Usługowe prowadzenie ksiąg rachunkowych
Jakie obowiązki, bariery i koszty wiążą się z rozpoczęciem przez spółkę działalności dodatkowej polegającej na świadczeniu usług księgowych na rzecz innych podmiotów?
W pewnym momencie działalności spółki jej kadra zarządzająca może stwierdzić, że świadczenie usług księgowych na rzecz innych podmiotów mogłoby stanowić dodatkowe, poboczne źródło dochodu spółki. Powstaje wówczas pytanie, czy aby móc skutecznie prowadzić działalność rachunkowo-księgową, nowy przedmiot działalności powinien zostać wpisany do umowy spółki, a następnie do Krajowego Rejestru Sądowego.
Z punktu widzenia bezpieczeństwa obrotu gospodarczego oraz prawa podatkowego brak odpowiedniego zapisu w umowie spółki oraz wpisu w rejestrze przedsiębiorców KRS nie będzie powodował negatywnych skutków prawnych dla spółki lub podmiotów, dla których spółka będzie świadczyć te usługi. Jeśli umowa o świadczenie usług pozostanie ważna pomimo nieuwzględnienia świadczenia usług tego rodzaju w przedmiocie działalności spółki, wykonywanie umowy o świadczenie usług księgowych będzie wywoływało skutki prawne także na gruncie podatkowym. W szczególności usługi będą podlegały VAT, a strony takiej umowy będą uprawnione do rozliczenia podatku od towarów i usług związanego ze świadczeniem przez spółkę usług księgowych. Podobnie, na gruncie podatku dochodowego, nabywca usług księgowych świadczonych przez spółkę będzie mógł zaliczyć poniesione na nie wydatki do kosztów uzyskania przychodu.
Należy jednak zwrócić uwagę, że niezgodność rzeczywistego przedmiotu działalności spółki z treścią umowy spółki i wpisem w rejestrze przedsiębiorców KRS może skutkować odpowiedzialnością członków zarządu wobec spółki za podejmowanie działań sprzecznych z postanowieniami umowy spółki. Wobec powyższego pierwszą czynnością, jaką spółka powinna podjąć przed rozpoczęciem nowej działalności, powinno być dokonanie stosownej zmiany umowy spółki. Oczywiście spowoduje to również powstanie pierwszych kosztów po stronie spółki, tj. opłat notarialnych, sądowych oraz skarbowych.
Sama zmiana umowy spółki nie pozwoli jeszcze spółce na prowadzenie nowej działalności. Zgodnie z ustawą o rachunkowości usługowe prowadzenie ksiąg rachunkowych, obejmujące w szczególności świadczenie usług polegających na prowadzeniu ksiąg rachunkowych, ksiąg podatkowych i innych ewidencji podatkowych oraz sporządzanie zeznań i deklaracji podatkowych, musi być wykonywane przez osoby uprawnione do wykonywania czynności z zakresu usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych, tj. przez osoby posiadające certyfikat księgowy, osoby wpisane do rejestru biegłych rewidentów lub na listę doradców podatkowych. W związku z powyższym kolejnym etapem i kosztem na drodze do świadczenia nowych usług będzie zatrudnienie osoby posiadającej odpowiednie uprawnienia.
Ostatnim obowiązkiem spółki będzie zawarcie umowy ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej za szkody wyrządzone w związku z usługowym prowadzeniem ksiąg rachunkowych. Spółka powinna zawrzeć stosowną umowę ubezpieczenia OC najpóźniej na dzień przed dniem rozpoczęcia wykonywania działalności.
Minimalna suma gwarancyjna ubezpieczenia OC, w odniesieniu do jednego zdarzenia, którego skutki są objęte umową ubezpieczenia OC, zależna jest od przedmiotu działalności przedsiębiorców uprawnionych do wykonywania czynności z zakresu usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych oraz czynności doradztwa podatkowego i wynosi równowartość w złotych:
- 15 000 euro – jeżeli przedmiotem działalności jest wykonywanie czynności z zakresu usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych i czynności doradztwa podatkowego;
- 10 000 euro – jeżeli przedmiotem działalności jest wyłącznie wykonywanie czynności z zakresu usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych;
- 5 000 euro – jeżeli przedmiotem działalności jest wyłącznie wykonywanie czynności doradztwa podatkowego.
Spółka świadcząca usługi księgowe może ponosić odpowiedzialność, jeżeli wykonuje taką działalność za pośrednictwem osób nieposiadających wymaganych uprawnień lub bez zawarcia umowy ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej za wyrządzone szkody w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych i wykonywania czynności doradztwa podatkowego.
Osoba fizyczna prowadząca księgi w spółce zajmującej się usługowym prowadzeniem ksiąg rachunkowych może ponosić odpowiedzialność karną skarbową w przypadku nieprowadzenia dokumentacji, jak też z tytułu prowadzenia ksiąg w sposób nierzetelny, czyli niezgodny z rzeczywistością lub wadliwy, a więc niezgodny z prawem, jeżeli działania te mają charakter umyślny. Kodeks karny skarbowy nie uzależnia w tym przypadku poniesienia odpowiedzialności od faktu wystąpienia szkody.
Oprócz odpowiedzialności osób bezpośrednio świadczących usługi księgowe, spółka może również ponosić odpowiedzialność wynikającą z przepisów Kodeksu cywilnego. Nabywca usług księgowych, który z winy spółki poniósłby sankcję karną lub administracyjną, np. z tytułu zaległości podatkowych, może bowiem wystąpić na drogę powództwa cywilnego i dochodzić odszkodowania na zasadach ogólnych odpowiedzialności kontraktowej.
Spółka świadcząca usługi księgowe może zostać zobowiązana do naprawienia szkody wyrządzonej nabywcy usługi wskutek niewykonania lub niewłaściwego wykonania umowy zawartej o usługowe prowadzenie ksiąg rachunkowych. Klient bowiem jako podatnik odpowiada za swoje zobowiązania, w tym podatkowe, mimo powierzenia prowadzenia ksiąg biuru rachunkowemu. Jeżeli zatem niewłaściwe wywiązywanie się biura z zawartej umowy naraziło go na szkodę, może na podstawie prawa cywilnego dochodzić odszkodowania przed sądem powszechnym.
Aldona Leszczyńska-Mikulska, Zespół Podatkowy kancelarii Wardyński i Wspólnicy
Łukasz Śliwiński, Zespół Prawa Korporacyjnego, Restrukturyzacji Spółek i Kontraktów Handlowych kancelarii Wardyński i Wspólnicy
