Obowiązki UBO – jakie zmiany trzeba zgłaszać do CRBR
Centralny Rejestr Beneficjentów Rzeczywistych (CRBR) zaczął funkcjonować z końcem 2019 r. Od tego momentu podmioty zobowiązane określone w art. 58 ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu muszą weryfikować, czy w ich strukturze występuje osoba fizyczna, która może być uznana za beneficjenta rzeczywistego (UBO, Ultimate Beneficial Owner), i przekazywać tę informację do CRBR.
Wpis do CRBR powinien być aktualizowany, jeśli nastąpiła zmiana beneficjenta rzeczywistego albo dotychczasowy wpis był błędny.
Niewykonanie obowiązków wynikających z ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu może spowodować nałożenie przez Generalnego Inspektora Informacji Finansowej kary administracyjnej, która może sięgać nawet 1 miliona złotych.
Przypominamy zatem najważniejsze kwestie związane z określaniem beneficjenta rzeczywistego.
W pierwszej kolejności podmioty zobowiązane powinny zweryfikować, czy u nich lub w ich grupie występuje osoba fizyczna spełniająca przesłanki uznania za beneficjenta rzeczywistego na podstawie art. 2 ust. 2 pkt 1 o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy.
Podczas takiej analizy podmioty nie powinny ograniczać się do weryfikacji, czy dana osoba fizyczna przekracza próg 25% udziałów w spółce. Należy każdorazowo dokonać pogłębionej analizy i zweryfikować, czy dana osoba
sprawuje bezpośrednio lub pośrednio kontrolę nad podmiotem zobowiązanym poprzez posiadane uprawnienia, które wynikają z okoliczności prawnych lub faktycznych, umożliwiające wywieranie decydującego wpływu na czynności lub działania podejmowane przez klienta, lub każdą osobę fizyczną, w imieniu której są nawiązywane stosunki gospodarcze lub jest przeprowadzana transakcja okazjonalna.
Jak wynika bezpośrednio z ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy, należy weryfikować, czy beneficjent rzeczywisty ma bezpośredni lub pośredni wpływ na kontrolę nad podmiotem zobowiązanym – czy to na podstawie statutów, umów lub porozumień, czy to faktycznych działań, których jest stroną.
Dopiero jeśli nie ma takiej osoby, można wskazać jako beneficjenta rzeczywistego osobę fizyczną zajmującą wyższe stanowisko kierownicze (co do zasady będzie to członek zarządu) w podmiocie zobowiązanym. Jednakże – zwłaszcza jeśli podmiot zobowiązany jest podmiotem z grupy kapitałowej – takie wskazanie należy potwierdzić oświadczeniem podmiotu (najlepiej znajdującego się najwyżej w grupie) lub dokumentami wskazującymi, że nie ma w strukturze grupy żadnej osoby fizycznej spełniającej kryteria beneficjenta rzeczywistego. Wynika to z faktu, że osoba podpisująca oświadczenie składane do CRBR musi zaakceptować klauzulę o odpowiedzialności karnej za składanie fałszywego oświadczenia.
Wpisów w CRBR należy dokonać w terminie 14 dni roboczych od dnia zdarzenia wywołującego konieczność aktualizacji danych w tym rejestrze. Z praktycznego punktu widzenia będzie to każde zdarzenie, w którym zmienił się beneficjent rzeczywisty – czy to wskutek sprzedaży podmiotu zobowiązanego lub jego udziałów, czy to wskutek zmiany lub rozwiązania umowy lub porozumienia zawartego przez osobę fizyczną, w wyniku której została ona zakwalifikowana jako beneficjent rzeczywisty. Jeżeli jako beneficjenci zostali wpisani członkowie zarządu podmiotu zobowiązanego, każda zmiana w składzie zarządu wiązać się będzie z potrzebą aktualizacji danych w CRBR.
Dodatkowo należy pamiętać, że wszelkie zmiany dotyczące nazwy podmiotu zobowiązanego oraz adresu jego siedziby również należy aktualizować w CRBR. Data, od której liczony jest termin na zmianę danych w CRBR, zależy od zdarzenia wywołującego konieczność zmiany. Jeżeli np. został odwołany członek zarządu wpisany jako beneficjent rzeczywisty, termin na zgłoszenie tej zmiany biegnie od dnia wejścia w życie uchwały o jego odwołaniu. Natomiast termin na zgłoszenie zmiany nazwy spółki, która ma charakter konstytutywny, biegnie dopiero od dnia dokonania wpisu przez KRS.
Grzegorz Wojnar, praktyka rynków kapitałowych i instytucji finansowych kancelarii Wardyński i Wspólnicy
