógł wystąpić na drogę powództwa cywilnego w celu dochodzenia odszkodowania na zasadach ogólnych z tytułu odpowiedzialności kontraktowej. Jeżeli zatem niewłaściwe wywiązywanie się biura rachunkowego z zawartej umowy spowoduje wyrządzenie przedsiębiorcy szkody, może on na podstawie prawa cywilnego dochodzić odszkodowania przed sądem powszechnym, o ile strony w umowie nie dokonały wyboru innego sądu. W celu ułatwienia dochodzenia roszczeń wynikających z niewykonania lub nienależytego wykonania umowy outsourcingowej w zakresie realizacji usług księgowych, przedsiębiorca może zastrzec karę umowną, co pozwoli uniknąć w przyszłości konieczności wykazywania wysokości szkody. Należy jednak pamiętać o wprowadzeniu zapisu, pozwalającego na dochodzenie odszkodowania uzupełniającego, w przypadku gdyby wysokość szkody przekroczyła zastrzeżoną karę umowną (co ma związek z art. 484 § 1 Kodeksu cywilnego).

Kolejną kwestią, na którą należy zwrócić uwagę zawierając umowę outsourcingową, jest wspomniane już ryzyko związane z faktem, iż przekazanie prowadzenia ksiąg rachunkowych podmiotowi zewnętrznemu wiąże się często z udostępnieniem informacji poufnych dotyczących działalności danego przedsiębiorcy. W związku z powyższym w umowie outsourcingowej powinny zostać zawarte zapisy o obowiązku zachowania poufności przez firmę świadczącą usługi księgowe (z ewentualnym zastrzeżeniem kary umownej na wypadek naruszenia tego obowiązku).

Po zawarciu umowy outsourcingowej dotyczącej przekazania prowadzenia księgowości firmie zewnętrznej należy również pamiętać o obowiązkach wynikających z ustawy o rachunkowości. Zgodnie bowiem z art. 11a w przypadku gdy księgi rachunkowe są prowadzone poza siedzibą jednostki lub miejscem sprawowania zarządu, kierownik jednostki jest obowiązany:

• powiadomić właściwy urząd skarbowy o miejscu prowadzenia ksiąg rachunkowych w terminie 15 dni od dnia ich wydania oraz
• zapewnić dostępność ksiąg rachunkowych wraz z dowodami księgowymi uprawnionym organom zewnętrznej kontroli lub nadzoru w siedzibie jednostki lub w miejscu sprawowania zarządu albo w innym miejscu za zgodą organu kontroli lub nadzoru.

Prowadzenie ksiąg rachunkowych przez podmiot z innego państwa UE lub EFTA

Warto zwrócić również uwagę na możliwość powierzenia przez przedsiębiorcę z Polski prowadzenia ksiąg rachunkowych przedsiębiorcy z innego państwa członkowskiego Unii Europejskiej oraz Europejskiego Stowarzyszenia Wolnego Handlu (EFTA), uprawnionemu do świadczenia usług w tym zakresie. Może mieć to szczególne znaczenie dla przedsiębiorców z Polski wchodzących w skład większej grupy kapitałowej, w której podmiot odpowiedzialny za prowadzanie księgowości wszystkich spółek z grupy posiada siedzibę poza terytorium Polski. Jakkolwiek taki scenariusz jest prawnie dopuszczalny, obwarowano go pewnymi warunkami. W szczególności księgi powinny być prowadzone tak, aby mogły zostać w krótkim czasie udostępnione na każde żądanie polskich organów, zastosowanie bowiem tutaj znajduje wspomniany powyżej art. 11a ustawy o rachunkowości.

Należy również pamiętać, że zgodnie z art. 9 ustawy o rachunkowości księgi rachunkowe prowadzi się w języku polskim i w walucie polskiej, natomiast mogą one być prowadzone równolegle również w języku obcym, zwłaszcza w sytuacji, gdy członkami zarządu lub wspólnikami w spółce są obcokrajowcy. Ponadto, zgodnie z art. 10 ust. 1 ustawy o rachunkowości, jednostka powinna posiadać dokumentację opisującą w języku polskim przyjęte przez nią zasady (politykę) rachunkowości, w tym także dokumentację wymaganą w wypadku prowadzenia ksiąg rachunkowych przy użyciu systemu komputerowego, czyli na przykład opis systemu przetwarzania danych.

Podsumowanie

Outsourcing usług księgowych może zapewnić przedsiębiorcy korzyści finansowe, organizacyjne oraz wyższy poziom usług świadczonych przez wyspecjalizowane podmioty. Zarazem outsourcing umożliwia usprawnienie działalności przedsiębiorstwa i zwiększenie jego efektywności, poprzez skoncentrowanie jego zasobów na głównym przedmiocie działalności. Jednakże ważne jest, aby umowa podpisana z firmą świadczącą usługi z zakresu księgowości precyzyjnie określała zakres przekazanych obowiązków oraz zasady wynagrodzenia oraz odpowiedzialności za ich realizację.

Kinga Ziemnicka, Łukasz Śliwiński, Zespół Prawa Korporacyjnego, Restrukturyzacji Spółek i Kontraktów Handlowych kancelarii Wardyński i Wspólnicy