Jak długo trzeba przechowywać księgi podatkowe? | Co do zasady

W 2003 roku spółka z o.o. poniosła stratę, o której wysokość obniżyła dochód uzyskany w latach 2007–2008, odliczając w każdym roku po 50 proc. poniesionej straty. W 2011 roku spółka została zawiadomiona o zamiarze wszczęcia kontroli podatkowej w zakresie rozliczeń z podatku dochodowego od osób prawnych za lata 2007–2008. W tracie kontroli podatkowej kontrolujący zażądali dokumentacji podatkowej za rok 2003 umożliwiającej weryfikację prawidłowości ustalenia wysokości straty.

W związku z powyższym pojawia się pytanie, czy kontrolujący mieli prawo żądać od podatnika dokumentacji podatkowej sprzed 8 lat.

W świetle wyroku NSA z 27 sierpnia 2010 roku (sygn. akt II FSK 583/09) należy przyjąć, że strata poniesiona przez podatnika w danym roku podatkowym nie jest elementem konstrukcyjnym zobowiązania podatkowego za dany rok, bowiem zobowiązanie takie powstaje tylko w razie wystąpienia dochodu.Z uwagi jednak na to, że strata może wpływać na wysokość podatku w następnych pięciu latach podatkowych, gdyż podatnikowi przysługuje prawo do obniżenia w tym okresie dochodu o wysokość straty, w art. 24 ust. 1 Ordynacji podatkowej przewidziano uprawnienie organu podatkowego do określenia w drodze decyzji wysokości straty poniesionej przez podatnika, jeżeli wysokość straty różni się od wysokości wynikającej ze złożonej deklaracji, a poniesienie straty, zgodnie z przepisami prawa podatkowego, uprawniało do skorzystania z ulg podatkowych.

Ani w ustawie Ordynacja podatkowa, ani w ustawie o podatku dochodowym od osób prawnych nie przewidziano wprost ograniczenia czasowego dla wydania decyzji tego rodzaju. W związku z powyższym należy uznać, że art. 70 § 1 Ordynacji podatkowej określający terminy przedawnienia zobowiązania podatkowego nie dotyczy straty. Co więcej, NSA w przywołanym wyroku stwierdził, że organy podatkowe mają możliwość wydania decyzji określającej wysokość straty za dany rok (czyli w przytoczonym przykładzie za rok 2003) aż do czasu przedawnienia zobowiązania podatkowego za rok, w którym dokonano rozliczania strat (w przykładzie: 2007 rok i 2008 rok).

Zgodnie natomiast z art. 86 § 1 Ordynacji podatkowej podatnicy obowiązani do prowadzenia ksiąg podatkowych przechowują księgi i związane z ich prowadzeniem dokumenty do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Jeżeli więc podatnik poniesie stratę i planuje rozliczać ją z dochodem uzyskanym w następnych latach podatkowych, powinien przechowywać księgi podatkowe i związane z ich prowadzeniem dokumenty aż do czasu przedawnienia zobowiązań podatkowych powstałych za lata, w których rozliczał stratę. Przykładowo stratę poniesioną w 2003 roku można rozliczyć z dochodem osiągniętym do 2008 roku, a zobowiązanie podatkowe za ten rok przedawni się w 2014 roku. Do tego czasu podatnik powinien przechowywać księgi podatkowe i związane z ich prowadzeniem dokumenty pozwalające organowi podatkowemu na weryfikację wysokości straty za 2003 rok.