Prawo holdingowe – czy zwiększy efektywność rad nadzorczych? | Co do zasady

Ustawa zmieniająca Kodeks spółek handlowych, która wejdzie w życie 13 października 2022 r., określa nie tylko zasady funkcjonowania sformalizowanych grup spółek, ale również modyfikuje niektóre zasady działania organów spółek kapitałowych, w tym rad nadzorczych. Pojawia się pytanie, czy zmiana przepisów wpłynie pozytywnie na funkcjonowanie organu nadzoru.

Głównym zadaniem rady nadzorczej jest pełnienie funkcji kontrolnych w spółce we wszystkich dziedzinach jej działalności. W przypadku spółki z ograniczoną odpowiedzialnością oraz prostej spółki akcyjnej rada nadzorcza jest co do zasady organem fakultatywnym. Obowiązek jej ustanowienia w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością powstaje w momencie, gdy kapitał zakładowy przewyższa 500 000 PLN, a wspólników jest więcej niż 25, zaś w przypadku prostej spółki akcyjnej taki organ w żadnym wypadku nie jest wymagany. Odmiennie kształtuje się uregulowanie rady nadzorczej w spółce akcyjnej, gdzie organ ten jest obligatoryjny i pełni szczególną rolę z uwagi na to, że prawo indywidualnej kontroli spraw spółki akcyjnej przez jej akcjonariuszy jest mocno ograniczone (akcjonariusze mają ograniczone prawo do informacji o sprawach spółki).

Prawo do żądania przekazania informacji, dokumentów, sprawozdań

Aby zapewnić radzie nadzorczej lepszą kontrolę, ustawodawca doprecyzował uprawnienia rady nadzorczej do uzyskiwania informacji o spółce. Dotychczas rada nadzorcza mogła badać wszystkie dokumenty spółki, żądać od zarządu i pracowników wyjaśnień, a także dokonywać rewizji stanu majątku spółki. Od dnia wejścia w życie ustawy rozszerzony zostanie katalog osób zobowiązanych do udzielenia informacji radzie nadzorczej. Rada będzie mogła żądać od zarządu, prokurentów, osób wykonujących pracę na rzecz spółki na podstawie umowy o pracę, a także na podstawie innych umów cywilnoprawnych informacji, dokumentów, sprawozdań lub wyjaśnień dotyczących spółki, przy czym wskazane uprawnienie dotyczyć będzie również posiadanych informacji, sprawozdań czy wyjaśnień dotyczących spółek zależnych oraz powiązanych.

Co ważne, dla zagwarantowania efektywności wprowadzanych uprawnień ustawodawca wyznaczył również termin, w którym żądanie powinno być zrealizowane. Organ lub osoba obowiązana przez radę nadzorczą zobligowana będzie przekazać wskazane informacje niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie dwóch tygodni od dnia zgłoszenia żądania, chyba że w żądaniu rady nadzorczej określono dłuższy termin.

Nieprzekazanie informacji, dokumentów, sprawozdań lub wyjaśnień w terminie bądź przekazanie ich niezgodnie ze stanem faktycznym lub zatajenie danych wpływających na treść przekazywanych informacji, dokumentów, sprawozdań lub wyjaśnień podlegać będzie grzywnie nie niższej niż 20 000 zł i nie wyższej niż 50 000 zł albo karze ograniczenia wolności. Jeżeli sprawca będzie działać nieumyślnie, podlegać będzie grzywnie nie niższej niż 6000 zł i nie wyższej niż 20 000 zł.

Doradca rady nadzorczej

Kolejnym nowym uprawnieniem rady nadzorczej będzie możliwość wspierania swoich prac za pomocą doradcy. Rolą wybranego doradcy będzie zbadanie określonej sprawy dotyczącej działalności spółki lub jej majątku lub przygotowanie określonych analiz oraz opinii. Koszty usług świadczonych przed doradcę będą pokrywane przez spółkę, zaś rolą zarządu będzie zapewnienie doradcy dostępu do dokumentów spółki oraz udzielenie mu żądanych informacji. Z uwagi na potencjalnie szeroki dostęp do informacji na temat spółki doradca rady nadzorczej – w tym również osoba fizyczna wykonująca czynności w jego imieniu lub na jego rzecz – będą obowiązani zachować w tajemnicy wszystkie niemające publicznego charakteru informacje i dokumenty otrzymane od spółki. Powyższy obowiązek zachowania tajemnicy nie będzie ograniczony w czasie.

Wybór doradcy rady nadzorczej następował będzie przez podjęcie przez radę nadzorczą uchwały w tej sprawie. Podkreślić należy, że wybór doradcy rady nadzorczej w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością będzie możliwy tylko wtedy, jeżeli umowa spółki tak stanowi. Natomiast w przypadku spółki akcyjnej oraz prostej spółki akcyjnej uprawnienie do jego wyboru wynikać będzie wprost z przepisów prawa i nie będą konieczne w tym zakresie odrębne uregulowania odpowiednio w statucie lub umowie spółki. W umowie między spółką a doradcą spółka będzie reprezentowana przez radę nadzorczą. W statucie spółki akcyjnej lub umowie prostej spółki akcyjnej będzie można wyłączyć albo ograniczyć prawo rady nadzorczej do zawierania umów z doradcą rady nadzorczej, w szczególności przez upoważnienie walnego zgromadzenia do określenia maksymalnego łącznego kosztu wynagrodzenia wszystkich doradców rady nadzorczej, który spółka może ponieść w trakcie roku obrotowego.

Nowelizacja ustawy wprowadzi również sankcję za doprowadzenie do tego, że zarząd nie zapewni doradcy rady nadzorczej dostępu do dokumentów, nie udzieli mu żądanych informacji, przekaże je niezgodne ze stanem faktycznym lub zatai dane wpływające w istotny sposób na treść tych informacji lub dokumentów. Wskazany czyn podlegać będzie grzywnie nie niższej niż 20 000 zł i nie wyższej niż 50 000 zł albo karze ograniczenia wolności. Jeżeli sprawca będzie działać nieumyślnie, podlegać będzie grzywnie nie niższej niż 6000 zł i nie wyższej niż 20 000 zł.

Komitet rady nadzorczej

W nowelizacji ustawy uregulowano również instytucję komitetu rady nadzorczej w spółce akcyjnej oraz spółce z ograniczoną odpowiedzialnością. Zgodnie z nowymi uprawnieniami rada nadzorcza we wskazanych spółkach będzie mogła ustanowić doraźny lub stały komitet składający się z członków rady nadzorczej. Rolą komitetu będzie pełnienie określonych czynności nadzorczych nad działalnością spółki. Ustanowienie komitetu rady nadzorczej nie zwolni jednak członków rady nadzorczej z odpowiedzialności za sprawowanie pełnego nadzoru nad działalnością spółki. Rada nadzorcza spółki akcyjnej będzie mogła delegować również poszczególnych członków do samodzielnego pełnienia określonych czynności nadzorczych. Komitet rady nadzorczej spółki akcyjnej lub wspomniany wyżej delegowany członek rady nadzorczej powinni co najmniej raz w każdym kwartale roku obrotowego udzielać radzie nadzorczej informacji o podejmowanych czynnościach oraz ich wynikach. Takiego obowiązku nie będzie miał komitet rady nadzorczej w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością.

Posiedzenia rady nadzorczej w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością oraz spółce akcyjnej

Wchodzące w życie przepisy zmienią również zasady pracy na posiedzeniach rad nadzorczych w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością oraz spółce akcyjnej. Ustawodawca postanowił doprecyzować regulacje dotyczące prac rad nadzorczych, a w szczególności zaakcentować rolę przewodniczącego rady. Obowiązek zwołania posiedzenia rady nadzorczej spoczywać będzie na przewodniczącym rady. W zaproszeniu na posiedzenie rady nadzorczej poza oznaczeniem daty, godziny, miejsca posiedzenia oraz proponowanego porządku obrad należy wskazać sposób wykorzystania środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość, przy czym umowa spółki lub statut może określać inny sposób zwołania posiedzenia rady nadzorczej. Zarządowi lub członkom rady nadzorczej przysługiwać będzie prawo żądania zwołania posiedzenia rady nadzorczej, zaś przewodniczący rady nadzorczej będzie zobowiązany do zwołania posiedzenia z porządkiem obrad zgodnym z żądaniem zarządu lub członka rady nadzorczej.

Posiedzenie rady nadzorczej powinno odbyć się nie później niż w terminie dwóch tygodni od dnia otrzymania żądania. Jeśli przewodniczący rady nadzorczej zaniecha wykonania tego obowiązku, uprawnienie do zwołania posiedzenia przysługiwać będzie występującemu z żądaniem zarządowi lub członkowi rady nadzorczej. Rada nadzorcza będzie mogła odbywać posiedzenia również bez formalnego zwołania, jeżeli wszyscy członkowie wyrażą na to zgodę oraz nie zgłoszą sprzeciwu dotyczącego wniesienia poszczególnych spraw do porządku obrad.

Posiedzenia rady nadzorczej należało będzie zwoływać w miarę potrzeb, jednak nie rzadziej niż raz na kwartał.

Protokół z posiedzenia rady nadzorczej

Ustawodawca postanowił również doprecyzować treść protokołu z posiedzeń rad nadzorczych. W dotychczas obowiązującym stanie prawnym protokół z posiedzenia rady nadzorczej spółki z ograniczoną odpowiedzialnością nie musiał zawierać określonych elementów. Od dnia wejścia w życie ustawy protokół z posiedzenia rady nadzorczej spółki z ograniczoną odpowiedzialnością powinien zawierać te same elementy co protokół zarządu, tj.:

• porządek obrad, imiona i nazwiska obecnych członków rady nadzorczej i liczbę głosów oddanych na poszczególne uchwały, oraz
• zdanie odrębne zgłoszone przez członka rady nadzorczej wraz z jego ewentualnym umotywowaniem.

Do podpisania protokołu zobowiązany będzie co najmniej członek rady nadzorczej prowadzący posiedzenie lub zarządzający głosowanie, chyba że umowa spółki lub regulamin rady nadzorczej będą stanowić inaczej.

Przy okazji ustawodawca zdecydował się zmienić zakres protokołu z uchwał rady nadzorczej prostej spółki akcyjnej. Dotychczas w protokole z posiedzenia rady nadzorczej prostej spółki akcyjnej należało wymienić członków organu uczestniczących w głosowaniu oraz zawrzeć treść podjętych uchwał i wynik głosowania. Od dnia wejścia w życie ustawy w protokole z posiedzenia rady nadzorczej prostej spółki akcyjnej należało będzie zawrzeć imiona i nazwiska członków uczestniczących w głosowaniu, treść podjętych uchwał i wynik głosowania, jak również zdanie odrębne zgłoszone przez członka rady nadzorczej wraz z jego ewentualnym umotywowaniem. Inaczej niż w przypadku spółki z ograniczoną odpowiedzialnością nie jest wymagane wskazanie porządku obrad. 

W przypadku rady nadzorczej spółki akcyjnej do protokołów z posiedzeń odpowiednio znajdą zastosowanie przepisy dotyczące protokołów zarządu. W konsekwencji protokół z posiedzenia rady nadzorczej spółki akcyjnej powinien zawierać praktycznie te same elementy, które zawierać powinien protokół z posiedzenia rady nadzorczej spółki z ograniczoną odpowiedzialnością.

Sprawozdanie z działalności rady nadzorczej

Wraz z rozszerzeniem kompetencji rad nadzorczych ustawodawca nałożył na ten organ nowe obowiązki. Od dnia wejścia w życie ustawy rady nadzorcze będą zobowiązane do sporządzania i przedstawiania corocznego sprawozdania z działalności za ubiegły rok obrotowy. Autorzy nowelizacji wskazywali w uzasadnieniu, że sprawozdanie z działalności rady nadzorczej będzie pełniło analogiczną funkcję jak sprawozdanie z działalności spółki – „będzie źródłem informacji o pracy rady nadzorczej i jedną z podstaw do oceny tej pracy”. W przypadku spółki z ograniczoną odpowiedzialnością oraz prostej spółki akcyjnej zakres przekazywanych informacji będzie wynikać z praktyki przyjętej w danej spółce, w szczególności będzie zapewne zależeć od skali prowadzonej działalności oraz wymogów wspólników. W odniesieniu do spółki akcyjnej ustawodawca określił minimalną treść sprawozdania rady nadzorczej, które powinno zawierać:

• wyniki ocen sprawozdania zarządu z działalności spółki oraz sprawozdania finansowego za ubiegły rok obrotowy,
• ocenę sytuacji spółki,
• ocenę realizacji przez zarząd obowiązku udzielania radzie nadzorczej informacji,
• ocenę sposobu sporządzania lub przekazywania radzie nadzorczej przez zarząd dokumentów, sprawozdań lub wyjaśnień,
• informację o łącznym wynagrodzeniu doradców rady nadzorczej z tytułu wszystkich zleconych badań.

Rada nadzorcza w nowym wydaniu – nasza ocena

Komentowane zmiany w znaczącym zakresie zmieniają funkcję rad nadzorczych w spółkach kapitałowych, wyposażając je w nowe narzędzia sprawowania rzeczywistej funkcji kontroli poprzez szerszy zakres możliwości żądania informacji czy dokumentów oraz możliwość powoływania doradców rady. Jednocześnie nałożenie na rady nadzorcze obowiązków sprawozdawczych pozwoli właścicielom spółek mieć wgląd w prace rady nadzorczej. Wskazane uregulowanie należy ocenić pozytywnie, jednak dopiero praktyka pokaże, na ile  wpłyną one na działalność rad nadzorczych.

Wiktor Zborowski, Adam Strzelecki, praktyka transakcji i prawa korporacyjnego kancelarii Wardyński i Wspólnicy