Najnowsze i planowane zmiany w prawie spółek – ciąg dalszy wprowadzania spółek do sieci | Co do zasady

W ostatniej dekadzie polski ustawodawca podejmował liczne działania, by dostosować funkcjonowanie przedsiębiorców w obrocie prawnym do obecnych realiów technologicznych. Byliśmy świadkami wprowadzenia rejestracji spółek do internetowego systemu teleinformatycznego, jak również przeniesienia do sieci znacznej części działalności Krajowego Rejestru Sądowego. Na najbliższe lata planowane są kolejne zmiany.

Dotychczasowe działania pozwoliły w pewnym zakresie usprawnić działalność przedsiębiorstw. Wciąż jednak nie wprowadzono pełnej elektronizacji prawnych obowiązków ciążących na spółkach. Co więcej, pomimo wysiłku podejmowanego przez polskiego ustawodawcę, funkcjonalność systemów teleinformatycznych w poszczególnych państwach członkowskich Unii Europejskiej nie została zharmonizowana, co utrudnia transgraniczną działalność przedsiębiorstw w ramach UE.

Na najbliższe lata planowane są jednak kluczowe zmiany w tym zakresie.

Dyrektywa Parlamentu Europejskiego 2019/1151

15 listopada 2022 r. Prezydent podpisał ustawę o zmianie ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym, ustawy – Kodeks postępowania cywilnego oraz ustawy – Kodeks spółek handlowych. Podpisana ustawa częściowo implementuje dyrektywę Parlamentu Europejskiego i Rady 2019/1151 z 20 czerwca 2019 r., której założeniem jest integracja funkcjonowania spółek w obrocie prawnym na terenie Unii Europejskiej. Jest to pokłosie tzw. pakietu prawa spółek, czyli kompleksowego projektu zmian dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady 2017/1132 z 14 czerwca 2017 r., który Komisja Europejska przedstawiła 25 kwietnia 2018 r.

Działania podjęte przez Parlament Europejski mają umożliwić przedsiębiorcom prowadzącym działalność gospodarczą na terenie Unii Europejskiej dokonywanie wszystkich nałożonych prawem obowiązków rejestracyjnych w sposób dogodny, przystający do dzisiejszych możliwości technologicznych.

Pakiet zmian planowanych przez Sejm w związku z implementacją przepisów unijnych obowiązuje od 15 grudnia 2022 r. Czy jednak krajowa ustawa faktycznie usprawni działalność przedsiębiorstw operujących na terytorium Rzeczpospolitej?

Dyrektywa przewiduje szereg przepisów mających na celu wprowadzenie spółek do sieci (w drodze „procedur internetowych”), w tym przede wszystkim:

• umożliwienie zakładania spółek przez internet,
• uregulowanie płatności elektronicznych z tytułu procedur internetowych,
• udostępnienie wzorców do celów tworzenia spółek przez internet,
• rejestrowanie oddziałów przez internet,
• składanie przez internet informacji i dokumentów dotyczących spółek i oddziałów.

Warto przypomnieć, że polski ustawodawca już od 2012 r. podejmował działania w tym zakresie, m.in. umożliwiając zakładanie spółek z ograniczoną odpowiedzialnością z wykorzystaniem wzorca udostępnionego w systemie teleinformatycznym, tj. w systemie s24. W latach 2015-2021 ta sama możliwość pojawiła się dla spółki jawnej, komandytowej i akcyjnej. Możliwe stało się też dokonywanie poszczególnych czynności, np. zmiany umowy spółki czy zbycia udziałów, przy wykorzystaniu wzorca udostępnianego w systemie teleinformatycznym.

Z kolei od 1 lipca 2021 r. znaczna część działalności Krajowego Rejestru Sądowego została przeniesiona do elektronicznego Portalu Rejestrów Sądowych, który pozwala nie tylko na składanie wniosków, ale też wgląd w akta rejestrowe spółek. Należy więc stwierdzić, że polskie prawo reguluje znaczną część udogodnień przewidywanych w dyrektywie 2019/1151.

• Ujednolicenie językowe

Jedną z istotnych zmian w polskim prawie spółek jest z pewnością udostępnienie wzorców umów spółek co najmniej w języku urzędowym UE powszechnie rozumianym przez możliwie największą liczbę użytkowników obcojęzycznych, za pośrednictwem Biuletynu Informacji Publicznej na stronie podmiotowej Ministra Sprawiedliwości.

Co więcej, tłumaczone na język powszechnie używany w ramach UE będą również informacje wyjaśniające przepisy prawa krajowego, m.in. dotyczące zasad rejestracji, reprezentacji spółek czy powoływania się na dane ujawnione w rejestrze.

Informacje te zostaną również umieszczone na europejskim portalu e-Sprawiedliwość, służącym za europejski elektroniczny punkt dostępu. Dzięki temu przedsiębiorcy obcojęzyczni będą mogli powoływać się na informacje wyjaśniające umieszczone w tym systemie.

Zgodnie z argumentacją Sejmu zmiana ta przysłuży się realizacji zasady równego traktowania podmiotów operujących w granicach UE. Zdecydowanie ułatwi ona licznym inwestorom zagranicznym tworzącym podmioty zależne w Polsce zasięganie informacji o podstawowych zasadach prowadzenia działalności gospodarczej w naszym kraju.

• Internetowa płatność na kapitał

Zgodnie z brzmieniem dyrektywy 2019/1151 konieczne staje się umożliwienie dokonywania wpłat na pokrycie kapitału zakładowego przez internet. Odpowiednia zmiana została właśnie wprowadzona do Kodeksu spółek handlowych w nowym art. 161¹.

Zgodnie z proponowanym tekstem ustawy spółka w organizacji umożliwi dokonywanie wpłat na poczet udziałów przy użyciu internetowej usługi płatniczej, poprzez rachunek prowadzony przez bank na terytorium Unii Europejskiej lub państwa będącego stroną umowy o Europejskim Obszarze Gospodarczym, oraz przedstawienie dowodu płatności dokonanej z wykorzystaniem tego połączenia.

Nowelizacja polskiej ustawy nie nakłada obowiązku otwarcia takiego rachunku bankowego. Niemniej argumentacja Sejmu zmierza w kierunku ułatwienia zasad współpracy pomiędzy spółką w organizacji a instytucjami finansowymi, które niekiedy do otwarcia rachunku bankowego wymagają uzyskania potwierdzenia rejestracji spółki w Krajowym Rejestrze Sądowym.

Dotychczasowa praktyka banków nie jest jednolita. Wymogi związane z otwarciem konta przez spółkę w organizacji są różne, a proponowana nowelizacja nie rozwiązuje kompleksowo utrudnień w tym zakresie. Przede wszystkim nie ułatwia spółce w organizacji uzyskania numeru REGON, którego banki w praktyce wymagają częściej niż odpisu z rejestru przedsiębiorców, uzyskiwanego po rejestracji spółki w organizacji. Spółka w organizacji musi więc dokonać szeregu dodatkowych czynności, aby uzyskać numer REGON – złożyć odpowiedni wniosek z załącznikami (przede wszystkim kopią umowy spółki oraz dokumentem potwierdzającym tytuł do adresu). Proces uzyskania numeru REGON co do zasady nie jest skomplikowany. Niemniej usprawnienie procedur jego uzyskiwania bardzo ułatwiłoby współpracę pomiędzy spółką w organizacji a instytucjami finansowymi.

• Integracja elektronicznych rejestrów spółek

Parlament Europejski dąży do harmonizacji funkcjonalności rejestrów przedsiębiorców funkcjonujących w obrocie prawnym krajów członkowskich. Dlatego celem europejskiego ustawodawcy jest usprawnienie wymiany informacji między rejestrami spółek a rejestrami ich oddziałów z siedzibą w innych państwach członkowskich UE, a także wymiany informacji o połączeniu transgranicznym (szersze zmiany w tym zakresie przewiduje dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady 2019/2121 z 27 listopada 2019 r., która nie została objęta opisywaną tu częściową implementacją).

Unijna zasada jednorazowości mówi o niepowielaniu tożsamych dokumentów/informacji składanych w ramach poszczególnych rejestrów krajowych. Dlatego dyrektywa 2019/1151 zakłada wprowadzenie obowiązku wymiany pomiędzy rejestrami spółek poszczególnych państw członkowskich informacji dotyczących przede wszystkim:

• rejestracji oddziału,
• zamknięcia i wykreślenia oddziału,
• zmiany w dokumentach i informacjach przedsiębiorcy zagranicznego dotyczących: nazwy, siedziby, numeru wpisu do rejestru, formy prawnej, dokumentów finansowych, organów reprezentujących/nadzoru spółki, w tym sposobu reprezentacji.

W tym celu na szczeblu europejskim podejmowane są prace mające dostosować możliwości techniczne w przekazywaniu wskazanych informacji pomiędzy krajowymi rejestrami. Natomiast rozszerzenie funkcjonalności systemów teleinformatycznych leży w gestii poszczególnych krajów członkowskich.

Integracja elektronicznych rejestrów przedsiębiorców zagranicznych obejmie również rozszerzenie zakresu informacji lub dokumentów, które mają być bezpłatnie udostępniane za pośrednictwem systemu integracji rejestrów. Poza informacjami już ujawnianymi w ramach Krajowego Rejestru Sądowego w katalogu takich danych znajdują się:

• numer EUID, tj. niepowtarzalny identyfikator europejski wprowadzony już w dyrektywie 2012/17 (obecnie 2017/1132) jako identyfikator techniczny; natomiast projekt nowelizacji przewiduje zamieszczenie w rejestrze danych pozwalających na utworzenie i bezpłatne udostępnianie tego identyfikatora,
• informacja o oddziałach utworzonych przez spółkę w innym państwie członkowskim, w tym o EUID oddziału, numerze oddziału w rejestrze oraz oznaczeniu państwa członkowskiego, w którym zarejestrowano oddział.

Omawiana zmiana ma na celu zapewnienie bezpieczeństwa obrotu prawnego w Unii Europejskiej oraz odciążenie przedsiębiorców, którzy dotychczas musieli przekazywać tożsame informacje do poszczególnych rejestrów spółek funkcjonujących w państwach członkowskich. Działania europejskiego ustawodawcy należy zatem zdecydowanie zaaprobować, jako mogące w praktyce przysłużyć się funkcjonowaniu spółek.

Wygaśnięcie mandatu członka zarządu a lata obrotowe

13 października 2022 r. ustawodawca wskazał metodę prolongacyjną jako obowiązującą metodę liczenia kadencji (rozumianej jako okres sprawowania funkcji) członków organów spółek.

W art. 202 § 2, art. 218 § 2 oraz art. 369 § 1 k.s.h. znalazły się informacje o tym, że kadencja liczona jest w pełnych latach obrotowych, chyba że aktualna umowa (albo statut) spółki wskazuje inaczej.

Przykład 1. Rok obrotowy w spółce pokrywa się z kalendarzowym (od 1 stycznia do 31 grudnia). W dniu 1 marca 2023 r. zostanie powołany na trzyletnią kadencję nowy członek zarządu. Pierwszym rokiem obrotowym trwania kadencji tego członka będzie rok 2024, drugim 2025 rok, trzecim 2026 rok. Mandat tego członka zarządu obowiązywać będzie od dnia powołania (1 marca 2023 r.), ale wygaśnie z dniem odbycia zgromadzenia wspólników, zatwierdzającego sprawozdanie finansowego za (trzeci) rok 2026, tj. według przepisów w ciągu sześciu miesięcy od jego zakończenia – w tym przykładzie do końca czerwca 2027 r.

Przykład 2. Rok obrotowy spółki trwa od 1 lutego do 31 stycznia. Członek zarządu zostanie powołany 1 marca 2023 r. na czteroletnią kadencję. Pierwszym pełnym rokiem obrotowym trwania kadencji tego członka będzie rok trwający od 1 lutego 2024 do 31 stycznia 2025 r., drugim rok trwający od 1 lutego 2025 do 31 stycznia 2026 r., trzecim rok trwający od 1 lutego 2026 do 31 stycznia 2027 r., a czwartym rok trwający od 1 lutego 2027 do 31 stycznia 2028 r. Mandat tego członka zarządu będzie obowiązywać od 1 marca 2023 r., ale wygaśnie z dniem odbycia zgromadzenia wspólników, zatwierdzającego sprawozdanie finansowego za (czwarty pełny) rok 2028, tj. według przepisów w ciągu sześciu miesięcy od jego zakończenia – w tym przykładzie do końca lipca 2028 r.

Kadencja liczona w latach znajdzie zastosowanie również do członków organów, którzy pełnili swoje funkcje w dniu wejścia w życie ustawy (tj. 13 października). Spowoduje to, że dłuższe kadencje będą musiały być uwzględniane przez spółki, co może skutkować koniecznością zmiany aktów wewnętrznych.

Niezależnie od powyższego mandat (tj. umocowanie do pełnienia danej funkcji) członka organu dobiegnie końca w przypadku jego rezygnacji, odwołania albo śmierci.

Planowane ułatwienia dla spółek cywilnych

Pod konsultacje trafił projekt nowelizacji ustawy o Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG), który przewiduje, że od 1 października 2024 r. spółki cywilne zostaną objęte elektronizacją dokumentacji.

Główne założenia projektu to:

• ułatwienie rejestracji spółek cywilnych poprzez dostarczanie ich umów i innych dokumentów rejestrowych do CEIDG, urzędu skarbowego i Zakładu Ubezpieczeń Społecznych w formie elektronicznej, jednym wnioskiem,
• udostępnienie uniwersalnego wzoru umowy spółki cywilnej,
• ujawnienie danych powołanego pełnomocnika.

Umowę będzie można zawrzeć przez podpisanie jej podpisem zaufanym (ePUAP) bądź kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Do umowy przedsiębiorcy będą mogli dołączyć formularze podatkowe i pracownicze. Usprawniona będzie również opcja pobierania wydruków z CEIDG, wykazujących informacje o spółce cywilnej.

Z kolei pełnomocnicy powołani do reprezentowania przedsiębiorców będą mogli wykazywać się informacjami z CEIDG zamiast dokumentem powołania.

Przewidywane zmiany przybliżą formę rejestracji spółek cywilnych CEIDG do eKRS, w którym rejestrowane są spółki osobowe i kapitałowe.

Planowane i postulowane zmiany w systemie eKRS i ich ocena

Poza zmianami wspomnianymi powyżej Ministerstwo Sprawiedliwości ma zbadać możliwość  zintegrowania systemu eKRS z bazą numerów PESEL. Głównym powodem jest możliwość automatycznego wprowadzania zmian w przypadku śmierci członków zarządu.

Z doniesień wynika również, że jedną z postulowanych zmian jest integracja eKRS z Krajowym Rejestrem Karnym, co usprawniłoby weryfikację, czy osoba nowo powołana do zarządu, rady nadzorczej, komisji rewizyjnej czy na stanowisko likwidatora bądź prokurenta została skazana prawomocnym wyrokiem za przestępstwo określone w art. 587-587², art. 590 i art. 591 k.s.h. oraz art. 228-231 i rozdziałach XXXIII-XXXVII Kodeksu karnego (w myśl obowiązku płynącego z art. 18 § 2 k.s.h.).

Odrębnym postulatem jest umieszczanie numeru Centralnego Repozytorium Elektronicznych Wypisów Aktów Notarialnych (CREWAN) na aktach notarialnych. W związku z wprowadzeniem eKRS podmioty składające akty notarialne wraz z wnioskami czy pismami zobowiązane są do podawania numeru CREWAN zamiast załączania pełnego aktu notarialnego. System automatycznie pobiera treść aktu, co znacznie usprawnia wymianę dokumentów. Jednak w praktyce osoby składające wnioski czy pisma oczekują kilka godzin albo dni na otrzymanie takiego numeru, co nierzadko prowadzi do opóźnień w rejestracjach zmian.

Pełnomocnicy i przedsiębiorcy słusznie punktują również inne problemy techniczne wymagające rozwiązania. Jednym z nich jest możliwość wycofania wniosku, która obecnie wymaga złożenia osobnego pisma. Takie rozwiązanie niestety powoduje, że często zmiany są rejestrowane, zanim referendarz otrzyma pismo z prośbą o cofnięcie wniosku. Zdaniem większości najprostszym rozwiązaniem byłoby wprowadzenie przycisku „cofnij wniosek”.

Kolejnym problemem jest brak możliwości edytowania wniosku przez osobę składającą podpis. Obecnie eKRS umożliwia przygotowanie wniosku przez jedną osobę i udostępnienie go drugiej osobie do podpisu. Osoba podpisująca może jedynie zapoznać się z wnioskiem i go podpisać, nie wprowadzając do niego żadnych zmian. Umożliwienie edycji wniosku przez wszystkie osoby go przygotowujące znacznie ułatwiłoby obieg dokumentów i postęp prac nad przygotowaniem, często obszernych i skomplikowanych, wniosków o rejestrację zmian.

Pomimo wspomnianych problemów technicznych Ministerstwo Sprawiedliwości systematycznie przeprowadza aktualizacje systemu eKRS, w tym w odpowiedzi na zgłaszane przez użytkowników zawiadomienia (przez odpowiedni formularz na stronie logowania). Czas oczekiwania na naprawę zgłoszonej awarii uzależniony jest od jej charakteru i poziomu skomplikowania, i może wynieść od kilku godzin do kilku dni.

Proponowane zmiany oraz cyklicznie przeprowadzane aktualizacje należy ocenić pozytywnie, przy zastrzeżeniu, że wprowadzanie ich powinno odbywać się na bieżąco i w porozumieniu z użytkownikami, na których sprawy zmiany te mają bezpośredni wpływ.

Łukasz Śliwiński, radca prawny, Daria Goliszewska, Oliwia Kruczyńska, praktyka transakcji i prawa korporacyjnego kancelarii Wardyński i Wspólnicy