Jak skutecznie przygotować się do przeszukania?
Jest wrzesień 2020 r., postpandemiczna (miejmy nadzieję) rzeczywistość. Twoja spółka z powodzeniem przetrwała kryzys, a życie społeczne i gospodarcze powoli wraca do normy. Większość ludzi znów pracuje w biurze, jesteś w drodze do pracy. Jak zwykle zatrzymałeś się w kawiarni na rogu, aby wypić poranne espresso i przejrzeć wiadomości. Niespodziewanie o 8:15 dzwoni recepcjonistka. Do firmy przyszło kilku mężczyzn w czarnych garniturach, przedstawili nakaz i zażądali wglądu w dokumentację i do systemu komputerowego. To dawn raid. Czy jesteś przygotowany na jego przeprowadzenie w swojej spółce?
Czym jest dawn raid?
Dawn raid to niezapowiedziana kontrola pomieszczeń należących do przedsiębiorstwa, zwykle w ramach dochodzenia prowadzonego przez organ regulacyjny lub wykonawczy. Każde przedsiębiorstwo, bez względu na rozmiar, może zostać poddane kontroli organów państwowych. Niezapowiedziane kontrole są zwykle wszczynane w wyniku skargi (klienta, kontrahenta itd.), anonimowego zgłoszenia lub wniosku przedsiębiorcy o odstąpienie od wymierzenia kary pieniężnej (tzw. wniosek leniency). Kontrole mogą też być wszczynane przez organy z urzędu.
W Polsce wiele organów ma prawo przeprowadzić przeszukania pomieszczeń służbowych. To, czy i jaki organ skontroluje pomieszczania należące do Twojej spółki, zależy w dużym stopniu od rodzaju prowadzonej działalności.
Uprawnienia kontrolne organów są różne. Zależą też one od zakresu kontroli określonego w nakazie lub postanowieniu wydanym przez organ. Przy najszerszym możliwym zakresie uprawnień funkcjonariusze mogą wejść do pomieszczeń, poszukiwać dokumentów oraz plików elektronicznych, zajmować te pliki i dokumenty, a także zająć sprzęt (np. komputery lub nośniki pamięci). Mogą także przesłuchiwać pracowników, a nawet zamknąć i zapieczętować pomieszczenia.
Niezapowiedziana kontrola może spowodować zatem poważne perturbacje dla biznesu. Należy się do niej odpowiednio przygotować, aby zmniejszyć ryzyko popełnienia błędów i ograniczyć niedogodności.
Podczas kontroli wiele rzeczy może pójść nie po naszej myśli. Narzędziem, które zminimalizuje ryzyka, jest odpowiednia polityka na wypadek dawn raid, czyli prosta i przejrzysta procedura określająca, jak w trakcie kontroli ma się zachowywać personel, szczególnie ten na pierwszej linii – pracownicy recepcji i ochrony, informatycy, wewnętrzni prawnicy.
Oczywiście nie ma jednej uniwersalnej polityki na wypadek dawn raid. Trzeba ją przygotować przy uwzględnieniu indywidualnych cech danej organizacji i jednocześnie poinformować personel o właściwym zachowaniu w momencie przybycia funkcjonariuszy i w trakcie kontroli. Odpowiednia polityka określa, kto powinien zostać poinformowany o kontroli i kto jest odpowiedzialny za koordynowanie działań po stronie firmy.
Co jeszcze jest potrzebne?
Sam fakt istnienia polityki nie wystarczy. Musi być ona jeszcze dobrze znana wewnątrz organizacji, w szczególności osobom, które są na pierwszej linii. Musi też być regularnie aktualizowana. Przestarzała polityka znana garstce osób w firmie nie będzie spełniała swojego celu, a nawet może być szkodliwa.
Dlatego należy upewnić się, że wszyscy pracownicy zapoznali się z polityką, a najlepiej że przeszli również odpowiednie szkolenia. Jednak nawet najlepsze szkolenie, prowadzone w komfortowych warunkach sali konferencyjnej, nie zastąpi możliwości przećwiczenia procedury w praktyce. Próbna kontrola to doskonała metoda na przetestowanie gotowości przedsiębiorstwa do kontroli.
Niemniej nawet najlepsza polityka i przeszkolony personel mogą nie wystarczyć. Obecność funkcjonariuszy w firmie zwykle powoduje stres. Co więcej, jest bardzo prawdopodobne, że w czasie kontroli pojawi się wiele kwestii, na które nie ma łatwej odpowiedzi. Czy funkcjonariuszom należy zapewnić dostęp do zaszyfrowanych dokumentów? Czy trzeba udostępniać pliki przechowywane w chmurze na serwerach w obcej jurysdykcji? Dlatego warto zapewnić spółce możliwość kontaktu z zewnętrznymi prawnikami mającymi doświadczenie w zakresie dawn raid, a także odpowiednich typów postępowań. Należy pamiętać, że kontrole organów państwowych są bardzo często prowadzone poza standardowymi godzinami pracy (np. w godzinach wczesnoporannych). Dobrze jest zatem znaleźć takiego doradcę prawnego, który będzie dostępny 24/7.
Zobacz również: Polityka na wypadek dawn raid – dlaczego warto rozważyć jej wdrożenie?
Łukasz Lasek, adwokat, Aleksandra Połatyńska, praktyka karna kancelarii Wardyński i Wspólnicy
