Nieprowadzenie ewidencji czasu pracy może pracodawcę słono kosztować
Brak ewidencji czasu pracy może na przykład skutkować przegraną pracodawcy w razie sporu o wypłatę wynagrodzenia za pracę w godzinach nadliczbowych. Co ciekawe, w pewnych okolicznościach nadgodziny należą się także menadżerom i pracownikom objętym systemem zadaniowego czasu pracy.
Zgodnie z artykułem 149 § 1 Kodeksu pracy pracodawca ma obowiązek prowadzić ewidencję czasu pracy pracownika do celów prawidłowego ustalenia jego wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą.
Szczegóły ewidencjonowania czasu pracy określają przepisy rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika. Zgodnie z § 8 pkt 1 rozporządzenia karta ewidencji czasu pracy obejmuje: pracę w poszczególnych dobach, w tym pracę w niedziele i święta, w porze nocnej, w godzinach nadliczbowych oraz w dni wolne od pracy wynikające z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy, a także dyżury, urlopy, zwolnienia od pracy oraz inne usprawiedliwione i nieusprawiedliwione nieobecności w pracy.
Prowadzenie ewidencji czasu pracy ma istotne znaczenie szczególnie w przypadku sporu z pracownikiem o wypłatę wynagrodzenia za pracę w godzinach nadliczbowych.
Zgodnie z ogólną zasadą rozkładu ciężaru dowodów to pracownik powinien udowodnić, że wykonywał pracę w godzinach nadliczbowych oraz wymiar takiej pracy. Brak ewidencji czasu pracy nie pozbawia jednak pracownika inicjatywy dowodowej. Pracownik może bowiem powoływać wszelkie dowody na wykazanie prawdziwości swoich twierdzeń, np. zeznania świadków, dokumenty prywatne itp. Jednocześnie pracodawca, który nie prowadził ewidencji czasu pracy lub prowadził ją nieprawidłowo, musi liczyć się z negatywnymi konsekwencjami z tego tytułu. Sąd może bowiem negatywnie ocenić zaniechanie pracodawcy w zakresie prowadzenia ewidencji czasu pracy jako zmierzające do naruszenie praw pracowników i nie dać wiary ewentualnym innym dowodom powoływanym przez pracodawcę, a w konsekwencji – zasądzić na rzecz pracownika wynagrodzenie i dodatek za pracę w godzinach nadliczbowych zgodnie z żądaniem pozwu.
Nieco inaczej wygląda sytuacja w przypadku pracowników objętych systemem zadaniowego czasu pracy, pracowników zarządzających w imieniu pracodawcy zakładem pracy oraz pracowników otrzymujących ryczałt za godziny nadliczbowe lub za pracę w porze nocnej. Zgodnie bowiem z art. 149 § 2 Kodeksu pracy pracodawca nie ma wobec takich osób obowiązku prowadzenia ewidencji godzin pracy. Nie wyłącza to jednak obowiązku ewidencjonowania innych aspektów organizacji czasu pracy, takich jak np. urlopy czy inne usprawiedliwione lub nieusprawiedliwione nieobecności pracownika w pracy.
Należy przy tym podkreślić, że brak obowiązku prowadzenia ewidencji godzin pracy pracowników zatrudnionych w zadaniowym systemie czasu pracy lub pracowników zarządzających w imieniu pracodawcy zakładem pracy nie oznacza, że takie osoby nie mogą wystąpić z roszczeniem o zapłatę za pracę w godzinach nadliczbowych.
Ilość zadań powierzonych pracownikom zatrudnionym w zadaniowym systemie czasu pracy powinna być bowiem możliwa do wykonania w obowiązującym wymiarze czasu pracy. W przypadku pracowników zatrudnionych w pełnym wymiarze czasu pracy wymiar ten wynosi przeciętnie 40 godzin w przeciętnie 5-dniowym tygodniu czasu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym. Jeżeli zaś pracodawca powierza pracownikowi zadania, których wykonanie w ramach obowiązujących norm czasu pracy nie jest możliwe, praca wykonana ponad obowiązujący pracownika wymiar czasu pracy będzie pracą w godzinach nadliczbowych. Co przy tym istotne, zgodnie ze stanowiskiem Sądu Najwyższego w przypadku procesu to pracodawca będzie obowiązany wykazać, że powierzył pracownikowi zadania możliwe do wykonania w normalnym czasie pracy (I PK 262/07).
Z kolei w przypadku pracowników zarządzających w imieniu pracodawcy zakładem pracy Kodeks pracy przewiduje ogólną zasadę, zgodnie z którą pracownicy tacy w razie konieczności wykonują pracę poza normalnymi godzinami pracy bez prawa do wynagrodzenia oraz dodatku z tytułu pracy w godzinach nadliczbowych. Nie oznacza to jednak, że wystąpienie godzin nadliczbowych w przypadku kadry zarządzającej nie jest w ogóle możliwe. Taka sytuacja wystąpi w przypadku, gdy pracodawca powierza menadżerom pracę, która systematycznie wymusza przekraczanie norm czasu pracy. Zgodnie bowiem ze stanowiskiem Sądu Najwyższego pracownicy nie mogą ponosić negatywnych konsekwencji nieprawidłowej organizacji pracy przez pracodawcę, choćby nawet zajmowali wysokie stanowisko w strukturze organizacyjnej pracodawcy (II PK 135/13.) Co jednak istotne, w przypadku procesu co do zasady to pracownicy zarządzający zakładem pracy będą musieli wykazać, że praca w godzinach nadliczbowych była wynikiem nieprawidłowej organizacji ze strony pracodawcy.
Agnieszka Godusławska, praktyka prawa pracy kancelarii Wardyński i Wspólnicy
