Dostęp do informacji o spółce kapitałowej | Co do zasady

Jeszcze nie wspólnik, a już nie osoba postronna. Problematyka dostępu do informacji o spółce kapitałowej na etapie pośrednim, czyli po podpisaniu dokumentów transakcyjnych a przed faktycznym zakończeniem (zamknięciem) transakcji.

Problematyka dostępu do informacji o spółce kapitałowej, której udziały lub akcje ma nabyć inwestor, jest zazwyczaj omawiana w odniesieniu do analiz prawnych, finansowych, środowiskowych oraz technicznych, prowadzonych na etapie ofertowym oraz etapie negocjacji umowy nabycia udziałów lub akcji. W wielu przypadkach istnieje jednak także dalszy etap, poprzedzający ostateczne nabycie tych walorów majątkowych, w którym potencjalny wspólnik lub akcjonariusz chce mieć dostęp do informacji o spółce, a czasami dąży do zdobycia wpływu na niektóre decyzje organów spółki, tak jak gdyby był już pełnoprawnym wspólnikiem spółki. Jest to etap pomiędzy podpisaniem warunkowej umowy nabycia udziałów lub akcji a momentem spełnienia się warunków powodujących skutek nabycia udziałów lub akcji.

Etap ten może też wystąpić w sytuacji, gdy zostaje dokonana inna czynność, której skutek polegający na nabyciu udziałów lub akcji jest uzależniony od spełnienia określonych warunków lub upływu terminu, a pomiędzy dokonaniem takiej czynności a jej ostatecznym skutkiem spółka prowadzi działalność operacyjną, która jest przedmiotem zainteresowania potencjalnego inwestora.

Opisany etap pomiędzy podpisaniem dokumentów transakcyjnych a zakończeniem (zamknięciem) transakcji dość często jest nazywany „okresem przejściowym” (interim period).

Przyszły wspólnik musi orientować się w sprawach spółki

Zazwyczaj dla obu stron transakcji jest zrozumiałe, że w okresie przejściowym potencjalny nowy wspólnik lub akcjonariusz, będąc już związanym postanowieniami podpisanej umowy lub dokonanej innej czynności warunkowej prowadzącej do dalszego nabycia udziałów lub akcji, powinien mieć dostęp do określonych informacji o spółce, tak aby od chwili wystąpienia ostatecznego skutku tej umowy lub innej czynności mógł występować jako w pełni doinformowany wspólnik lub akcjonariusz. Staje się to szczególnie istotne w sytuacji nabycia większościowego pakietu udziałów lub akcji lub realizacji innego mechanizmu prawnego, który ostatecznie doprowadzi do uzyskania kontroli nad spółką przez nowego inwestora. Zbywający udziały lub akcje często są skłonni udzielić nowemu inwestorowi dostępu do informacji o działaniach spółki w okresie przejściowym, co wynika choćby z faktu, że nowy inwestor już na etapie analiz prawnych i finansowych poprzedzających realizację transakcji pozyskał wiele, a może nawet większość informacji o spółce.

Niemniej należy zwrócić uwagę na istotne różnice pomiędzy udostępnianiem informacji w trakcie analiz przed podpisaniem dokumentów transakcyjnych a późniejszym dostępem do bieżących informacji o spółce.

Zakres ujawnianych informacji

Na etapie badania spółki zakres udostępnianej dokumentacji oraz dodatkowych informacji, np. od zarządu spółki, jest zazwyczaj ustalany przez stronę zbywającą udziały lub akcje. Na tym etapie na zlecenie strony zbywającej mogą powstawać memoranda informacyjne, dodatkowe opinie biegłych doradców, mogą być przedstawiane analizy rynkowe dotyczące spółki itp., tak aby przekrojowo przedstawić sytuację spółki. Strona zbywająca ma zasadniczą rolę w ustalaniu stopnia szczegółowości informacji przekazywanych potencjalnemu inwestorowi. Może np. podjąć decyzję o nieudostępnianiu mu informacji o konkretnych stronach zawartych przez spółkę umów, wynegocjowanych cenach czy złożonych ofertach albo o nieudostępnianiu informacji zawartych w bazach danych osobowych. W praktyce zdarza się, że aby nie ujawniać potencjalnemu inwestorowi dokumentacji stanowiącej całość tzw. ksiąg handlowych spółki, udostępnia mu się – obok pewnej części dokumentacji źródłowej – zestawienia zagregowane, czyli informacje zbiorcze pokazujące stan zobowiązań spółki w jednym lub w wielu obszarach.

Na etapie po podpisaniu dokumentacji transakcyjnej a przed ostatecznym skutkiem nabycia udziałów lub akcji sytuacja stron jest już odmienna. Potencjalny nabywca udziałów lub akcji może ustalić w drodze negocjacji swoje prawa w zakresie dostępu do informacji o spółce po zawarciu transakcji i prawa te – w zakresie uzgodnionym pomiędzy stronami – może realizować (o ile nie narusza to ustaw i przepisów powszechnie obowiązujących).

Istotną różnicą na tym etapie w stosunku do okresu poprzedzającego podpisanie dokumentacji transakcyjnej jest także to, że wcześniej udostępniane informacje o spółce dotyczyły zazwyczaj istniejących zobowiązań i uprawnień wynikających z czynności lub zdarzeń historycznych. Natomiast na etapie przejściowym udostępniane informacje dotyczą czynności bieżących lub działań zupełnie nowych albo przyszłych, wywoływanych przez nowe zdarzenia ekonomiczne, czynności prawne, działania innych pomiotów, czynności organów państwowych itp. Oczywiście na tym etapie także działania wcześniej rozpoczęte mogą stawać się wymagalne lub mogą podlegać modyfikacjom, albo mogą wywoływać nieprzewidywane wcześniej skutki, które nie były przedstawiane na etapie analiz poprzedzających zawarcie transakcji. Oznacza to, że dostęp do informacji o spółce w okresie przejściowym jest zazwyczaj dostępem do bieżącej działalności operacyjnej spółki, gdzie z reguły bardzo niewiele czasu mija pomiędzy powzięciem informacji o wystąpieniu określonych zdarzeń dotyczących spółki a podjęciem decyzji co do sposobu reagowania przez spółkę na te zdarzenia.

Ograniczenia w dostępie do informacji

W praktyce strony w różny sposób uzgadniają sposób i zakres dostępu potencjalnego wspólnika lub akcjonariusza do informacji o spółce w okresie przejściowym. Z uwagi na brak szczegółowych przepisów na ten temat w Kodeksie spółek handlowych często można spotkać się z poglądem, że zakres dostępu do informacji o spółce w okresie przejściowym podlega tzw. swobodzie umów. Niemniej należy zwrócić uwagę na szereg ograniczeń w zakresie udostępniania przez spółkę informacji o jej sprawach, działaniach gospodarczych, kontrahentach oraz planowanych czynnościach.

Zgodnie z przepisami Kodeksu spółek handlowych prowadzenie spraw spółki kapitałowej należy do zarządu, a więc co do zasady wszyscy członkowie tego organu mają dostęp do informacji o wszelkich operacjach spółki, ponieważ prowadzą te sprawy i ponoszą odpowiedzialność za ich zgodność z prawem (oczywiście regulamin zarządu oraz regulacje statutowe mogą dodatkowo uszczegóławiać obowiązki poszczególnych członków zarządu). Członkowie organów nadzorczych (takich jak rada nadzorcza w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością i spółce akcyjnej oraz komisja rewizyjna w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością) także mają dostęp do ksiąg handlowych spółki w celu wykonywania swoich ustawowych i statutowych obowiązków kontrolnych. Natomiast już w przypadku wspólników i akcjonariuszy dostęp do informacji o spółce podlega szczególnym regulacjom i w pewnym zakresie ograniczeniom.

W spółce z ograniczoną odpowiedzialnością wspólnicy mają prawo kontroli spółki, mogą przeglądać dokumenty i księgi spółki oraz żądać wyjaśnień od członków zarządu co do konkretnych spraw spółki. Zarząd może w pewnych sytuacjach odmówić dostępu do tych dokumentów i informacji, ale odmowa ta może podlegać dalszej kontroli sądowej. Uprawnienia indywidualnej kontroli wspólników spółki z ograniczoną odpowiedzialnością mogą być na mocy umowy spółki ograniczone lub wyłączone w spółkach, w których powołana jest rada nadzorcza lub komisja rewizyjna. Szeroko pojęta indywidualna kontrola spółki (a więc i dostęp do ksiąg handlowych spółki) nie jest przewidziana dla akcjonariuszy spółki akcyjnej, z pewnymi wyjątkami uregulowanymi np. w artykułach 428 i 429 k.s.h.

Powyższe ograniczenia wskazują wyraźnie, że intencją ustawodawcy było zawężenie grona osób, które mają dostęp do informacji źródłowych w spółce kapitałowej. W celu zachowania transparentności co do ogólnej sytuacji ekonomicznej spółki dla osób spoza grona członków władz zarządczych i nadzorczych spółki ustawodawca wprowadził dodatkowe wymogi odnośnie do sporządzania rocznych sprawozdań finansowych, sprawozdań zarządu, dokonywania ogłoszeń na temat określonych istotnych zdarzeń restrukturyzacyjnych itp.

W świetle powyższego informacje o spółce kapitałowej można podzielić na różne kategorie: informacje dostępne dla wspólników lub akcjonariuszy, informacje dostępne dla osób wchodzących w skład określonych organów spółki oraz jej pracowników według przydzielonych im szczególnych zadań oraz informacje dostępne publicznie (w tej kategorii znajdą się przede wszystkim informacje zawarte w dokumentacji składanej przez spółce do Krajowego rejestru sądowego). Dodatkowo dostęp do informacji wewnętrznych o sprawach spółki może być niezbędny dla osób trzecich, które wykonują określone czynności administracyjno-kontrolne lub wykonują usługi na rzecz spółki (np. serwisują elementy infrastruktury technicznej spółki). W takich wypadkach osoby, które uzyskują dostęp do informacji o przedsiębiorstwie spółki, są na mocy ustawy lub ustaleń kontraktowych wobec spółki zobowiązane do zachowania poufności tych informacji i wykorzystywania ich tylko w celu niezbędnym dla wykonania określonych czynności.

W praktyce można się spotkać z różnymi rozwiązaniami, które dotyczą uregulowania dostępu nowego inwestora do określonych informacji o spółce w okresie przejściowym. Uwagi na ten temat będą zawarte w kolejnych publikacjach.

Jacek Bondarewski, praktyka prawa korporacyjnego, restrukturyzacji spółek i kontraktów handlowych kancelarii Wardyński i Wspólnicy