Jak skutecznie i legalnie wypromować miasto | Co do zasady

11 czerwca 2010 roku w Starym Browarze w Poznaniu odbyło się Forum Usług Marketingowych dla Miast i Gmin, organizowane przez Brief for Poland. Jego głównym celem była prezentacja efektywnych narzędzi i najnowszych praktyk w działaniach promocyjnych miast i regionów, indywidualne konsultacje z partnerami specjalizującymi się w skutecznej komunikacji miast i regionów, a także przedstawienie prawnych aspektów zamawiania usług marketingowych przez samorządy.

Nie zawsze jest możliwe i zasadne, żeby miasto prowadziło działania promocyjne własnymi siłami. W wielu przypadkach lepiej jest skorzystać z usług agencji reklamowej. Wśród samorządowców dominuje jednak nieufność wobec firm prywatnych, a zwłaszcza niechęć do organizowania kosztownych i przewlekłych przetargów.

– Faktycznie, gdy wartość zamawianych usług marketingowych przekracza kwotę 14 000 euro, co do zasady istnieje obowiązek stosowania przepisów Prawa zamówień publicznych – wyjaśnia uczestniczący w Forum Sebastian Pietrzyk, prawnik kancelarii Wardyński i Wspólnicy. – Jednak w pewnych sytuacjach można zastosować tryb bezprzetargowy, w tym tryb zamówienia z wolnej ręki. Urząd miasta musi jednak precyzyjnie przygotować projekt promocji miasta.

Szeroko rozumiane usługi promocyjne można zaliczyć do kategorii usług kultury, a więc do tzw. usług niepriorytetowych. Przy udzielaniu zamówień publicznych na tego typu usługi zamawiający mogą skorzystać z licznych ułatwień. Nowe brzmienie przepisu art. 5 Prawa zamówień publicznych pozwala bowiem na zastosowanie w przypadku zamówień niepriorytetowych, trybu negocjacji bez ogłoszenia oraz trybu zamówienia z wolnej ręki. Katalog przesłanek użycia tych trybów, zawarty odpowiednio w art. 62 ust. 1 oraz w art. 67 ust. 1 Prawa zamówień publicznych, został poszerzony o zwrot niedookreślony „w innych uzasadnionych przypadkach”, który ustawodawca jedynie doprecyzował przykładowym wyliczeniem sytuacji, w których szczególnie uzasadnione jest zastosowanie wyżej wymienionych trybów.

I tak udzielenie zamówienia publicznego w drodze negocjacji bez ogłoszenia lub z wolnej ręki jest uzasadnione, jeśli zastosowanie innego trybu mogłoby doprowadzić do naruszenia zasad celowego, oszczędnego i efektywnego dokonywania wydatków, naruszenia zasad dokonywania wydatków w wysokości i terminach wynikających z zaciągniętych zobowiązań, poniesienia straty w mieniu publicznym lub uniemożliwienia terminowej realizacji zadań. Już katalog przykładowych przesłanek jest dość obszerny, a trzeba podkreślić, że nie jest to katalog zamknięty.

Nawet w sytuacji, w której zamawiający nie zdecydują się na zastosowanie jednego z ww. trybów, należy zauważyć, że Prawo zamówień publicznych pozwala zamówić usługi, w tym marketingowe, w trybie negocjacji z ogłoszeniem, podczas których istnieje możliwość negocjacji poszczególnych warunków oraz sposobu realizacji usług na rzecz zamawiającego.

– Istniejąca regulacja prawna umożliwia skuteczną i zgodną z prawem realizację zamierzonych celów – konkluduje Sebastian Pietrzyk. – Najważniejsze jest odpowiednie zrozumienie pomiędzy stroną samorządową i marketingową oraz dobra współpraca działów promocji i marketingu urzędów miast z prywatnymi agencjami reklamowymi.