W niektórych branżach postępowania wewnętrzne są już standardem | Co do zasady

Wewnętrzne postępowania wyjaśniające zyskują na popularności. Trzeba się jednak liczyć z tym, że osoby, wobec których wyciągnięto konsekwencje, mogą starać się podważać ustalenia czy przebieg tych postępowań – także na drodze sądowej.

Redakcja: Dwa lata temu rozmawialiśmy już na ten temat, ale jestem ciekawa, jak dziś odpowiedzą Państwo na podobne pytania. W jaki sposób pracodawcy dowiadują się o nieprawidłowościach w spółce?

Dominika Stępińska-Duch: W dalszym ciągu dzieje się to w wyniku tzw. whistleblowing, czyli zawiadomienia złożonego do osoby pełniącej funkcję compliance officera, lub poprzez specjalnie stworzone w tym celu kanały komunikacji wewnętrznej w firmie, które przynajmniej na tym pierwszym etapie zapewniają pracownikom anonimowość. Może to być też sygnał płynący od konkurenta spółki albo jej kontrahenta.

W takich przypadkach zarząd, a więc w istocie pracodawca, nie chcąc wychodzić z problemami spółki na zewnątrz, może podjąć decyzję o przeprowadzeniu tzw. postępowania wyjaśniającego wewnętrznego. Ma ono na celu przede wszystkim ustalenie faktów, bez nacisku na wyciąganie konsekwencji. Takie postępowanie pomaga wyłapać ewentualne nieprawidłowości i zapobiec powtarzaniu się takich zdarzeń w przyszłości.

Jak dowodzą przykłady znane z mediów, działania nakierowane na wyjaśnienie sprawy często odpowiadają oczekiwaniom pracowników i kontrahentów firmy czy wręcz opinii publicznej. Z punktu widzenia wizerunku przedsiębiorstwa stwierdzone lub tylko podejrzewane nieprawidłowości nie mogą pozostać bez reakcji.

Janusz Tomczak: Opisany model jest modelem idealnym, zresztą często spotykanym w praktyce. W ramach kompetencji zarządu leży bowiem prawo i obowiązek dbania o interesy zarządzanego przedsiębiorstwa. W tych granicach mieści się konieczność ustalenia charakteru i przyczyn nieprawidłowości i wyeliminowanie ich w przyszłości.

Problemy pojawiają się w sytuacji, gdy to członkowie zarządu lub innych organów spółki są w kręgu podejrzeń, a ich wyjaśnienie wymaga dyskrecji, a jednocześnie działania w granicach prawa. Są to sprawy skomplikowane i wymagające elastycznego podejścia do sytuacji.

Jak przebiega takie postępowanie?

DSD: Zazwyczaj zarząd lub inny umocowany do tego organ poufną decyzją powołuje zespół, który raportuje bezpośrednio do niego. Działania takiego zespołu też oczywiście muszą być absolutnie poufne. Standardem obecnie jest to, że zespół składa się z prawników, specjalistów od tzw. forensicu, czyli firm zajmujących się informatyką śledczą i wyszukiwaniem danych, oraz ewentualnie audytorów śledczych. Bez możliwości szybkiego analizowania danych informatycznych w obecnych warunkach prowadzenia biznesu wysiłki takiego zespołu byłyby skazane na porażkę. Szalenie istotne jest, by zespół ds. forensicu działał na zlecenie kancelarii adwokackiej. Tylko takie rozwiązanie daje gwarancję objęcia całości postępowania tajemnicą zawodową.

Analizowane są wszelkie dane dostępne przedsiębiorcy/pracodawcy, w szczególności te, które znajdują się na powierzonych pracownikowi nośnikach informatycznych – telefonie komórkowym, laptopie, pendrivie.

JT: Standardem jest więc prowadzenie postępowań wewnętrznych przy udziale podmiotów zewnętrznych. Ma to zapewnić bezstronność, a w przypadku informacji wrażliwych, mogących mieć wpływ na różne istotne aspekty funkcjonowania danego podmiotu, zapewnić poufność, w tym poprzez wykorzystanie tajemnicy zawodowej prawników uczestniczących w takich postępowaniach.

Postępowania czasami kończą się raportami, które zawierają rekomendacje co do dalszych działań, potencjalnych korzyści i problemów z nich płynących itd. Zdarza się jednak, że żaden oficjalny raport końcowy nie powstaje.

Jak takie postępowanie ma się do ochrony danych osobowych i dóbr osobistych pracownika?

DSD: To bardzo delikatna kwestia. Trzeba być bardzo ostrożnym, żeby nie przekroczyć cienkiej granicy. Osoby prowadzące postępowanie wewnętrzne muszą mieć świadomość, w jakich ramach mogą się poruszać. Dlatego tak ważne jest, by w takim zespole był ktoś, kto się zna na przepisach prawa pracy, na kwestiach związanych z ochroną danych osobowych i na prawie karnym. Również w tym aspekcie istotna jest poufność całego postępowania; nie ma mowy, żeby dokumenty krążyły w firmie. Każdy, kto jest wzywany na przesłuchanie w ramach postępowania wewnętrznego, musi być pouczony, że ma obowiązek zachowania w poufności tego, na jakie okoliczności był pytany, i tego, że w ogóle toczy się takie postępowanie. To jest oczywiście bardzo trudne. Trzeba mieć świadomość, że gdy do spółki wkracza zespół zewnętrzny, to nawet jeśli ludzie są pouczeni o obowiązku zachowania poufności, taka wieść siłą rzeczy się rozchodzi. Może to bardzo popsuć atmosferę pracy. Nieumiejętnie prowadzone postępowanie może przynieść więcej szkody niż pożytku.

Czy zdarza się, że pracownicy skarżą się na naruszenie swoich dóbr osobistych?

DSD: Owszem. Dlatego bardzo istotne jest to, w jaki sposób podchodzi się do pracowników w trakcie postępowania. Należy ich raczej zjednać. Jeżeli nie mamy podejrzenia, że ktoś dokonał naruszenia, to nie możemy dopuścić do tego, żeby poczuł się atakowany. Pracownikom trzeba też stworzyć możliwość np. zgrania danych prywatnych z zabezpieczanego sprzętu elektronicznego. Osoby pracujące na zabezpieczonym materiale nie mogą analizować danych prywatnych.

JT: To jest bardzo istotna kwestia, gdyż niestety musimy mieć świadomość, że osoby, wobec których wyciągnięto konsekwencje wskutek postępowania wewnętrznego, mogą próbować podważyć jego ustalenia. Zarówno przebieg takiego postępowania, jak i zgromadzone w nim informacje i dowody mogą stać się przedmiotem dowodzenia w innych postępowaniach prowadzonych już przez organy ochrony prawnej, np. śledztwach prokuratorskich czy sporach pracowniczych. Dostęp do ustaleń z postępowania wewnętrznego jest jednym z bardziej dyskutowanych zagadnień. Osoba, z którą rozwiązano stosunek pracy czy kontrakt menedżerski, może np. dowodzić, że postępowanie wewnętrzne służyło znalezieniu kozła ofiarnego, a prawdziwi sprawcy nadużyć pozostają nietknięci. Niewykluczone zresztą, że takie przypadki też się zdarzają. Patrząc pod tym kątem dostrzegamy, jak duża odpowiedzialność może na nas spoczywać.

Czy w Polsce prowadzi się wiele postępowań wewnętrznych?

DSD: W niektórych branżach takie postępowania są już wręcz standardem radzenia sobie z kryzysami w firmie, koniecznym elementem wpisującym się w proces restrukturyzacji.

JT: Ciągle jest to jednak domena dużych podmiotów, które stać na zaangażowanie specjalistów różnych branż, w tym analizy danych, których usługi nie należą do najtańszych.

Czy spółka nie mogłaby własnymi siłami zbadać, co jest źródłem nieprawidłowości?

DSD: Zlecanie takich działań na zewnątrz pozwala zachować obiektywizm postępowania. Zespół, który wkracza do firmy, przede wszystkim musi poznać jej kulturę biznesową. Zapoznajemy się ze wszystkimi dokumentami wewnętrznymi: statutami, regulaminami działania zarządu, procedurami. Musimy mieć pełną świadomość, jakie standardy obowiązują w spółce i do czego faktycznie pracownicy byli zobowiązani. Często jest bowiem tak, że to, co wynika z papierów, nie do końca pokrywa się przeświadczeniem osób zarządzających spółką.

W trakcie postępowania dokonujemy wnikliwej analizy procedur. Przeprowadzamy rozmowy z osobami, do których mamy zaufanie i które pomogą nam skonfrontować rzeczywistość z tym, co wynika z dokumentów. Im więcej źródeł informacji, tym bardziej obiektywny i miarodajny obraz otrzymujemy.

A jeżeli spółka zaniedbała sporządzenia precyzyjnych procedur?

DSD: Wtedy pozytywnym efektem postępowania są wytyczne w zakresie uszczelnienia procedur albo zmiany aktualnie obowiązującej dokumentacji. Takie wytyczne są zresztą stałym elementem końcowego raportu z postępowania. Pozwalają one uniknąć szkód w przyszłości, nawet jeśli nie uda się wyciągnąć konsekwencji w konkretnej sytuacji.

JT: Trzeba mieć też świadomość, że ustawa o odpowiedzialności podmiotów zbiorowych za czyny zabronione pod groźbą kary pozwala pociągnąć spółkę do odpowiedzialności za brak właściwych procedur kontrolnych. Jak może bowiem dowodzić osoba ukarana, to właśnie ten brak był źródłem nieprawidłowości czy wręcz przestępstw, których mogli się dopuścić np. stali kontrahenci, a więc podmioty trzecie w stosunku do ukaranego. Wspomniana ustawa jest wprawdzie jest rzadko stosowana, ale taka możliwość istnieje.

Jakie mogą być konsekwencje dla naruszycieli, jeśli postępowanie przyniesie efekty?

DSD: Konsekwencje postępowania wewnętrznego można rozpatrywać na wielu płaszczyznach. W relacji konkretny pracownik – pracodawca może dojść do rozwiązania stosunku pracy, czy to za porozumieniem stron, czy dyscyplinarnie. Dalszą konsekwencją mogą być roszczenia odszkodowawcze. Pracodawca może też złożyć zawiadomienie do prokuratury, którego przedmiotem będą zabronione zachowania byłego pracownika.

W płaszczyźnie pracodawca – pozostali pracownicy istotny jest aspekt prewencyjny, sygnał, że nie będą tolerowane zachowania godzące w interesy przedsiębiorcy. Kolejnym krokiem w tym obszarze są często zmiany procedur i intensywne szkolenia.

Z punktu widzenia standardów prawidłowego zarządzania postępowania wewnętrzne pozwalają zdiagnozować nieprawidłowości i zmienić sposób działania, który się nie sprawdził, podjąć kroki w celu usunięcia skutków naruszeń.

JT: Musimy się jednak liczyć z tym, że przebieg i efekt postępowań wewnętrznych coraz częściej będzie poddawany weryfikacji w postępowaniach, które są wszczynane przez zwolnionych dyscyplinarnie pracowników lub w toku śledztw wszczynanych w trakcie postępowań wewnętrznych lub w związku z poczynionymi w nich ustaleniami. Wymusza to szczególną ostrożność i dbałość o poszanowanie praw osób, które poddawane są tym procedurom.

Rozmawiała Justyna Zandberg-Malec