Koniec papierowych wniosków do KRS | Co do zasady

1 lipca 2021 r. to istotny dzień dla wszystkich podmiotów podlegających wpisowi do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego. Dziś weszła w życie długo zapowiadana i kilkukrotnie przekładana rewolucja w postępowaniu rejestrowym, dzięki której przedsiębiorcy mogą składać wnioski do KRS wyłącznie elektronicznie. Co to oznacza?

Elektronizacja postępowania rejestrowego stała się faktem

Od 1 lipca 2021 r. wnioski dotyczące podmiotu podlegającego wpisowi do rejestru przedsiębiorców, czyli np. spółek z ograniczoną odpowiedzialnością, można składać wyłącznie za pośrednictwem systemu teleinformatycznego (art. 19 ust. 2 ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym). Kategoryczne brzmienie przepisu wskazuje jednoznacznie, że przedsiębiorcom nie przysługuje prawo wyboru pomiędzy formą papierową a elektroniczną składanego wniosku. Dodatkowo, zgodnie z nowym brzmieniem art. 19 ust. 7 ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym, wniosek złożony w innej formie (np. papierowej) i nieopłacony podlega zwróceniu bez wzywania do uzupełnienia braków.

Jak to działa?

Aby złożyć elektroniczny wniosek do KRS, należy wejść na stronę Portalu Rejestrów Sądowych (https://prs.ms.gov.pl/), a następnie przejść do sekcji „e-formularze KRS”. Dalej konieczna jest rejestracja użytkownika przy użyciu kwalifikowanego podpisu elektronicznego albo Krajowego Węzła Identyfikacji Elektronicznej, gdzie do zalogowania można użyć profilu zaufanego ePUAP.

Po rejestracji wystarczy wybrać w zakładce, jaki wniosek ma zostać złożony (np. o rejestrację, zmianę czy wykreślenie z KRS), i odpowiednio wypełnić pola aktywnego formularza. Niewątpliwą zaletą systemu jest automatyczne wypełnianie podstawowych informacji o podmiocie. Jeśli składamy wniosek o zmianę danych, wystarczy wpisać numer KRS, a formularz zostanie samoistnie uzupełniony o firmę, NIP, REGON oraz siedzibę podmiotu.

Dodatkowo w każdej chwili można sprawdzić, czy przygotowywany przez nas formularz jest wypełniony poprawnie (klikając na przycisk „Sprawdź poprawność”).

Wniosek powinien zostać opatrzony kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym. Jeśli dokumenty stanowiące podstawę wpisu są sporządzone w postaci papierowej, do wniosku trzeba dołączyć:

• odpisy elektronicznie poświadczone przez notariusza albo występującego w sprawie pełnomocnika, będącego adwokatem lub radcą prawnym, albo
• elektroniczne kopie dokumentów (wówczas oryginał dokumentu albo jego odpis lub wyciąg poświadczony urzędowo będzie trzeba przesłać do sądu rejestrowego w terminie trzech dni od daty złożenia pisma).

Każdemu użytkownikowi systemu udostępnia się także informację na temat liczby złożonych wniosków, pism czy korespondencji z sądu.

Akta rejestrowe w formie elektronicznej

Dla podmiotów wpisanych do rejestru przedsiębiorców akta rejestrowe będą prowadzone wyłącznie elektronicznie i nie będą podlegać przetworzeniu na postać papierową. Istotne jest to, że akta rejestrowe prowadzone w systemie teleinformatycznym będą dostępne dla każdego:

• za pośrednictwem ogólnodostępnych sieci teleinformatycznych,
• w siedzibie sądu rejestrowego, z wykorzystaniem systemu teleinformatycznego.

Należy przyznać, że interfejs wprowadzonego systemu teleinformatycznego jest przejrzysty i intuicyjny, dużo bardziej niż interfejsy systemów S24 i RDF. Zobaczymy jednak, jak system i jego interfejs będą działać w praktyce, zwłaszcza w pierwszych dniach czy tygodniach.

W szczególności jesteśmy ciekawi, jak zostanie rozwiązana kwestia składania podpisów na wnioskach o pierwszą rejestrację spółek kapitałowych w Krajowym Rejestrze Sądowym. Część doktryny wskazuje, co potwierdza praktyka niektórych sądów rejestrowych, że takie wnioski powinny być podpisane osobiście przez wszystkich członków pierwszego zarządu spółki, a nie przez pełnomocnika. W przypadku spółek, w których skład wchodzą obcokrajowcy, może to powodować opóźnienia – do czasu założenia przez te osoby profilu zaufanego ePUAP albo uzyskania kwalifikowanych podpisów elektronicznych.

Inaczej m.in. w przypadku fundacji i stowarzyszeń

Ustawodawca inaczej potraktował podmioty wpisane do rejestru stowarzyszeń, innych organizacji społecznych i zawodowych, fundacji oraz samodzielnych publicznych zakładów opieki zdrowotnej – przysługuje im prawo wyboru formy, w jakiej będą składane wnioski (papierowo albo elektronicznie).

Ocena zmian

Pomysł elektronizacji postępowania rejestrowego należy ocenić pozytywnie. Wprowadzona zmiana powinna przyczynić się do przyspieszenia długotrwałych postępowań sądowych, w szczególności teraz, kiedy wnioski składane lub wysyłane do sądów w formie papierowej potrafią przeleżeć dodatkowo przynajmniej kilka dni, niejako na wymuszonej kwarantannie. To w konsekwencji korzystnie wpłynie na obrót gospodarczy.

Niepokoić może jedynie brak szczegółowych informacji ze strony Ministerstwa Sprawiedliwości przed wprowadzeniem zmiany. Może to utrudnić funkcjonowanie przedsiębiorców oraz sądów rejestrowych w pierwszych dniach jej obowiązywania.

Łukasz Śliwiński, radca prawny, doradca, Marika Grzybowska, praktyka transakcji i prawa korporacyjnego kancelarii Wardyński i Wspólnicy