Kręta droga do podziału zysku – czyli jak prawidłowo wypłacić dywidendę | Co do zasady

Proces poprzedzający wypłatę przez spółkę dywidendy, jakkolwiek mocno sformalizowany, jest dobrze znany zainteresowanym podmiotom i nie nastręcza wielu trudności. Należy jednak zachować czujność, bowiem uchybienie ustawowym wymogom może mieć dotkliwe konsekwencje, zwłaszcza że o błąd nietrudno za sprawą zmieniających się przepisów.

W minionym roku weszły w życie zmiany przepisów ustawy o rachunkowości. Jedną ze zmian jest wprowadzenie obowiązku zawierania z biegłym rewidentem umowy o badanie sprawozdania finansowego na okres nie krótszy niż dwa lata (dotąd ustawa nie precyzowała, na jaki okres taka umowa winna być zawarta). Wydawać by się mogło, że to niewielka i mało kontrowersyjna zmiana. Jednak jej zignorowanie, czy też nazbyt późne dostrzeżenie, może mieć daleko idące skutki.

Dlatego warto przypomnieć, jakie są kluczowe etapy procesu poprzedzającego wypłatę wspólnikom (akcjonariuszom) zysku netto wypracowanego przez spółkę.

Sprawozdanie finansowe

Oczywiście pierwszym krokiem jest sporządzenie sprawozdania finansowego za ostatni rok obrotowy. Zarząd spółki zobowiązany jest zapewnić, by sprawozdanie zostało sporządzone w ciągu trzech miesięcy od końca roku obrotowego (art. 52 ust. 1 ustawy o rachunkowości). Zgodnie z art. 52 ust. 2 ustawy o rachunkowości sprawozdanie finansowe winno zostać podpisane przez osobę, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych, oraz przez wszystkich członków zarządu.

Tu warto dodać, że począwszy od 1 października 2018 r. sprawozdanie finansowe będzie musiało być sporządzone w postaci elektronicznej oraz opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP. Natomiast już 15 marca wejdą w życie przepisy wymagające składania sądowi rejestrowemu drogą elektroniczną rocznego sprawozdania finansowego, sprawozdania z badania (jeżeli podlegało ono badaniu), odpisu uchwały bądź postanowienia organu zatwierdzającego o zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego i podziale zysku lub pokryciu straty, a we wskazanych w ustawie przypadkach także sprawozdania z działalności.

Należy pamiętać, że w informacji dodatkowej do sprawozdania finansowego powinna znaleźć się rekomendacja zarządu dotycząca przeznaczenia zysku (w niniejszym artykule nie poruszamy w ogóle kwestii związanych z pokryciem straty poniesionej przez spółkę w danym roku lub w latach minionych). Rekomendacja ta nie jest jednak wiążąca dla zgromadzenia wspólników (walnego zgromadzenia), które ma swobodę dysponowania zyskiem w granicach wyznaczonych przez prawo.

Wybór firmy audytorskiej co najmniej na 2 lata

W pierwszej kolejności należy zbadać, czy spółka spełnia ustawowe kryteria, od których uzależnione jest badanie sprawozdania finansowego przez biegłego rewidenta. W przypadku spółek kapitałowych niebędących bankami oraz nienależących do ściśle wskazanych grup kryteria te są spełnione, jeżeli spełniły się przynajmniej dwa z poniższych warunków (art. 64 ust. 1 ustawy o rachunkowości):

• średnioroczne zatrudnienie w przeliczeniu na pełne etaty wyniosło w spółce co najmniej 50 osób,
• suma aktywów bilansu na koniec roku obrotowego stanowiła równowartość w walucie polskiej co najmniej 2 500 000 euro,
• przychody netto ze sprzedaży towarów i produktów oraz operacji finansowych za rok obrotowy stanowiły równowartość w walucie polskiej co najmniej 5 000 000 euro.

Zanim jednak biegły przystąpi do badania sprawozdania, muszą zostać spełnione jeszcze dwa warunki formalne.

Po pierwsze, konieczne jest podjęcie przez zgromadzenie wspólników (walne zgromadzenie) albo przez inny organ lub podmiot (jeżeli umowa spółki lub statut lub inne wiążące spółkę przepisy prawa stanowią inaczej) uchwały w sprawie wyboru firmy audytorskiej (art. 66 ust. 4 ustawy o rachunkowości). Istotne jest tu ustawowe ograniczenie, zgodnie z którym kierownik jednostki (czyli zarząd w spółce) nie może dokonać takiego wyboru, co nie oznacza, że nie może przekazać rekomendacji w tym zakresie organowi uprawnionemu do wyboru biegłego rewidenta.

Po drugie, w oparciu o uchwałę właściwego organu w sprawie wyboru firmy audytorskiej zarząd spółki powinien zawrzeć z wybraną firmą umowę o badanie sprawozdania.

Należy jednak zwrócić uwagę, że w odniesieniu do badania sprawozdań finansowych za lata obrotowe rozpoczynające się po dniu 16 czerwca 2016 r. (art. 284 ust. 1 ustawy o biegłych rewidentach, firmach audytorskich oraz nadzorze publicznym) umowa winna zostać zawarta na okres nie krótszy niż dwa lata (art. 66 ust. 5 ustawy o rachunkowości). Na marginesie jedynie można wskazać na nieco niefortunne brzmienie zmienionego przepisu, który nakazuje, by na taki okres zawierać „pierwszą” umowę z firmą audytorską, dodając jednocześnie, że umowa może być przedłużana „na kolejne co najmniej dwuletnie okresy”. Oznacza to więc w praktyce, że przepis ten stosuje się nie tylko do „pierwszej” umowy, ale i do każdej kolejnej.

Konsekwencje braku uchwały w sprawie wyboru audytora

Co zatem stanie się w przypadku zawarcia z firmą audytorską umowy pomimo niepodjęcia przez właściwy organ uchwały w sprawie wyboru tej firmy? I jakie konsekwencje wiązać się będą z rozbieżnością między treścią uchwały a umową (np. jeśli w uchwale postanowiono o wyborze firmy audytorskiej dla potrzeb badania sprawozdania za rok 2017, zaś w umowie, zgodnie z przywołanym już przepisem art. 66 ust. 5 ustawy o rachunkowości, wskazano, że umowa dotyczy badania sprawozdań za lata 2017 i 2018)?

Odpowiadając na te pytania, należy w pierwszej kolejności wyjaśnić, jaka jest relacja pomiędzy uchwałą w sprawie wyboru firmy audytorskiej a zawarciem umowy z taką firmą. Wobec dyspozycji art. 66 ust. 4 ustawy o rachunkowości należy przyjąć, że zawarcie z firmą audytorską umowy o badanie sprawozdania finansowego jest czynnością, która zgodnie z art. 17 § 1 k.s.h. wymaga uchwały zgromadzenia wspólników (walnego zgromadzenia) pod rygorem nieważności. Co więcej, zgodnie z § 2 tego przepisu, zgoda może być wyrażona przed dokonaniem czynności albo w terminie dwóch miesięcy po jej dokonaniu (w tym ostatnim przypadku ma moc wsteczną od chwili zawarcia umowy).

Praktycznym skutkiem niepodjęcia uchwały w sprawie wyboru firmy audytorskiej (lub jej podjęcia po upływie ustawowego terminu) jest nie tylko nieważność samej umowy z audytorem, ale także wadliwość czynności dokonanych przez audytora. Skoro zaś (o czym jeszcze będzie tu mowa) wypłata wspólnikom dywidendy może nastąpić po zatwierdzeniu przez zgromadzenie wspólników (walne zgromadzenie) zbadanego przez biegłego rewidenta sprawozdania finansowego, to w braku ważnego wyboru firmy audytorskiej przeprowadzone przez niego badanie nie będzie badaniem w rozumieniu ustawy o rachunkowości. Odpowiednio więc także wypłata dywidendy będzie się kwalifikować jako wypłata dokonana wbrew przepisom prawa. Wynika to wprost z art. 53 ust. 3 ustawy o rachunkowości, zgodnie z którym podział lub pokrycie wyniku finansowego netto jednostek zobowiązanych do poddania sprawozdania finansowego może nastąpić po zatwierdzeniu tego sprawozdania przez organ zatwierdzający, poprzedzonym wyrażeniem przez biegłego rewidenta opinii o tym sprawozdaniu. Podział lub pokrycie wyniku finansowego netto, dokonane bez spełnienia tego warunku, są nieważne z mocy prawa.

Taka sytuacja grozi konsekwencjami określonymi w Kodeksie spółek handlowych, w szczególności przewidzianymi w art. 198 i 350 k.s.h., z których wynika obowiązek zwrotu otrzymanych od spółki wypłat oraz odpowiedzialność członków zarządu (zob. także wcześniejszy artykuł poświęcony skutkom prawnym nieprawidłowego wyboru audytora).

Konsekwencje zawarcia z firmą audytorską umowy na czas krótszy niż dwa lata

Podobne skutki, czyli nieważność czynności prawnej, powstaną także w przypadku zawarcia z firmą audytorską umowy na okres niezgodny z dyspozycją art. 66 ust. 5 ustawy o rachunkowości. Warto mieć na uwadze, że w takim przypadku ustawa przewiduje odpowiedzialność karną osoby, która umowę zawarła w imieniu spółki (art. 79 pkt 9 ustawy o rachunkowości).

Ostatnie formalności

Jeżeli zgromadzenie wspólników (walne zgromadzenie) dokonało wyboru firmy audytorskiej, a następnie zarząd zawarł z tak wybraną firmą umowę, kolejnym krokiem jest przeprowadzenie przez biegłego rewidenta badania sprawozdania finansowego. Z badania tego biegły sporządza opinię, którą przedstawia zarządowi.

Dopiero w tym momencie może nastąpić podjęcie przez zgromadzenie wspólników (walne zgromadzenie) uchwały zatwierdzającej sprawozdanie finansowe spółki i dalej uchwały w sprawie podziału zysku. Warto przy tym pamiętać, że zwyczajne zgromadzenie wspólników (zwyczajne walne zgromadzenie) powinno odbyć się w ciągu sześciu miesięcy od końca roku obrotowego.

Tak podjęta uchwała stanowi zaś podstawę do tego, by uprawnieni wspólnicy (akcjonariusze) mogli dochodzić od spółki wypłaty należnej im dywidendy.

Jednocześnie, podejmując uchwałę w sprawie podziału zysku za ostatni rok obrotowy, należy pamiętać o ustawowych ograniczeniach dotyczących jego wysokości. Zgodnie bowiem z art. 192 k.s.h. kwota przeznaczona do podziału między wspólników nie może przekraczać zysku za ostatni rok obrotowy, powiększonego o:

• niepodzielone zyski z lat ubiegłych oraz
• kwoty przeniesione z utworzonych z zysku kapitałów zapasowego i rezerwowych, które mogą być przeznaczone do podziału.

Kwotę tę należy z kolei pomniejszyć o:

• niepokryte straty,
• udziały/akcje własne oraz
• kwoty, które zgodnie z ustawą lub umową spółki/statutem powinny być przekazane z zysku za ostatni rok obrotowy na kapitały zapasowy lub rezerwowe (na przykład w spółkach akcyjnych należy obowiązkowo przekazywać 8% zysku za dany rok obrotowy na kapitał zapasowy, dopóki kapitał ten nie osiągnie co najmniej 1/3 kapitału zakładowego, co ma służyć pokryciu ewentualnych strat).

Jakkolwiek zatem zgromadzenie wspólników/ walne zgromadzenie ma relatywną swobodę w podejmowaniu decyzji dotyczących podziału zysku spółki, to należy pamiętać o ograniczeniach prawnych w tym zakresie.

Maciej Szewczyk, radca prawny, dr Kinga Ziemnicka, radca prawny, praktyka transakcji i prawa korporacyjnego kancelarii Wardyński i Wspólnicy