Wady i zalety outsourcingu
Outsourcing wciąż jest interesującym rozwiązaniem dla przedsiębiorców. Aby jednak był źródłem korzyści, a nie problemów prawnych, należy przemyśleć liczne kwestie – od zasad odpowiedzialności stron po sprawy związane z pomocą publiczną i ochroną danych osobowych.
Ideą outsourcingu jest racjonalizacja kosztów dzięki wykorzystaniu usług i zasobów wyspecjalizowanych firm zewnętrznych. Outsourcing pozwala skorzystać z wiedzy i doświadczenia profesjonalistów i praktyków z danej dziedziny bez potrzeby tworzenia własnej specjalistycznej komórki. Dla wielu mniej skomplikowanych, raczej technicznych i powtarzalnych czynności z łatwością znajdziemy wykonawcę zewnętrznego, dzięki czemu unikniemy tworzenia wewnętrznych etatów i zarządzania wykonywaniem takich działań. Zdarza się, że w obrębie grupy kapitałowej szereg czynności jest niepotrzebnie dublowanych, a ich samodzielne wykonywanie generuje większy koszt niż ten, który należałoby ponieść, gdyby realizował je jeden zewnętrzny lub wewnętrzny podmiot.
Outsourcing najczęściej obejmuje działania z zakresu IT, zarządzania zasobami ludzkimi (HR) (np. pozyskiwanie pracowników, rozliczanie płac, szkolenia, dokumentacja pracownicza), sprzedaży i marketingu, obsługi klientów (call center), rachunkowości i administracji (w tym prowadzenie ksiąg, rozliczeń oraz logistykę, np. transport/dystrybucję, magazynowanie, obsługę zamówień).
Rynek usług outsourcingowych jest jednym z najszybciej rozwijających się sektorów polskiej gospodarki. Szacuje się, że w ponad 560 centrach pracuje ok. 170 tys. osób, a prognozy na koniec roku przewidują zwiększenie zatrudnienia o kolejne 10-20 tys. pracowników.
Umowa outsourcingowa
W procesie planowania i realizacji outsourcingu kluczowe jest określenie jego celów, analiza kosztów, korzyści i ryzyk, szczegółowe ustalenie zakresu usług oraz właściwe skonstruowanie warunków umowy z podmiotem zewnętrznym.
W umowie outsourcingowej należy zagwarantować sobie możliwość kontroli wykonania i odbioru prac, ochrony informacji oraz danych osobowych, jasno ustalić reguły korzystania z pomieszczeń czy sprzętu oraz określić warunki i tryb rozwiązania umowy. Nie bez znaczenia są kwestie zasad odpowiedzialności, bo to z nimi wiąże się korporacyjna odpowiedzialność zarządu za zlecenie czynności na zewnątrz.
Zakres odpowiedzialności podmiotu świadczącego usługi wyznaczają postanowienia umowy, a jedynym ogranicznikiem są przepisy prawa cywilnego, które nie pozwalają wyłączyć odpowiedzialności za szkodę wyrządzoną umyślnie. W pozostałym zakresie można swobodnie określić zakres odpowiedzialności za niewykonanie lub nieprawidłowe wykonanie usługi, a także ustalić ewentualną karę umowną, choć jej wysokość powinna być rozsądna i nie rażąco wygórowana. Kara umowna jest niezależna od wysokości poniesionej szkody, ale jeżeli chcemy zapewnić sobie możliwość dochodzenia odszkodowania przewyższającego karę umowną, to takie prawo trzeba zapisać w umowie.
W przypadku gdy usługi outsourcingowe, tak ze strony zleceniobiorcy, jak i zleceniodawcy, są regulowane prawem i nadzorowane przez uprawnione organy, należy zapewnić bezwzględną zgodność z odpowiednimi przepisami.
Wybór usługodawcy
W ostatnim czasie weszły w życie przepisy ułatwiające dostęp do wykonywania niektórych zawodów. Z jednej strony oznacza to zwiększenie podaży specjalistycznych usług, z drugiej zaś konieczność zachowania szczególnej staranności przy wyborze wykonawcy, ponieważ zły wybór może pociągać za sobą negatywne konsekwencje dla spółki i jej organów zarządzających. Ryzyka korzystania z outsourcingu to przede wszystkim ryzyko reputacyjne i łączące się z nim ryzyko utraty klientów, ryzyko odpowiedzialności cywilnej i karnej, tak dla firmy, jak i członków zarządu. Korzystanie z outsourcingu nie oznacza bowiem zdjęcia odpowiedzialności za skutki świadczonych usług. Wręcz przeciwnie, powoduje konieczność kontrolowania ryzyka odpowiedzialności firmy wobec jej klientów lub pracowników za cudze działania.
Zlecając na zewnątrz usługi z zakresu rachunkowości, należy pamiętać, że kierownik jednostki ponosi odpowiedzialność za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości, w tym z tytułu nadzoru, również gdy określone obowiązki zostaną powierzone innej osobie lub przedsiębiorcy. Jeśli kierownikiem jednostki jest organ wieloosobowy, a nie została wskazana osoba odpowiedzialna, odpowiedzialność ponoszą wszyscy jego członkowie.
Ważne jest precyzyjne określenie w umowie zakresu powierzonych czynności i związanych z nimi praw i obowiązków stron. Ma to istotne znaczenie dla ustalenia, czy umowa ma charakter starannego działania, czy jej efektem ma być konkretne dzieło. Niska jakość świadczonej usługi może nieść za sobą ryzyko dla outsourcera, który w zdecydowanej większości przypadków nie będzie mógł powoływać się na fakt korzystania z usług podmiotów trzecich w celu ograniczenia swojej odpowiedzialności. Przedsiębiorca powinien więc zapewnić sobie w umowie możliwość stałej kontroli wykonywanej usługi, otrzymywania bieżących informacji o przebiegu jej realizacji a także, w zależności od charakteru usługi, istnienie planu awaryjnego na wypadek przeszkód w świadczeniu usługi przez zleceniobiorcę. Konieczne jest również uzgodnienie, czy insourcer może podzlecać wykonanie usługi, a jeśli tak, to na jakich warunkach i kto ponosi odpowiedzialność za takie działania.
Ochrona danych osobowych
Ustawa o ochronie danych osobowych przewiduje sankcje karne za nieuprawnione udostępnianie danych osobowych, brak ich zabezpieczenia bądź ich nierejestrowanie. Niezależnie od odpowiedzialności karnej, istnieje ryzyko odpowiedzialności cywilnej za naruszenie dóbr osobistych. Niezbędne jest zatem ustalenie, w jakim zakresie insourcer będzie miał dostęp do chronionych prawem danych klientów, oraz odpowiednie zabezpieczenie tych danych. Umowa outsourcingowa powinna wprost zawierać postanowienia o powierzeniu przetwarzania danych tylko w celu w niej wskazanym oraz zobowiązywać do spełniania wymogów organizacyjnych i technicznych przewidzianych dla administratora danych. Podmiot outsourcujący odpowiada za przetwarzanie danych przez insourcera.
Należy także zadbać o odpowiednie zabezpieczenie informacji chronionych, takich jak tajemnica przedsiębiorstwa lub zawodowa czy informacja poufna. Jeżeli do wykonywania usług niezbędne jest przekazywanie takich informacji, powinno się ono odbywać ostrożnie, w zakresie uzasadnionym rodzajem outsourcowanych usług i z możliwością kontroli sposobu ochrony tych informacji [Więcej na temat ochrony danych osobowych przy outsourcingu również w artykułach Nowa era ochrony danych osobowych oraz Przekazywanie danych osobowych do USA, czyli Privacy Shield kontra Safe Harbour].
Pomoc publiczna
Dla podmiotów, które zamierzają utworzyć centrum outsourcingu, interesujące mogą być kwestie uzyskania korzyści finansowych, szczególnie tych wynikających z lokalizacji centrum. Inwestor powinien rozważyć korzyści płynące z możliwości związanych ze Specjalnymi Strefami Ekonomicznymi, programami pomocowymi, refundacją kosztów wyposażenia stanowisk pracy czy kosztów szkoleń oraz pomocą bezpośrednią.
Prowadzenie działalności w Specjalnej Strefie Ekonomicznej na podstawie zezwolenia daje możliwość uzyskania zwolnienia z podatku dochodowego od osób prawnych, należy jednak pamiętać, że uzyskanie takiego zezwolenia nie jest możliwe w przypadku prowadzenia działalności regulowanej (a w szczególności usług finansowych).
Polska jest jednym z największych beneficjentów środków pomocowych pochodzących z Unii Europejskiej w latach 2014-2020. Środki te kierowane są do przedsiębiorców za pośrednictwem programów pomocowych. Tak uzyskana pomoc może zostać przeznaczona na różne projekty biznesowe. Przedsiębiorcy mogą ubiegać się o tę pomoc, biorąc udział w konkursach organizowanych przez instytucje wdrażające i otrzymać ją na podstawie umowy zawartej z takimi instytucjami.
Uzyskanie refundacji kosztów wyposażenia stanowisk pracy jest możliwe pod warunkiem, że pracodawca spełni określone kryteria, np. zatrudni osoby zarejestrowane jako bezrobotne oraz złoży do prezydenta miasta stosowny wniosek i podpisze odpowiednią umowę. Beneficjent jest zobowiązany utrzymywać subsydiowane stanowiska pracy przez określony czas.
Otrzymanie refundacji kosztów szkolenia (w wysokości do 80% jego kosztów, ale nieprzekraczającej trzykrotności przeciętnego wynagrodzenia) jest możliwe na podstawie wniosku o planowanych szkoleniach złożonego do starosty i po zawarciu stosownej umowy. Kwota dofinansowania nie przekracza zwykle 50% kosztów szkolenia.
Uzyskanie pomocy bezpośredniej jest możliwe na podstawie projektu przyjętego indywidualnie dla konkretnego projektu przez Radę Ministrów, na wydatki związane z inwestycją lub zatrudnieniem. Pomoc jest udzielana po negocjacjach, które nie są ograniczone ani co do zakresu, ani czasu trwania, a zakończone są zawarciem stosownej umowy. Pomoc taka podlega zgłoszeniu do Komisji Europejskiej.
Danuta Pajewska, Paweł Mazur, praktyka outsourcingowa i praktyka rynków kapitałowych i instytucji finansowych kancelarii Wardyński i Wspólnicy
