Restrukturyzację warto zacząć od przeglądu śledczego | Co do zasady

Przegląd śledczy przeprowadzony na początku procesu restrukturyzacji pozwala szybko wykryć nieprawidłowości i podjąć właściwe działania naprawcze. Rozmowa z Dominiką Stępińską-Duch z kancelarii Wardyński i Wspólnicy oraz Marcinem Klimczakiem z PwC.

Redakcja: Co ma przegląd śledczy do restrukturyzacji?

Marcin Klimczak, dyrektor w zespole ds. przestępczości gospodarczej w PwC: Cele obu tych procesów są w dużym stopniu zbieżne. Restrukturyzacja służy odcięciu nierentownej części przedsiębiorstwa. A źródłem tej nieefektywności często są nadużycia i nieprawidłowości, których wykryciu służy właśnie przegląd śledczy. Dlatego przegląd śledczy może być swoistym bilansem otwarcia, który daje odpowiedź na wiele pytań istotnych z punktu widzenia restrukturyzacji. Przeprowadzając go na początku, uzyskujemy efekt synergii, oszczędzamy czas i koszty. Właściwie nie powinno się rozpoczynać restrukturyzacji bez wstępnego przeglądu śledczego.

Jak częste są nadużycia gospodarcze w Polsce?

MK: W przeprowadzonym przez PwC badaniu przestępczości gospodarczej co druga firma przyznała, że pada ofiarą nadużyć. Oznacza to tyle, że zdołała wykryć nieprawidłowości i była gotowa o nich powiedzieć. Skala zjawiska tak naprawdę jest znacznie większa. Prawdopodobnie ofiarą mniejszych lub większych nadużyć pada prawie każda firma w Polsce.

Zgodnie z naszym badaniem co piąta firma w Polsce traci wskutek nadużyć ponad 15 mln złotych rocznie, co trzecia – ponad 3 mln zł roczne. Co najistotniejsze, 22% nadużyć wykrywa się przez przypadek. Nie dzięki whistleblowerom, mechanizmom czy procedurom, ale właśnie w trakcie restrukturyzacji czy audytu finansowego.

Kiedy warto pomyśleć o przeglądzie śledczym?

Dominika Stępińska-Duch: Właściwie za każdym razem, gdy dochodzi do nabycia albo restrukturyzacji przedsiębiorstwa. Powinien on być integralną częścią audytu, który jest przeprowadzany każdorazowo przy nabyciu bądź restrukturyzacji. Oczywiście na początku mogą odstraszać koszty, ale potencjalne oszczędności mogą być znacznie większe.

MK: Elementy audytu śledczego mogą w wielu przypadkach uzupełnić albo wręcz zastąpić elementy procesu restrukturyzacji. Zaczynając od audytu śledczego, dostajemy wskazówki, jak należy restrukturyzować i czym się zająć w pierwszej kolejności. Taki audyt jest w stanie od razu zidentyfikować nieuczciwych pracowników i partnerów biznesowych, zawyżone bądź fikcyjne koszty.

Kto zwykle dopuszcza się naruszeń w spółce?

MK: W Polsce najczęściej jest to wyższa kadra menedżerska. Ponad 50% nadużyć identyfikowanych w polskich firmach popełniają menedżerowie, najczęściej mężczyźni w wieku 35-45 lat z wykształceniem wyższym, którzy pracują w firmie powyżej 8 lat.

DSD: Czują się wystarczająco pewni, znają mechanizmy, a jednocześnie odczuwają pewien poziom zniechęcenia, który powoduje utratę solidarności z firmą i przedłożenie swojego partykularnego interesu nad interes przedsiębiorstwa.

Czy podejrzewając kogoś o nieuczciwość, nie lepiej od razu skierować sprawę do prokuratury?

DSD: Składając zawiadomienie o popełnieniu przestępstwa, wypuszczamy sprawę z rąk. A dla prokuratora nadrzędnym dobrem jest dobro śledztwa, nie dobro przedsiębiorstwa czy inwestora. Natomiast dopóki działamy w ramach przeglądu śledczego czy postępowania wewnętrznego, jesteśmy w stanie panować nad uzyskiwanymi informacjami i nad przepływem tych informacji. Jeżeli przegląd śledczy odbywa się we współpracy prawników i firmy forensicowej, informacje takie są objęte tajemnicą adwokacką i nie mamy obowiązku ich ujawniać na zewnątrz.

Przegląd śledczy jest biznesowo bardziej efektywny. Pozwala szybko zidentyfikować nadużycia oraz szybko i sprawnie podjąć działania służące uzdrowieniu przedsiębiorstwa. Ewentualne działania karne, prokuratorskie są potencjalnym elementem wtórnym.

Jakie naruszenia są najczęstsze?

MK: Te same, które są analizowane w kontekście restrukturyzacji, czyli dotyczące wszelkich aktywów firmy: kradzież aktywów, wyprowadzanie majątku, zawieranie nieprawidłowych umów, preferencyjne traktowanie kontrahentów i dostawców, zawyżone wartości usług czy kupowanych towarów, fikcyjne usługi zlecane na zewnątrz, korupcja.

Jakie firmy powinny rozważyć taki audyt?

MK: Nie ma firm odpornych na nadużycia.

DSD: Dotyczy to także firm z branż regulowanych. Za nadużycia odpowiedzialni są ludzie, a ludzie są wszędzie tacy sami.

MK: Oczywiście w różnych branżach różne nadużycia są częstsze, ale nie można sprowadzać zagrożeń do konkretnych branż, np. budowlanej. Audyty śledcze robimy w firmach z każdej branży.

Zdarzyło się Państwu przeprowadzić audyt, który nic nie wykrył?

MK: To ciekawe, ale nie. Zawsze coś się znajdzie.

DSD: To mogą być niewielkie naruszenia, które nie kwalifikują się do wszczęcia postępowania, ale odstępstwa od procedur i nadużycia są zawsze.

MK: Jeśli nawet klient ze względów reputacyjnych czy biznesowych nie jest zainteresowany złożeniem zawiadomienia o popełnieniu przestępstwa, to skutkiem są co najmniej zmiany wewnętrznych procesów i procedur, szkolenia, zmiany kadrowe czy zmiana podejścia do tematyki compliance. Ale nie ma takich projektów, w których nie znaleźlibyśmy wystarczających przesłanek, żeby zmienić zasady panujące w firmie.

DSD: Zwłaszcza jeśli zasady te wynikają z jakichś historycznych zaszłości i są pokłosiem pierwszych lat po transformacji. W firmach, które od lat funkcjonują w określony sposób, trudno jest czasem wytłumaczyć pracownikom, że pewne rzeczy są nadużyciami. To jest kwestia mentalności i innego sposobu myślenia. Elementem procesu śledczego są wówczas rozmowy z pracownikami, działania na granicy prawa i psychologii.

Jak przebiega taki audyt?

DSD: Działania podejmowane są na dwóch płaszczyznach. My, prawnicy skupiamy się na analizie dokumentów i na wywiadach. Dlatego przy audytach śledczych pracują zwykle prawnicy mający korzenie karnistyczne, którzy potrafią przesłuchiwać świadków czy identyfikować dowody. Mechanizmy działania są podobne do tych stosowanych w procesie karnym. Ale to nie oznacza, że przegląd śledczy musi prowadzić do zawiadomienia o popełnieniu przestępstwa. To częste nieporozumienie.

MK: Najczęściej zaczynamy proces śledczy od identyfikacji kluczowych osób, które mogą wiedzieć o nieprawidłowościach albo być ich sprawcami. Drugim elementem jest zabezpieczenie danych, które mogą być istotne z punktu widzenia procesu wykrywczego. Chodzi zarówno o dane finansowe, jak i o wszelkie nośniki danych: komputery, pendrive’y, smartfony.

Kolejnym elementem jest analiza kluczowych procesów. Trzeba zrozumieć, jakie procesy są dla przedsiębiorstwa kluczowe, w których procesach są luki mogące być wykorzystywane do nadużyć. Coraz istotniejszym elementem procesów śledczych jest też śledcza analiza dużych zbiorów danych. Porównuje się duże ilości danych i wyciąga się wnioski z anomalii.

Mieliśmy taki przykład w branży hotelowej. Porównywaliśmy rezerwacje pokoi hotelowych z ich obłożeniem. Okazało się, że jeden z pokoi nigdy nie jest rezerwowany, ale zawsze jest obłożony. Jeden z pracowników zrobił sobie z tego apartamentu prywatne mieszkanie.

Robiliśmy też audyt dla inwestora w branży budowlanej. Generalny wykonawca zarzekał się, że na budowie pracuje codziennie 200-250 osób. Ponieważ budowa była już opóźniona, inwestor chciał dowodu, że tak rzeczywiście jest. Zweryfikowaliśmy system dostępu na budowę i oczywiście okazało się, że pracujących na budowie jest mniej.

Kolejnym ważnym elementem procesu śledczego jest analiza publicznych źródeł informacji, pozwalająca znaleźć powiązania np. między pracownikami a partnerami biznesowymi. W jednej z badanych firm okazało się, że pracownik magazynu jest jednocześnie właścicielem firmy transportowej i jako ta firma dostarcza usługi transportowe własnemu pracodawcy, zresztą w godzinach pracy.

Czy przegląd śledczy nie paraliżuje działalności firmy?

MK: Staramy się w jak najmniejszym stopniu ingerować w bieżącą działalność firmy, ale oczywiście nie jest tak, że można wpuścić kogoś z zewnątrz i myśleć, że nikt i nic nie ucierpi. Jednak dzięki wieloletniemu doświadczeniu wiemy, jak to zminimalizować.

DSD: Każdy proces śledczy poprzedza wiele godzin spotkań, analiz, mapowania procesów.

MK: Oczywiście na życzenie klienta możemy wkroczyć do firmy od razu. Ale najczęściej najpierw się do tego przygotowujemy. Gdy już wkroczymy, jesteśmy w stanie w jeden dzień zabezpieczyć wszystkie dowody i nośniki, które mogą nam być potrzebne.

DSD: Nie naruszając jednocześnie prywatności pracowników, to jest szalenie ważne. Zabezpieczeniem nośników danych, które służą jednocześnie do celów prywatnych i służbowych, muszą się zająć profesjonaliści korzystający z profesjonalnych narzędzi.

Ale rozumiem, że oryginały tych nośników zostają na moment zatrzymane?

MK: Tak, ale to jest dosłownie moment, nieodczuwalny w skali działalności firmy. To jest parę godzin i zawsze można to zrobić przez weekend czy przez noc.

Czyli to jest mniej uciążliwe niż w przypadku wkroczenia prokuratury?

DSD: Nie ma w ogóle porównania. Wkroczenie prokuratora paraliżuje pracę firmy niezależnie od tego, jak perfekcyjnie się do tego przygotujemy. Teoretycznie prokurator powinien umożliwić zrobienie kopii serwerów. Tymczasem prokurator zabezpiecza oryginały i często ich nie oddaje. Wydaje postanowienie, na które wprawdzie przysługuje zażalenie, ale zanim sąd je rozpozna, czas mija, a firma stoi. Do tego pracownicy często nie mają odruchu kserowania i wydają wszystkie dokumenty w oryginałach, w tym dokumenty księgowe, całą korespondencję, i firma nie może funkcjonować.

MK: Organy ścigania najczęściej siedzą w firmie kilka dni i nocy, spisując i protokołując wszystkie dokumenty. Zabiera to mnóstwo czasu i bardzo źle wpływa na atmosferę w firmie. My wchodzimy, skanujemy te same dokumenty do wersji elektronicznej i wychodzimy.

DSD: Mało tego, staramy się nie ingerować szerzej, aniżeli jest to konieczne, w strukturę firmy. Jesteśmy np. w stanie przeprowadzić spotkanie z całą kadrą menedżerską, nie ingerując w pracę ludzi na niższych szczeblach. A wejście prokuratora często odbywa się w sposób całkowicie niekontrolowany dla osób zarządzających firmą.

Ile trwa taki projekt?

MK: To zależy od potrzeb klienta. Ostatnio przeprowadziliśmy przegląd w 2,5 tygodnia, choć normalnie powinien trwać 2 miesiące. Ale pracowaliśmy przez 24 godziny na dobę, a zespół składał się z ok. 15 osób. Klient chciał bardzo szybko podjąć decyzje biznesowe, wymienić kadrę menedżerską i wejść w nowy sezon produkcyjny z określonymi wnioskami.

Jak wynika z Państwa doświadczeń: ile czasu trwają naruszenia, nim zostaną wykryte?

DSD: Mogą trwać latami. Zwłaszcza w mniejszych ośrodkach, gdzie wszyscy się znają i pewne procesy przestały być postrzegane jako nadużycia, tylko jako norma. Inaczej jest w spółkach, które przeszły już pierwszą restrukturyzację po transformacji. Ale to mogą być lata.

Czy zawsze da się uzdrowić badaną spółkę, czy może się okazać, że jest już za późno?

DSD: Jeśli jest wola odcięcia tego, co jest chore i zepsute, to można to zrobić. A przegląd śledczy jest prawdopodobnie jedynym narzędziem pozwalającym na pełną identyfikację nadużyć.

MK: To trochę tak jak z gangreną. Możemy uratować życie, choć czasem za cenę amputowanej ręki albo nogi. Wszystko zależy od stopnia zaawansowania choroby. Ale różnica między spółką a ciałem ludzkim jest taka, że spółkę zawsze można uzdrowić, skupiając się na innych obszarach biznesowych, i powoli odtwarzając utracone części.

DSD: Wnioski dla klienta mogą być przykre. Czasem zlecający dowiadują się, że nadużycia popełniały osoby, do których przez wiele lat mieli zaufanie. Osoby wysoko postawione albo takie, od których zależy istotna część działalności spółki. Ich wyeliminowanie ze spółki może wręcz wydawać się niemożliwe. Skutkiem audytu mogą być więc zwolnienia, wymiana kadry menedżerskiej, rozwiązanie kontraktów z istotnymi kontrahentami.

Jakie korzyści odnosi firma decydująca się na restrukturyzację z audytem śledczym?

MK: Przede wszystkim identyfikuje i eliminuje nieprawidłowości. Pozbywa się przewartościowanych albo fikcyjnych kosztów. W czasie audytu zawsze identyfikujemy dostawców, którym przepłacamy, albo umowy, o których nikt już nie pamięta, a które wciąż generują koszty. Firma pozbywa się nieuczciwych pracowników, którzy nie dość, że sami szkodzą, to jeszcze mają zły wpływ na innych. Pozbywa się nieuczciwych partnerów biznesowych, np. dostawców zawyżających ceny. Może też podjąć decyzje biznesowe co do nowych rynków, bo takie postępowania często są transgraniczne. Korzyścią dla klienta jest też czas. Wiele decyzji biznesowych można podjąć znacznie szybciej.

Ogromną zaletą audytu śledczego jest to, że jest on robiony z myślą o dobru klienta. Jeśli wykryty problem nie jest duży, nie doradzamy kroków, wskutek których firma musiałaby się wycofać z lukratywnego rynku albo pogorszyć sobie relacje z dostawcą czy klientem. Jesteśmy w stanie tak doradzić klientowi, żeby zażegnać problem, ale nie wylewać dziecka z kąpielą.

Rozmawiała Justyna Zandberg-Malec