Gdy zarząd nie działa jak trzeba | Co do zasady

Kodeks spółek handlowych w miarę obszernie reguluje zasady kontroli wewnętrznej w spółkach kapitałowych, począwszy od generalnej zasady prowadzenia spraw i kontroli działalności spółki przez jej zarząd, a kończąc na możliwości kontroli działalności samego zarządu.

Organem odpowiedzialnym za działalność każdej spółki kapitałowej w szczególności jest jej zarząd. Zgodnie z art. 201 k.s.h. to właśnie zarząd spółki prowadzi jej sprawy i ją reprezentuje, a prawo to dotyczy wszystkich czynności sądowych i pozasądowych spółki (art. 204 § 1 k.s.h.). Prowadzenie spraw spółki dotyczy w szczególności podejmowania decyzji organizacyjnych i gospodarczych w spółce.

W związku z ciążącą na członkach zarządu odpowiedzialnością za zobowiązania spółki (art. 299 § 1 k.s.h.), która może powstać również w wyniku nieprawidłowych działań pracowników spółki, członkowie zarządu mogą, a nawet powinni wszczynać postępowania wewnętrzne służące wyjaśnieniu ewentualnych nieprawidłowości, które dostrzegli lub które zostały im zgłoszone. W tym celu zarząd spółki zawiera umowy o współpracę z zewnętrznymi doradcami – prawnikami, audytorami śledczymi czy też specjalistami z zakresu IT. Takie działanie ma na celu w szczególności zminimalizowanie ewentualnych dalszych kosztów wynikających z odkrytych nieprawidłowości oraz przywrócenie w spółce prawidłowego stanu rzeczy.

Zdarza się jednak, że zarząd spółki, pomimo widocznych naruszeń w spółce, nie decyduje się na przeprowadzenie stosownej kontroli wewnętrznej. Może też być i tak, że przyczyną wewnętrznych nieprawidłowości w spółce jest działanie nie tylko pracowników spółki, ale też członków jej zarządu. Choć osoby powoływane na to stanowisko są zwykle profesjonalnymi menedżerami darzonymi zaufaniem przez powołujących ich właścicieli lub rady nadzorcze spółek, może się okazać, że nie dopełniają przydzielonych im obowiązków, narażają spółkę na straty lub działają w sposób obiektywnie nieprawidłowy lub budzący wątpliwość co do ich rzetelności.

W takich sytuacjach, działając na podstawie odpowiednich przepisów Kodeksu spółek handlowych, organami uprawnionymi do przeprowadzenia postępowania wewnętrznego w spółce będą wspólnicy lub rada nadzorcza spółki.

Kontrola działalności spółki przez wspólników i radę nadzorczą

Zgodnie z art. 212 § 1 k.s.h. prawo kontroli służy każdemu wspólnikowi. W tym celu wspólnik lub wspólnik z upoważnioną przez siebie osobą może w każdym czasie przeglądać księgi i dokumenty spółki, sporządzać bilans dla swego użytku lub żądać wyjaśnień od zarządu. Wspólnik może w tym celu zatrudnić dowolnie wybranego zewnętrznego doradcę.

Prawo kontroli wspólnik może wykonywać osobiście albo wraz z osobą upoważnioną, a zatem nie jest dopuszczalne wykonywanie kontroli tylko przez osobę upoważnioną bez udziału wspólnika. Zakres prawa kontroli opisany w art. 212 § 1 k.s.h. jest bardzo szeroki –wspólnik może w szczególności żądać dowolnych wyjaśnień od zarządu i przeglądać dokumenty spółki, a więc także dokumenty finansowe, w tym sprawozdanie finansowe sporządzone przez spółkę. Ponadto wspólnik może na podstawie ksiąg i dokumentów sporządzić (sam lub przy udziale upoważnionego eksperta) bilans na swój użytek.

Należy jednak zwrócić uwagę, że zgodnie z art. 212 § 2 k.s.h. zarząd może odmówić wspólnikowi wyjaśnień oraz udostępnienia do wglądu ksiąg i dokumentów spółki. Przesłanką konieczną dla odmowy jest wystąpienie uzasadnionej obawy, że dane i informacje dotyczące spółki zostaną wykorzystane niezgodnie z jej interesem oraz że w wyniku ich wykorzystania spółka poniesie szkodę. Obawa może wynikać na przykład z tego, że wspólnik zajmuje się bezpośrednio albo pośrednio działalnością konkurencyjną wobec spółki, co w sposób oczywisty może prowadzić do udostępnienia na rzecz konkurencji informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa. Zarząd może również odmówić wyjaśnień oraz udostępnienia dokumentacji spółki, jeżeli ciągłe wnioski wspólnika w tym zakresie dezorganizują pracę spółki albo gdy wspólnik jest przeciwnikiem procesowym spółki, w związku z czym udzielenie mu informacji mogłoby wpłynąć niekorzystnie na sytuację procesową spółki w konflikcie z tym wspólnikiem.

W przypadku odmowy udzielenia wyjaśnień oraz udostępnienia do wglądu ksiąg i dokumentów spółki najprostszym rozwiązaniem jest odwołanie niewspółpracującego członka lub członków zarządu. Niestety takie rozwiązanie nie zawsze jest osiągalne, w szczególności gdy możliwość odwołania poszczególnych członków zarządu jest uzależniona od zgody pozostałych wspólników. W takiej sytuacji, działając zgodnie z art. 212 § 3 i 4 k.s.h., wspólnik może żądać rozstrzygnięcia sprawy uchwałą wspólników. Uchwała powinna być powzięta w terminie miesiąca od dnia zgłoszenia żądania. Wspólnik, któremu odmówiono wyjaśnień lub wglądu do dokumentów bądź ksiąg spółki, może złożyć wniosek do sądu rejestrowego o zobowiązanie zarządu do udzielenia wyjaśnień lub udostępnienia do wglądu dokumentów bądź ksiąg spółki. Wniosek należy złożyć w terminie siedmiu dni od dnia otrzymania zawiadomienia o uchwale lub od upływu jednomiesięcznego terminu wskazanego powyżej, w przypadku niepowzięcia uchwały wspólników w tym terminie.

Prawo kontroli wspólników może zostać wyłączone albo ograniczone umową spółki, jeżeli w spółce została ustanowiona rada nadzorcza (art. 213 § 3 k.s.h.). Niezależnie od tego, czy prawo kontroli wspólnika zostało wyłączone, czy też nie, stały nadzór nad działalnością spółki należy do rady nadzorczej spółki, będąc zarówno jej prawem, jak i obowiązkiem. Z tego powodu rada ponosi odpowiedzialność za czynności nadzoru i kontroli. Dlatego zgodnie z art. 219 § 4 i 5 k.s.h. rada nadzorcza, w celu wykonania swoich obowiązków, może badać wszystkie dokumenty spółki, żądać od zarządu i pracowników sprawozdań i wyjaśnień oraz dokonywać rewizji stanu majątku spółki. Każdy członek rady nadzorczej może samodzielnie wykonywać powyższe prawo nadzoru, chyba że umowa spółki stanowi inaczej. Inaczej niż w przypadku wspólników, zarząd spółki nie może odmówić członkom rady nadzorczej prawa do prowadzenia czynności kontrolnych, dlatego uznaje się, że uprawnienie wspólników jest raczej uprawnieniem wyłącznie do uzyskiwania informacji o spółce, a pełne prawo kontroli przysługuje tak naprawdę wyłącznie radzie nadzorczej. W celu wykonywania swoich uprawnień rada nadzorcza może korzystać z pomocy zewnętrznych ekspertów.

Dodatkowo należy zwrócić uwagę, że na żądanie wspólnika lub wspólników reprezentujących co najmniej jedną dziesiątą kapitału zakładowego, rada nadzorcza może, po wezwaniu zarządu do złożenia oświadczenia, wyznaczyć podmiot uprawniony do badania sprawozdań finansowych w celu zbadania rachunkowości oraz działalności spółki (art. 223 k.s.h.). Wskazany przepis daje wspólnikom (w szczególności mniejszościowym) dodatkową możliwość skutecznej kontroli działalności spółki.

Zgodnie z art. 382 § 4 k.s.h. radom nadzorczym spółek akcyjnych przysługują takie same uprawnienia jak radom nadzorczym w spółkach z ograniczoną odpowiedzialnością. Jednak w spółkach akcyjnych indywidualne prawo kontroli nie przysługuje akcjonariuszom, którym przysługują co najwyżej szczątkowe uprawnienia nadzorcze, takie jak np. prawo przeglądania księgi protokołów, uchwał walnego zgromadzenia, księgi akcyjnej i listy akcjonariuszy czy dokumentów sprawozdawczych przed zwyczajnym walnym zgromadzeniem. Brak szczególnych uprawnień kontrolnych akcjonariuszy ma w szczególności na celu ochronę działalności zarządu, w szczególności w spółkach z dużą liczbą akcjonariuszy, którzy posiadając indywidualne uprawnienia kontrolne, mogliby skutecznie blokować działanie zarządu spółki poprzez bezustanne składanie wniosków w tym zakresie.

Kontrola działalności rady nadzorczej

Zgodnie z art. 219 § 3 Kodeksu spółek handlowych rada nadzorcza jest zobowiązana składać zgromadzeniu wspólników coroczne sprawozdanie z wyników oceny sprawozdań finansowych i sprawozdań zarządu z działalności spółki. Odrębnym regulaminem rady nadzorczej lub też stosownymi zapisami w umowie spółki na członków rady można nałożyć inne obowiązki, w tym sprawozdawcze. Można wówczas kontrolować prawidłowość ich wykonywania przy pomocy zewnętrznych ekspertów. Należy jednak zwrócić uwagę, że na stanowiskach rad nadzorczych zatrudniane są osoby obdarzone bardzo wysokim poziomem zaufania. W sytuacji, w której ich zachowanie staje się obiektywnie nieprawidłowe lub zaczyna budzić wątpliwości co do rzetelności postępowania, z reguły jedynym rozwiązaniem, które w takiej sytuacji pozostaje wspólnikom, jest natychmiastowe zastąpienie określonych lub wszystkich członków rady nowymi osobami. Dopiero następcza kontrola działalności odwołanych członków rady może pomóc w późniejszych postępowaniach sądowych wytoczonych przeciwko nim.

Podsumowanie

Zarząd, rada nadzorcza oraz wspólnicy spółki mogą skorzystać z uprawnień kontrolnych i nadzorczych przysługujących im na podstawie odpowiednich przepisów Kodeksu spółek handlowych. Uprawnienia te mogą okazać się szczególnie przydatne w sytuacji, kiedy działalność podległych im pracowników lub innych organów spółki zaczyna budzić obiektywne wątpliwości co do jej prawidłowości lub rzetelności. Korzystając z przysługujących im uprawnień, wymienione organy mogą współpracować z zewnętrznymi doradcami – prawnikami, audytorami śledczymi czy też specjalistami z zakresu IT.

Łukasz Śliwiński, praktyka prawa korporacyjnego i transakcji kancelarii Wardyński i Wspólnicy