Prawo kontroli wspólnika w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością | Co do zasady

Wspólnikowi spółki z ograniczoną odpowiedzialnością przysługuje indywidualne prawo kontroli regulowane w art. 212 Kodeksu spółek handlowych. Prawo kontroli służy każdemu ze wspólników, jednak z oczywistych względów ma ono szczególne znaczenie dla wspólników mniejszościowych, których siła głosów na zgromadzeniu wspólników nie pozwala realnie kształtować składu zarządu spółki. Niemniej jednak prawo kontroli może być cennym narzędziem także dla wspólników większościowych, zwłaszcza jeśli zarządzanie spółką powierzono profesjonalnym menedżerom powołanym do zarządu spółki, a wspólnicy większościowi nie mają w zarządzie swoich przedstawicieli.

Indywidualne prawo kontroli wspólnika spółki z ograniczoną odpowiedzialnością może być wyłączone lub ograniczone tylko i wyłącznie mocą umowy spółki i tylko jeżeli w spółce ustanowiono radę nadzorczą lub komisję rewizyjną, które to organy mają za zadanie wykonywać prawo kontroli kolegialnie w przedstawicielstwie wspólników.

Kodeksowa regulacja dotycząca indywidualnego prawa kontroli gwarantuje wspólnikowi uprawnionemu możliwość przeglądania w każdym czasie ksiąg i dokumentów spółki, sporządzania bilansu oraz żądania wyjaśnień od zarządu. W praktyce wykonywanie indywidualnego prawa kontroli przez wspólnika odbywa się w ten sposób, że uprawniony kieruje do zarządu spółki pismo, w którym wskazuje zamierzony sposób i zakres wykonywania prawa kontroli, a także termin, w jakim planuje wykonanie prawa kontroli.

Wobec braku szczegółowej regulacji kodeksowej w tym zakresie, w przypadku braku odmiennych ustaleń pomiędzy wspólnikiem wykonującym prawo kontroli a zarządem spółki, co do zasady żądane dokumenty lub księgi spółki, jak również dokumenty pozwalające wspólnikowi na sporządzenie bilansu, powinny być udostępnione wspólnikowi do wglądu w pomieszczeniach biurowych w siedzibie spółki. Ustawa nie gwarantuje wspólnikowi prawa wykonywania kopii dokumentów i ksiąg spółki, a zatem możliwość wykonania zdjęć lub kserokopii tychże dokumentów będzie zależała od zgody zarządu. Odmowa umożliwienia wykonania kopii przez zarząd zasadniczo nie może być utożsamiana z odmową wykonania prawa kontroli przez wspólnika.

Jeżeli chodzi o czas wykonywania prawa kontroli przez wspólnika, to wobec braku wyraźnej regulacji ustawowej powinien on zostać uzgodniony pomiędzy uprawnionym a zarządem spółki. Czas wykonywania prawa kontroli powinien być odpowiedni, tj. spółka powinna mieć czas na skompletowanie i przygotowanie żądanych dokumentów, ale jednocześnie powinny być one udostępnione wystarczająco długo, aby wspólnik miał realną możliwość zapoznania się z nimi. Przyjmuje się, że dokumenty powinny być dostępne w zwyczajowo przyjętych godzinach pracy biura spółki. Biorąc pod uwagę, że uzgodnienie z zarządem ram czasowych udostępnienia dokumentów i ksiąg spółki może napotykać trudności, wspólnik może zakreślić zarządowi odpowiedni termin na udostępnienie żądanych dokumentów, po którego bezskutecznym upływie wspólnik może domniemywać, że nastąpiła wobec niego odmowa wykonania prawa kontroli.

Kodeks nie zawiera też szczegółowej regulacji odnośnie do sposobu udzielenia obowiązkowych wyjaśnień przez zarząd w ramach wykonywania prawa kontroli przez wspólnika. Zasadniczo przyjmuje się, że wyjaśnienia powinny zostać udzielone co najmniej w formie ustnej. Jednakże nie ma przeszkód, aby zarząd udzielił wyczerpujących wyjaśnień lub odpowiedzi na konkretne pytania wspólnika na piśmie lub w inaczej utrwalonej formie, co może być objęte żądaniem wspólnika wykonującego prawo kontroli. Od indywidualnego przypadku będzie zależała ocena, czy odmowa udzielenia przez zarząd wyjaśnień na piśmie może być traktowana jako odmowa wykonania prawa kontroli, czy też tylko jako uprawnione określenie przez zarząd formy udzielenia wyjaśnień.

Wspólnik może wykonywać prawo kontroli wraz z upoważnioną przez siebie osobą. Kodeks nie określa, kto dokładnie może pełnić rolę osoby upoważnionej. Nie powinno budzić jednak wątpliwości, że osobą upoważnioną przez wspólnika wykonującego prawo kontroli może być jego profesjonalny pełnomocnik, doradca finansowy lub biegły rewident. Od uzgodnienia pomiędzy wspólnikiem wykonującym prawo kontroli a zarządem spółki będzie zależało, czy wspólnik będzie mógł korzystać jednocześnie ze wsparcia jednej tylko osoby upoważnionej czy też kilku takich osób. Gdyby prawo kontroli było wykonywane przez kilka dni z uwagi na znaczny zakres badanego materiału, to zasadne się wydaje, aby wspólnik miał prawo upoważniać różne osoby, tak aby np. pierwszego dnia przeglądać dokumenty spółki z doradcą prawnym, a w kolejnych dniach z doradcą finansowym.

Odmowa wykonania prawa kontroli wobec wspólnika przez zarząd może być uzasadniona tylko i wyłącznie uzasadnioną obawą, że wspólnik wykorzysta uzyskane informacje w celach sprzecznych z interesem spółki i jednocześnie wyrządzi przez to spółce znaczną szkodę. Powyższe oznacza, że nie istnieje zamknięty katalog przypadków uprawniających zarząd do odmowy udostępnienia wspólnikowi dokumentów i ksiąg spółki (względnie wyjaśnień zarządu). Dość zgodnie wskazuje się, że uzasadnionym powodem odmowy wykonania prawa kontroli może być zajmowanie się przez wspólnika interesami konkurencyjnymi wobec spółki, działanie przez wspólnika na szkodę spółki w przeszłości lub zasiadanie w organach spółek będących konkurentami rynkowymi spółki, jeżeli oczywiście zachodzi równoczesne ryzyko wyrządzenia spółce znacznej szkody.

W przypadku odmowy udzielenia wspólnikowi dokumentów spółki lub wyjaśnień o sprawach spółki wspólnik domagający się wykonania prawa kontroli może żądać poddania kwestii wykonywania przez niego prawa kontroli rozstrzygnięciu przez zgromadzenie wspólników spółki. Odpowiednia uchwała zgromadzenia wspólników powinna być powzięta w terminie miesiąca od dnia zgłoszenia żądania. Pozytywna dla wspólnika wykonującego prawo kontroli decyzja zgromadzenia wspólników jest wiążąca dla zarządu. Brak decyzji zgromadzenia wspólników we wskazanym terminie – czy to na skutek niezajęcia się tą sprawą przez zgromadzenie wspólników, czy to na skutek nieodbycia się w ogóle w tym terminie zgromadzenia wspólników – poczytywane jest za odmowę wykonania wspólnikowi prawa kontroli.

W przypadku negatywnej dla wspólnika decyzji zgromadzenia wspólników wspólnik domagający się wykonania prawa kontroli może złożyć wniosek do sądu rejestrowego właściwego dla siedziby spółki o zobowiązanie zarządu do udzielenia wyjaśnień lub udostępnienie do wglądu dokumentów bądź ksiąg spółki. Wniosek należy złożyć w terminie siedmiu dni od dnia otrzymania zawiadomienia o uchwale zgromadzenia wspólników zawierającej decyzję odmowną odnośnie do wykonania prawa kontroli przez wspólnika lub od chwili bezskutecznego upływu wyżej wskazanego miesięcznego terminu na podjęcie uchwały wspólników w tej sprawie.

Piotr Wcisło, adwokat, praktyka transakcji i prawa korporacyjnego kancelarii Wardyński i Wspólnicy