Prawo do bycia offline. Realna ulga dla pracowników czy tylko dodatkowe obowiązki dla pracodawców? | Co do zasady

Cyfryzacja pracy niesie wiele korzyści. W wielu zawodach pracę można świadczyć z dowolnego miejsca na świecie, a w wielu branżach – pozyskiwać talenty z każdej części globu. Dla pracodawców to szansa na znaczące oszczędności, a dla pracowników  – nadzieja na równowagę między życiem zawodowym i prywatnym. Jednak powszechne korzystanie z technologii informacyjno-telekomunikacyjnych nasiliło też negatywne zjawiska w środowisku pracy lub przyczyniło się do powstania nowych. Pandemia niczym katalizator przyspieszyła ten proces.

Rewolucja technologiczna wyprowadziła pracę z czterech ścian zakładu i pozwoliła na łączność z dowolnego miejsca na świecie, w tym z miejsc zamieszkania pracowników. W połączeniu z niespotykanym wcześniej przyspieszeniem tempa życia, obiegu informacji i dostępności wszystkiego „wszędzie i na zaraz”, doprowadziło to do upowszechnienia się kultury „wiecznie osiągalnego pracownika”.

Standardem stało się oczekiwanie, że pracownik odpowie na służbowy telefon lub e-mail niezwłocznie, a najpóźniej w ciągu 24 godzin, nawet jeżeli korzysta z zasłużonego odpoczynku od pracy. „Bardziej dostępne” i responsywne osoby zaczęły być postrzegane jako bardziej zaangażowane w pracę, a nawet faworyzowane w porównaniu z pracownikami, którzy ze względów rodzinnych lub zdrowotnych nie zawsze mogą odebrać telefon lub e-mail po godzinach pracy.

Wymuszanie na zatrudnionych pracy po rozkładowych godzinach pracy jest nierzadko wynikiem nieprawidłowej organizacji pracy i budowania konkurencyjności firmy w oparciu o szybkość wykonania usługi przy jednoczesnej presji na racjonalizację kosztów.

W konsekwencji w realiach pandemicznej globalnej gospodarki pracownicy bardziej niż kiedykolwiek skarżą się na zatarcie granicy między pracą zawodową a czasem prywatnym, nieprzewidywalność godzin pracy, konieczność pracy poza uzgodnionymi godzinami (zwykle bez wynagrodzenia) i wynikające stąd negatywne skutki dla ich zdrowia fizycznego, psychicznego oraz życia prywatnego.     

W odpowiedzi na te wyzwania i związane z nimi zagrożenia dla prywatności pracowników wynikające z inwazyjności stosowanych technologii cyfrowych, Parlament Europejski 21 stycznia 2021 r. przyjął rezolucję, w której wzywa do przyjęcia dyrektywy ustanawiającej prawo pracowników do bycia offline (ang. right to disconnect, określane również jako prawo do wyłączenia się).

UE na straży odpoczynku pracownika

Kluczowym celem nowej unijnej dyrektywy jest ustanowienie minimalnych standardów ochrony dla wszystkich pracowników w UE, którzy korzystają z narzędzi cyfrowych do celów zawodowych.

Chodzi o przyjęcie takich rozwiązań prawnych, które nie zaprzepaszczą korzyści płynących z cyfryzacji środowiska pracy, ale zapewnią skuteczną ochronę praw pracowników. Tak jak podkreślaliśmy na wstępie, praca zdalna i związany z nią brak sztywnych godzin pracy mogą być dla pracowników bardzo korzystnym rozwiązaniem, szczególnie dla tych, którzy z różnych powodów nie są w stanie lub wręcz nie chcą pracować w modelu 8-16. Takim osobom przepisy unijne i przyjęte na ich podstawie regulacje krajowe mogą paradoksalnie przynieść więcej szkody niż pożytku. 

Załączony do rezolucji Parlamentu Europejskiego projekt dyrektywy przewiduje kilka głównych zasad, które omawiamy poniżej.

Po pracy – poza zasięgiem. Prawo do bycia offline oznacza nieangażowanie się poza czasem pracy w zadania związane z pracą i nieuczestniczenie w komunikacji za pomocą narzędzi cyfrowych, bezpośrednio lub pośrednio.

Oznacza to, że co do zasady pracownik będzie mógł bez obawy o reakcję pracodawcy zignorować przychodzące do niego poza godzinami pracy, w trakcie urlopu lub zwolnienia od pracy e-maile, SMS-y, wiadomości na komunikatorach i połączenia telefoniczne, nawet jeżeli nie wymagałyby one od pracownika podjęcia dalszych działań (a jedynie np. potwierdzenia danego faktu, udzielenia informacji, wskazania kontaktu do innej osoby). Mając na uwadze brzmienie preambuły, takie zdefiniowanie prawa do bycia offline ma zagwarantować pracownikom w szczególności możliwość prawdziwego odpoczynku – poprzez zapewnienie wręcz idyllicznej „wolności od myślenia od pracy” poza godzinami pracy.  

Prawo pracownika, obowiązki pracodawcy. Prawu pracownika będzie odpowiadał obowiązek po stronie pracodawcy do podjęcia działań w celu zagwarantowania podwładnym skorzystania z tego prawa. Na ten obowiązek pracodawcy będzie składać się szereg szczegółowych powinności wskazanych w dyrektywie, w tym:

• ustanowienie obiektywnych, niezawodnych i dostępnych systemów pomiaru czasu pracy, które nie będą naruszać prawa pracownika do prywatności. Wydaje się, że tego warunku mogą nie spełniać np. wszelkie technologie wykorzystujące GPS lub inną metodę śledzenia pracownika, ponieważ mogą one potencjalnie ujawniać dane pracownika dotyczące m.in. jego poglądów politycznych, orientacji seksualnej czy religii.
• przyjęcie sprawiedliwych, zgodnych z prawem i przejrzystych procedur dla realizacji prawa pracowników do bycia offline. Wydaje się, że projekt dyrektywy nie narzuca jednoznacznie rozwiązań organizacyjnych lub technicznych w tym względzie (w naszej ocenie słusznie, bowiem ich jednolite wdrożenie byłoby nierealne). Z drugiej strony dyrektywa wymaga jednak, aby państwa członkowskie wymagały „praktycznych ustaleń dotyczących wyłączania narzędzi cyfrowych wykorzystywanych do celów zawodowych (…)”, co może wskazywać, jakiego typu rozwiązania będą preferowane. Pozostawienie pracodawcom względnej swobody w ukształtowaniu ich polityk wewnętrznych należy ocenić pozytywnie, gdyż pozwoli to dostosować procedury do specyfiki danej firmy. Jest to też dobry punkt wyjścia, żeby się przyjrzeć, jak wielu pracowników dotyczy problem pracy po godzinach i jakie są tego przyczyny (np. praca z klientami z innej strefy czasowej, niewłaściwa organizacja pracy, nierównomierne obciążenie pracą w zespole czy wreszcie godzenie obowiązków rodzinnych i pracy).
• przeprowadzenie oceny BHP w odniesieniu do prawa do bycia offline, z uwzględnieniem zagrożeń psychospołecznych.
• podjęcie różnorodnych środków uświadamiających pracownikom możliwość skorzystania z prawa do bycia offline, w tym organizację szkolenia w tym zakresie. Niezależnie od tego pracodawca będzie musiał pisemnie poinformować każdego z pracowników o jego prawach i rozwiązaniach zakładowych przyjętych celem zagwarantowania realizacji tych praw. Jest to kluczowy punkt, ponieważ na przeszkodzie do pełnego odłączenia się od pracy stoi między innymi brak świadomości po stronie zarówno przełożonych, jak i samych pracowników, że pracownik nie ma obowiązku odpowiadać na telefony i e-maile poza godzinami pracy. Przełożeni częstokroć zdają się nie pamiętać, że kontaktowanie się z podwładnymi po godzinach pracy może naruszać prawo pracowników do odpoczynku. Natomiast pracownicy z jednej strony nie znają swoich praw, a z drugiej strony są przekonani (nie zawsze zasadnie), że oczekuje się od nich natychmiastowej odpowiedzi. Jednoznaczna informacja ze strony pracodawcy, że pracownicy mają prawo „wyłączyć się”, pozwoli wypracować nowe zasady komunikacji z pracownikami. 

Prawo do wyłączenia się równe dla wszystkich. Intencją Parlamentu Europejskiego jest, aby z prawa do wyłączenia się mogli skorzystać wszyscy pracownicy korzystający z narzędzi cyfrowych do celów zawodowych, bez względu na swój status, formę organizacji pracy, branżę i sektor (prywatny czy publiczny). Dlatego też projekt nie przewiduje żadnych wyłączeń podmiotowych, np. ze względu na wielkość przedsiębiorstwa (liczbę zatrudnianych pracowników) czy stanowisko pracownika.

W szczególności dyrektywa nie wprowadza wprost wyjątków dla sektorów, w których brak kontaktu z pracownikiem może mieć szczególnie doniosłe konsekwencje (np. w przedsiębiorstwach infrastruktury krytycznej czy podmiotach leczniczych), ani dla pracowników zarządzających, jednak z drugiej strony odwołuje się do przepisów wspólnotowych o czasie pracy, gdzie takie odstępstwa zostały przewidziane. Taki zabieg legislacyjny może być interpretowany jako możliwość niestosowania lub modyfikacji zakresu prawa do wyłączenia się do pracowników wymienionych w przywoływanych przepisach wspólnotowych oraz krajowych.

Przyznanie prawa do wyłączenia się np. kadrze zarządzającej jest zrozumiałe z uwagi na cel przyświecający wprowadzeniu prawa do wyłączenia się (menedżerowie też w końcu potrzebują odpoczynku fizycznego i psychicznego od pracy), jednak w praktyce realizacja tego prawa wobec tych osób będzie w naszej ocenie nie lada wyzwaniem. Jako że przepisy unijne przewidują wobec pracowników zarządzających szczególne odstępstwa w zakresie limitów czasu pracy i minimalnego odpoczynku, trudno byłoby ustalić, od jakiego momentu menedżer będzie realizował swoje prawo do wyłączenia się.

Odstępstwa tylko wyjątkowo. Wszelkie odstępstwa od prawa do wyłączenia się będą dopuszczalne wyłącznie w wyjątkowych okolicznościach takich jak siła wyższa czy inne sytuacje nadzwyczajne, a każde skorzystanie z takiego odstępstwa będzie musiało zostać uzasadnione pracownikowi na piśmie. Warto rozważyć, czy wprowadzenie wymogu pisemnego uzasadnienia nie jest zbyt daleko idące i nie stanie się zwyczajnie kolejnym martwym przepisem. Należy przypuszczać, że w większości sytuacji nadzwyczajnych kluczowy będzie jak najszybszy kontakt z pracownikiem. Jeżeli w ogóle, w praktyce takie pisemne uzasadnienie będzie więc sporządzane następczo, de facto już po zaangażowaniu pracownika w czynności zawodowe po godzinach pracy.

Państwa ustalą kryteria odstępstw i rekompensat. Państwa członkowskie będą zobowiązane do określenia kryteriów odstępstw od prawa pracownika do wyłączenia się i sposobu ustalenia rekompensaty dla pracownika z tytułu naruszenia jego prawa. Stworzenie takiego katalogu może nie być prostym zadaniem – trudno bowiem ująć w sposób wyczerpujący wyjątkowe wypadki, jakie mogą mieć miejsce w pracy. Jeżeli chodzi o rekompensatę, mając na uwadze cel przyświecający wprowadzeniu prawa do wyłączenia się, można z dużym prawdopodobieństwem przypuszczać, że państwa członkowskie – także z uwagi na konflikt interesów pomiędzy lokalnymi partnerami społecznymi – w przeważającej większości zdecydują się zobowiązać pracodawcę, by zapewnił pracownikowi równoważny okres odpoczynku w miejsce naruszonego prawa do wyłączenia się, a dopiero gdy udzielenie takiego czasu nie będzie obiektywnie możliwe – by zapewnił mu adekwatną rekompensatę pieniężną.

Ochrona przed dyskryminacją. Pracownicy będą objęci ochroną przed dyskryminacją opartą o kryterium dostępności pracownika, mniej korzystnym traktowaniem, zwolnieniem lub innego rodzaju niekorzystnym traktowaniem w odwecie za skorzystanie lub wyrażenie chęci skorzystania z prawa do wyłączenia się. Pracownicy nie tylko więc będą mieli prawo się wyłączyć, ale również, co w praktyce może być nawet istotniejsze, będą chronieni przed sankcjami za swój brak dostępności. Z drugiej strony pracodawca nie będzie też mógł nagradzać ani promować podwładnych za pozostawanie w ciągłym kontakcie z firmą. Mając na uwadze faktyczne trudności w udowodnieniu, że pracownik był ofiarą niekorzystnego traktowania ze względu na korzystanie ze swoich praw lub dochodzenie swoich praw, dyrektywa przenosi na pracodawcę ciężar udowodnienia, że podstawą odmiennego traktowania pracownika były inne przyczyny, na zasadach analogicznych jak w przypadku dyskryminacji opartej na innych kryteriach niż dostępność pracownika.

Sankcje za naruszenia. Państwa członkowskie mają ustanowić skuteczne, proporcjonalne i odstraszające sankcje za naruszenie obowiązków pracodawcy związanych z prawem pracownika do wyłączenia się.

Można przypuszczać, że ustawodawca polski może uregulować takie sankcje dwutorowo. Naruszenie obowiązków związanych z wdrożeniem i przestrzeganiem prawa do wyłączenia się może zostać potraktowane tak samo jak innego rodzaju naruszenia przepisów o czasie pracy (zagrożone karą grzywny do 30 000 zł). Dostępność pracownika (skorzystanie przez niego z jego prawa) może też zostać uznana za kryterium dyskryminacyjne; w przypadku dyskryminacji na tym tle pracownik byłby uprawniony do odszkodowania w wysokości nie niższej niż obowiązujące minimalne wynagrodzenie za pracę (2 800 zł w 2021 r.).

Warto wspomnieć, że w lipcu 2018 r. francuski Sąd Najwyższy nakazał brytyjskiej spółce Rentokil Initial wypłacić byłemu pracownikowi aż 60 000 euro z tytułu naruszenia jego prawa do wyłączenia się. Była to pierwsza sprawa tego typu po wprowadzeniu prawa do wyłączenia się do francuskiego porządku prawnego. W naszej ocenie wątpliwe jest, żeby rekompensaty wypłacane w Polsce były równie wysokie.  

Prawo do wyłączenia się w Polsce

W Polsce nie wprowadzono odrębnego prawa pracownika do bycia offline, ale takie prawo można starać się wywieść zarówno z ogólnych przepisów o czasie pracy, jak i z orzecznictwa sądów pracy i Sądu Najwyższego. 

Co do zasady pracownik nie ma obowiązku odbierać telefonu ani odpowiadać na e-maile po godzinach pracy ani w trakcie urlopu. Wyjątkiem jest sytuacja, gdy pracownik zostanie zobowiązany do pełnienia dyżuru, czyli pozostawania w gotowości do świadczenia pracy poza normalnymi godzinami pracy (w miejscu wskazanym przez pracodawcę, w tym w domu). Czas dyżuru nie może naruszać prawa pracownika do odpoczynku dobowego i tygodniowego. Powinien on też zostać pracownikowi zrekompensowany czasem wolnym albo wynagrodzeniem (z wyjątkiem sytuacji, gdy dyżur jest pełniony w domu).

Co grozi pracodawcy, który uniemożliwia pracownikowi odpoczynek?

Angażowanie podwładnych w sprawy zawodowe poza godzinami pracy może zostać uznane za polecenie pracy w godzinach nadliczbowych, szczególnie gdy w następstwie kontaktu pracownik musi zrealizować dodatkowe zadania (za takie uznać należy też odpowiedź na e-mail od przełożonego lub klienta lub rozmowę telefoniczną w sprawach służbowych). Praca w godzinach nadliczbowych musi zostać zrekompensowana czasem wolnym lub dodatkowym wynagrodzeniem.

Zmuszanie pracownika do ponadwymiarowej pracy może naruszyć prawo pracownika do odpoczynku dobowego i tygodniowego, co jest zagrożone karą grzywny do 30 000 zł. W przypadku kontaktu z pracownikiem na urlopie w zależności od okoliczności pracownik może uznać, że pracodawca odwołał go z urlopu i potencjalnie żądać zwrotu kosztów poniesionych w bezpośrednim związku z przerwaniem urlopu. Dodatkowo pracownik może ubiegać się o udzielenie niewykorzystanego urlopu w innym terminie.

Dyskusja o prawie do wyłączenia się w Polsce jest póki co mało zaawansowana – są obecnie inne priorytety, w tym walka z pandemią. Można przypuszczać, że szerzej ten temat zaistnieje w mediach po przyjęciu dyrektywy, a potem – po przedstawieniu przez polskie władze propozycji krajowych rozwiązań legislacyjnych w tym temacie.

Artykuł jest fragmentem publikacji „Prawo do bycia offline” (link poniżej).

dr Szymon Kubiak, radca prawny, Katarzyna Magnuska, radca prawny, praktyka prawa pracy kancelarii Wardyński i Wspólnicy