Polska ustawa o sygnalistach – czego powinni spodziewać się pracodawcy? | Co do zasady

Ochrona wszystkich kategorii zatrudnionych, także kandydatów do pracy i byłych pracowników. Szeroki zakres naruszeń podlegających zgłoszeniu. Ochrona sygnalistów przed wszelkimi środkami odwetowymi, w tym pozwami o zniesławienie. Obowiązek ustanowienia wewnętrznych kanałów zgłaszania naruszeń. To tylko część założeń do projektu ustawy wdrażającej unijną dyrektywę o sygnalistach.

W zeszłym tygodniu w wykazie prac legislacyjnych Rady Ministrów opublikowano założenia do projektu ustawy wdrażającej unijną dyrektywę 2019/1937 o sygnalistach (ang. whistleblowers). Projekt ustawy ma zostać przyjęty i poddany pod konsultacje w IV kwartale br., co oznacza, że prawdopodobnie dyrektywa o sygnalistach nie zostanie wdrożona do polskiego porządku prawnego w terminie (powinno to nastąpić do 17 grudnia 2021 r.).

Implementacja dyrektywy o sygnalistach nastąpi w drodze odrębnej ustawy (a nie nowelizacji ustaw istniejących), której przepisy uzupełnią dotychczasowe przepisy i procedury, w tym te obowiązujące w sektorze finansowym.

Kto zyska status sygnalisty

Projektowana ustawa obejmie ochroną wszystkie osoby dokonujące zgłoszenia lub ujawniające poufne informacje, które mają uzasadnione podejrzenie, że doszło do naruszenia prawa, i dowiedziały się o tym naruszeniu w kontekście związanym z pracą.

Ochrona obejmie osoby zatrudnione zarówno w sektorze publicznym, jak i prywatnym, niezależnie od podstawy i formy świadczenia pracy lub usług. Oznacza to, że chronieni jako sygnaliści będą w szczególności:

• osoby dopiero ubiegające się o zatrudnienie (kandydaci),
• pracownicy zatrudnieni na podstawie umowy o pracę (byli i obecni),
• osoby świadczące usługi na podstawie umów cywilnych, w tym prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą,
• stażyści i praktykanci,
• wolontariusze,
• członkowie zarządu i innych organów korporacyjnych,
• akcjonariusze i wspólnicy,
• osoby świadczące pracę na rzecz podwykonawców lub dostawców.

Z ochrony będą mogły też skorzystać osoby pomagające w dokonaniu zgłoszenia oraz powiązane z sygnalistą (np. członkowie rodziny zgłaszającego).

Zakres możliwych do zgłoszenia naruszeń będzie szerszy niż określony przez unijną dyrektywę. Przepisy o sygnalistach będą miały zastosowanie:

• do naruszeń prawa unijnego (aktów prawnych wymienionych w załączniku do dyrektywy o sygnalistach),
• do wszystkich naruszeń prawa w odpowiadających wymienionym w dyrektywie dziedzinach prawa krajowego, w tym w szczególności do naruszeń polskich przepisów:
  • o zamówieniach publicznych,
  • obowiązujących instytucje rynku finansowego,
  • o zapobieganiu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu,
  • regulujących bezpieczeństwo produktów i transportu,
  • regulujących ochronę środowiska,
  • regulujących ochronę konsumentów i ochronę danych osobowych,
  • regulujących bezpieczeństwo sieci i systemów IT.

Ochrona przed działaniami odwetowymi – co to znaczy

Sygnaliści będą chronieni przed wszelkiego rodzaju działaniami odwetowymi lub innego rodzaju niekorzystnym traktowaniem z tytułu dokonanego zgłoszenia, w szczególności przed:

• niekorzystnym traktowaniem w zatrudnieniu,
• postępowaniami dyscyplinarnymi,
• rozwiązaniem umowy o pracę lub innego stosunku prawnego,
• roszczeniami sądowymi o odszkodowanie lub inne zadośćuczynienie, niezależnie od tego, czy działania te są podejmowane z tytułu naruszenia przez sygnalistę zobowiązań umownych (np. umowy o zachowaniu poufności), czy np. z tytułu zniesławienia lub naruszenia dóbr osobistych.

Działania zmierzające do rozwiązania stosunku prawnego z powodu zgłoszenia będą bezskuteczne, a postanowienia umów lub polityk wewnętrznych, które bezpośrednio lub pośrednio będą wyłączać lub ograniczać prawo do dokonania zgłoszenia, będą uznane za nieważne.

W przypadku działań odwetowych lub innego niekorzystnego traktowania sygnaliści będą mogli dochodzić odszkodowania w kwocie nie niższej niż ustawowe minimalne wynagrodzenie za pracę (w 2022 r. wynosić ono będzie 3 010 zł brutto). Ciężar dowodu, że podjęte wobec sygnalisty działania nie miały charakteru odwetu za dokonane zgłoszenie, będzie obciążał daną organizację.

Ochrona będzie przysługiwała osobom dokonującym zgłoszenia w dobrej wierze (tj. zgłaszający powinien mieć uzasadnione podstawy, by sądzić, że zgłoszona informacja o naruszeniu jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia), za pośrednictwem wewnętrznych (wewnątrzzakładowych) lub zewnętrznych (udostępnionych przez właściwe organy państwowe) kanałów zgłoszeń lub w formie ujawnienia publicznego.

Projektowana ustawa nie będzie przewidywać pierwszeństwa dokonania zgłoszenia za pośrednictwem wewnętrznych kanałów – sygnalista będzie mógł od razu zgłosić naruszenie z wykorzystaniem kanałów zewnętrznych. Jednak w przypadku ujawnienia publicznego sygnalista będzie mógł korzystać z ochrony pod warunkiem, że najpierw skorzystał z wewnętrznych lub zewnętrznych kanałów zgłoszeń, ale w odpowiedzi na takie zgłoszenie nie podjęto w terminie żadnych odpowiednich działań.

Powyższy wymóg uprzedniego wyczerpania innych dróg zgłoszenia nieprawidłowości nie będzie miał zastosowania, jeżeli:

• zgłaszający miał uzasadnione podstawy, by sądzić, że naruszenie może stanowić bezpośrednie lub oczywiste zagrożenie dla interesu publicznego,
• zgłaszający może oczekiwać działań odwetowych,
• istnieje niewielkie prawdopodobieństwo skutecznego zaradzenia naruszeniu.

Wewnętrzne kanały zgłoszeń: kto musi je ustanowić

Każdy podmiot (zarówno z sektora publicznego, jak i prywatnego) zatrudniający co najmniej 50 pracowników będzie zobowiązany ustanowić wewnętrzne kanały zgłaszania naruszeń oraz przyjąć odpowiednie polityki wewnętrzne w tym zakresie. Podmioty sektora finansowego będą objęte powyższym obowiązkiem niezależnie od poziomu zatrudnienia. Dla pozostałych podmiotów przyjęcie odpowiednich procedur i polityk w zakresie zgłaszania naruszeń będzie dobrowolne.

Projektowana ustawa określi minimalne wymogi dotyczące kanałów zgłoszeń, w tym co do:

• osób lub komórek organizacyjnych odpowiedzialnych za przyjmowanie i rozpatrywanie zgłoszeń,
• rozwiązań organizacyjnych i formy dokonywania zgłoszeń,
• terminów, w jakich powinny być realizowane czynności związane ze zgłoszeniem i w jakich zgłaszający powinien otrzymać informację zwrotną w związku z dokonanym zgłoszeniem,
• zachowania poufności odnośnie do tożsamości sygnalisty i osoby, której dotyczy zgłoszenie.

Przyjęte rozwiązania będą musiały być przedmiotem uzgodnień z przedstawicielami pracowników.

Katarzyna Magnuska, radca prawny, praktyka prawa pracy kancelarii Wardyński i Wspólnicy