Dobry system compliance może pomóc ochronić firmę przed nieuczciwymi dłużnikami | Co do zasady

Dochodzenie roszczeń i odzyskiwanie długów jest słusznym prawem każdego wierzyciela, tak samo jak sprawdzanie wiarygodności partnerów. Warto jednak robić to mądrze i roztropnie. Stawką są nie tylko pieniądze, ale też nasza reputacja – mówi Jarosław Szeląg, menedżer ds. prawnych i compliance officer w instytucji finansowej działającej na rynku motoryzacyjnym.

Adam Studziński: Zgodził się Pan porozmawiać z nami o problemach, jakie z punktu widzenia zasad compliance mogą wyniknąć dla przedsiębiorcy, którego może dotknąć nieuczciwość dłużnicza…

Jarosław Szeląg: Tak, bo temat jest moim zdaniem aktualny i ważny.

Najpierw uwaga ogólna: prowadzenie działalności gospodarczej, niezależnie od jej skali, w naturalny sposób wiąże się z zaciąganiem długów, a z drugiej strony – z oczekiwaniem na zapłatę ze strony kontrahentów. Mniejsze lub większe opóźnienia zdarzają się często. Niestety są i tacy, którzy zwlekanie z zapłatą uważają za naturalną formę finansowania, a także tacy, którzy płacić nie zamierzają w ogóle, chyba że zmusi ich do tego już naprawdę podbramkowa sytuacja.

Toteż stale musimy sobie zadawać pytanie, jak ma się zachować potencjalny (albo już faktyczny) wierzyciel, aby w starciu z takim nieuczciwym dłużnikiem nie znaleźć się na spalonym. Trzeba na to spojrzeć także z perspektywy zarządzania ryzykiem tzw. non-compliance – czyli wystąpienia negatywnych dla wierzyciela skutków braku zgodności z przepisami prawa, oczekiwaniami regulatorów, dobrymi praktykami rynkowymi czy też zasadami etycznymi.

Czy zasady compliance powinny jakoś wpływać na zachowania wierzyciela narażonego na nieuczciwe zachowania dłużnicze?

Zachowanie zgodności z szeroko ujętymi normami właściwego postępowania wymaga – zwłaszcza w przypadku większych podmiotów gospodarczych – podejścia całościowego i systemowego, stworzenia wewnętrznego systemu regulacji i procedur obejmującego wszystkie kluczowe obszary działania danej firmy. Dotyczy to w szczególności relacji z potencjalnymi i rzeczywistymi dłużnikami – od etapu ich nawiązywania, przez bieżące zarządzanie, aż po ich kończenie – w sposób naturalny lub też wymagający bardziej stanowczych działań ze strony wierzyciela.

Właściwie skonstruowany system compliance powinien już na wstępie określać, w jaki sposób będziemy sprawdzać naszych potencjalnych – i już rzeczywistych – partnerów lub klientów. Metod na to jest wiele. Ich dostępność, ale i celowość wykorzystania zależy od wielu aspektów specyficznych dla naszej firmy i rynku, na którym ona działa. To właśnie nasze wewnętrzne procedury powinny szczegółowo określać, które z tych metod i w którym momencie (np. na jakim etapie relacji z dłużnikiem) należy zastosować, stosownie m.in. do specyfiki naszego partnera czy klienta (zwłaszcza gdy ten ostatni jest szczególnie chronionym prawnie konsumentem), rodzaju towarów lub usług, jakie oferujemy, czy też czasu trwania relacji, którą nawiązujemy.

A czy regulacje compliance mogą zakazywać nawiązywania określonych, ryzykownych relacji gospodarczych, nawet jeżeli z punktu widzenia powszechnie obowiązującego prawa byłyby one legalne?

Tak, system norm compliance winien m.in. wskazywać, jakiego rodzaju partnerów biznesowych z góry nie akceptujemy i w ogóle nie nawiązujemy z nimi stosunków. Powodem braku takiej akceptacji może być np. obecność potencjalnego dłużnika w Krajowym Rejestrze Zadłużonych czy określony „scoring” w Biurze Informacji Kredytowej – szczegółowe kryteria zależeć będą od naszego „apetytu na ryzyko” braku płatności, ale też od określonej przez kierownictwo firmy polityki compliance. Może ona – i powinna – wykluczać nawiązywanie relacji z podmiotami, co do których istnieją wiarygodne informacje z niezależnych źródeł (określonych w naszych procedurach) o ich nierzetelności jako płatników, powiązaniach z innymi nieuczciwymi dłużnikami czy też innych szeroko rozumianych problemach z przestrzeganiem prawa. Te ostatnie bowiem mogą w krótkim czasie przełożyć się także na kłopoty z regulowaniem płatności – gdy np. okaże się, że na podmiot taki została nałożona wysoka, egzekwowana w pierwszej kolejności kara administracyjna za naruszenie przepisów konsumenckich, antymonopolowych czy tzw. pranie brudnych pieniędzy.

Niezależnie od troski o własny portfel wierzytelności, uprzednie jasne i precyzyjne określenie w ten sposób kryteriów akceptowania (lub też wykluczania) potencjalnych dłużników może uchronić naszą firmę przed wplątaniem się w relację, która oprócz wymiernych strat finansowych może zaszkodzić naszej rynkowej i społecznej reputacji. Zwłaszcza w obecnych czasach, gdy negatywne opinie o danym podmiocie mogą rozprzestrzeniać się w internecie z prędkością światła, tego aspektu nie można bagatelizować.

Czy system compliance pozwala ograniczać ryzyko nieuczciwych zachowań dłużników, z którymi utrzymujemy już relacje gospodarcze?

Jak najbardziej – analogiczne wewnętrzne regulacje compliance winny promować monitorowanie zachowań naszych dłużników również przez cały okres ich współpracy z nami. Określenie właściwych do tego celu metod i kryteriów – znów odpowiednio do cech naszego partnera i przedmiotu naszych relacji – pozwoli odpowiednio wcześnie wychwycić negatywne sygnały co do jego kondycji finansowej i przewidzieć jego możliwe zachowania, także te potencjalnie nieuczciwe. Procedury compliance w tym zakresie powinny też szczegółowo określać, jakiego rodzaju postanowienia umowne należy już na początku relacji umieścić w kontrakcie i zapewnić sobie dzięki nim odpowiednie standardy współpracy, np.: dokładne terminy płatności i skutki ich ewentualnego niedotrzymania (wraz z możliwą eskalacją w razie przedłużającej się zwłoki), zobowiązanie drugiej strony do regularnego dostarczania wiarygodnych informacji o swojej kondycji finansowej, nasze uprawnienie do przeprowadzania kontroli w siedzibie dłużnika i pozyskiwania dodatkowych danych czy też prawo żądania dodatkowych zabezpieczeń w określonych umową sytuacjach.

Odpowiednio formułując w ten sposób umowę proponowaną naszemu partnerowi, informujemy go z góry, że wiemy lub będziemy dowiadywać się o jego kondycji finansowej i np. historii spłat wcześniejszych zobowiązań. Już sama świadomość tego, że będzie się weryfikowanym, może zniechęcić przynajmniej część z tych, którzy nie zamierzają w pełni uczciwie w przyszłości nas potraktować. Niekoniecznie wskazana jest tu pełna transparentność – na pewno warto zachować dla siebie szczegóły kryteriów albo metod oceny, jakimi będziemy się kierować, czy choćby poziom wspomnianego wcześniej naszego „apetytu na ryzyko”. Jednak sam jasny, podany odpowiednio wcześnie przekaz: „ufam, ale sprawdzam, i robię to skutecznie” – jest jak najbardziej wskazany wobec każdego właściwie kontrahenta, nawet jeśli w konkretnym przypadku sygnał ten byłby w jakimś stopniu blefem, bo np. uznalibyśmy, że wobec danego podmiotu – choćby ze względu na przewidywaną skalę wzajemnych relacji – nie opłaca się np. zamawiać raportu z biura informacji gospodarczej.

A czy regulacje compliance mogą, lub może powinny, determinować sposób postępowania w przypadku wystąpienia problemów z dłużnikami?

Nasz system compliance powinien szczegółowo określać także metody postępowania z dłużnikami, którzy nie wywiązują się ze swoich zobowiązań, zwłaszcza jeśli czynią to w sposób nieuczciwy i nierzetelny. W regulacjach tych należy według mnie promować metody polubowne w stosunku do tych partnerów, którzy otwarcie i z odpowiednim wyprzedzeniem informują o swoich potencjalnych problemach płatniczych, podejmując współpracę z wierzycielem w celu ustalenia dogodnych dla obu stron warunków spłaty. Jednocześnie z norm tych powinien wynikać brak tolerancji dla zachowań nieuczciwych, mających za cel ukrycie lub „wyprowadzenie” przez dłużnika swego majątku na szkodę wierzyciela. W razie stwierdzenia takich bezprawnych lub nieetycznych zachowań procedury te winny prowadzić do zaangażowania właściwych na danym etapie stron trzecich – od profesjonalnych podmiotów wyspecjalizowanych w ochronie dłużników (kancelarie prawne, wywiadownie gospodarcze, firmy windykacyjne) aż po organy ścigania, a w uzasadnionych przypadkach także np. Generalnego Inspektora Informacji Finansowej (w razie podejrzenia prania pieniędzy, czego nie można wykluczyć w sytuacji, gdy dłużnik próbuje np. przenieść wyłudzony majątek na inne osoby).

Tu również, w ramach szeroko rozumianej prewencji oraz wspierania uczciwych zachowań naszych partnerów, właściwe jak sądzę byłoby informowanie ich z góry o naszych zasadach i procedurach postępowania z dłużnikami – naturalnie w tym tylko zakresie, w jakim jest to niezbędne dla pokazania, jakie wartości i postawy z ich strony będziemy wspierać, a czego tolerować nie zamierzamy.

Rozmawiał Adam Studziński