Reprezentacja spółki w umowach z członkiem jej zarządu | Co do zasady

Spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością reprezentuje zarząd. Prawo zarządu do reprezentowania spółki obejmuje wszystkie czynności, w tym podpisywanie umów, czynności sądowe, składanie oświadczeń, przyjmowanie oświadczeń itd. Nie może zostać ono ograniczone. Zarząd nie może jednak reprezentować spółki w relacjach z członkiem zarządu.

Jeżeli zarząd jest jednoosobowy, to niezależnie od postanowień umowy spółki reprezentuje ją jedyny członek zarządu, działając samodzielnie. W przypadku zarządu wieloosobowego zasady reprezentacji określa umowa spółki. Jeżeli umowa spółki nie zawiera żadnych postanowień w tym przedmiocie, do składania oświadczeń w imieniu spółki wymagane jest współdziałanie dwóch członków zarządu albo jednego członka zarządu łącznie z prokurentem.

Uczestnikom obrotu zdarza się jednak zapomnieć, że reprezentacja spółki nie jest wyłączną domeną zarządu, a Kodeks spółek handlowych przewiduje pewne wyjątki od tej zasady. Jednym z istotniejszych jest reprezentacja spółki w stosunkach z członkiem zarządu. W umowie między spółką a członkiem zarządu oraz w sporze z nim spółkę reprezentuje rada nadzorcza lub pełnomocnik powołany uchwałą zgromadzenia wspólników. Taka regulacja ma chronić interesy spółki (i tym samym jej wspólników) na wypadek sprzeczności interesów członka zarządu z interesem spółki. Naruszenie zasad reprezentacji oznacza w tym przypadku nieważność czynności (np. umowy).

W naszym systemie prawa mamy zresztą więcej przykładów tego rodzaju zabezpieczeń. Przykładowo jeśli interesy spółki są sprzeczne z interesami członka zarządu, jego współmałżonka, krewnych i powinowatych do drugiego stopnia oraz osób, z którymi jest powiązany osobiście, członek zarządu powinien ujawnić tę sprzeczność i wstrzymać się od udziału w rozstrzyganiu takich spraw. Może też żądać zaznaczenia tego faktu w protokole. Tego rodzaju zabezpieczenia są konieczne, gdyż konflikt interesów wcale nie jest rzadkim zjawiskiem. Dalsze rozważania skupiają się na wybranych problemach praktycznych związanych z reprezentacją spółki przez specjalnego pełnomocnika powoływanego uchwałą zgromadzenia wspólników.

Pełnomocnik zgromadzenia i pełnomocnik zarządu

Specjalny pełnomocnik zgromadzenia ma ustawowo określony zakres umocowania (reprezentacja w stosunkach z zarządem określona w uchwale ustanawiającej), różny od zakresu umocowania pełnomocnika spółki ustanowionego przez zarząd spółki.

Zarząd nie może udzielić pełnomocnictwa ani prokury do reprezentowania spółki w stosunkach z członkiem zarządu spółki.

Zgromadzenie wspólników nie może natomiast ani przekazać kompetencji do powołania specjalnego pełnomocnika innemu organowi spółki, ani samo bezpośrednio działać zamiast pełnomocnika powołanego uchwałą i reprezentować spółki w stosunku do członka zarządu. Takie pokusy zdarzają się niestety zwłaszcza w spółkach jednoosobowych, gdzie jedyny wspólnik wykonuje wszystkie uprawnienia zgromadzenia wspólników.

Ograniczenia co do osoby specjalnego pełnomocnika

Ustawa nie zawiera wprost ograniczeń co do tego, kto może być specjalnym pełnomocnikiem zgromadzenia wspólników. Takie ograniczenia dotyczą przykładowo pełnomocnika wspólnika na zgromadzeniu wspólników – takimi pełnomocnikami nie mogą być ani członkowie zarządu, ani pracownicy spółki.

Skoro nie ma takiego ograniczenia wprost, można by uznać, że zgromadzenie może ustanowić specjalnym pełnomocnikiem członka zarządu (innego niż ten, którego dotyczy sprawa) lub pracownika spółki.

Co do członków zarządu, w praktyce prezentowane są w tym zakresie różne poglądy. Niektórzy twierdzą, że jest to dopuszczalne, nie ma wprost zakazu i wspólnik może dowolnie zdecydować, kogo umocuje do działania jako specjalnego pełnomocnika. Inni uważają, że członek zarządu nie może być specjalnym pełnomocnikiem, gdyż oznaczałoby to niedopuszczalną reprezentację spółki przez zarząd w stosunkach z zarządem. Poza tym nadal istniałby konflikt interesów spółki i członka zarządu, który miałby zajmować się sprawą osoby, z którą na stałe współpracuje w ramach zarządu. Mógłby też zaistnieć wspomniany wcześniej konflikt interesów członka zarządu, który ma być ustanowiony specjalnym pełnomocnikiem do reprezentowania spółki w stosunku do innego członka zarządu. Wówczas taki członek zarządu miałby obowiązek wstrzymać się od udziału w sprawie.

Forma dla specjalnego pełnomocnictwa

Kolejną kwestią jest problem formy, to jest czy zastosowanie ma reguła formy pochodnej, jak przy innych pełnomocnictwach (art. 99 k.c.), czy też nie. Nie zostało to wprost rozstrzygnięte przez ustawodawcę, ale wydaje się, że skoro pełnomocnik ma zostać powołany uchwałą zgromadzenia wspólników, a Kodeks spółek handlowych wskazuje, że taka uchwała może zostać podjęta co do zasady w zwykłej formie pisemnej, to wymóg zachowania formy pochodnej nie jest konieczny. Wystarczyć więc powinna uchwała udzielająca pełnomocnictwa w zwykłej formie pisemnej – nawet do czynności, do której wymagana jest forma wyższa niż pisemna (np. zbycie nieruchomości w formie aktu pomiędzy spółką a jej członkiem zarządu).

Tak też ocenił to SN w wyroku z 15 czerwca 2012 r. (II CSK 217/11), uznając, że w zakresie formy specjalnego pełnomocnictwa udzielanego przez zgromadzenie wspólników nie mają zastosowania przepisy Kodeksu cywilnego, a umocowanie pełnomocnika następuje w szczególnym trybie, tj. na podstawie uchwały zgromadzenia wspólników, której forma uregulowana jest w Kodeksie spółek handlowych. SN wskazał, że akt powołania, jakim jest uchwała zgromadzenia wspólników, podlega wyłącznie regułom określonym w Kodeksie spółek handlowych. Jego przepisy, normując sposób i procedury podejmowania uchwał, określają także formę ich podejmowania. Nie ma więc podstaw, by wymagać, aby zachowana została forma szczególna dla specjalnego pełnomocnictwa, a więc także forma pochodna od czynności, jaka ma być dokonana przez pełnomocnika (art. 99 k.c.).

W praktyce zdarza się jednak, że któraś ze stron danej czynności wymaga dla uchwały zgromadzenia wspólników tej samej formy, w jakiej ma zostać podjęta czynność, powołując się na wcześniejsze orzeczenie SN z 27 lutego 2009 r. (II CSK 509/08), które inaczej ocenia stosunek przepisów o pełnomocnictwie zawartych w Kodeksie cywilnym do specjalnego pełnomocnictwa udzielanego przez zgromadzenie wspólników.

Specjalne pełnomocnictwo do wszystkiego – ogólne, rodzajowe czy do konkretnej sprawy

Kolejnym problemem praktycznym jest udzielanie stałego pełnomocnictwa do reprezentowania spółki we wszelkich stosunkach z członkiem zarządu.

W praktyce często pojawia się pytanie, czy specjalne pełnomocnictwo powinno być udzielane każdorazowo do konkretnej czynności, czy można też udzielić go na zasadzie pełnomocnictwa ogólnego bądź rodzajowego. Sprowadza się to do rozstrzygnięcia, czy w zakresie treści zastosowanie znajdzie art. 99 k.c., czy też – podobnie jak przy formie – nie stosuje się przepisów Kodeksu cywilnego. Dla przypomnienia zgodnie z art. 99 k.c. pełnomocnictwo ogólne obejmuje umocowanie do czynności zwykłego zarządu. Do czynności przekraczających zakres zwykłego zarządu potrzebne jest pełnomocnictwo określające ich rodzaj, chyba że ustawa wymaga pełnomocnictwa do poszczególnej czynności.

Poglądy co do tego, czy specjalne pełnomocnictwo udzielane przez zgromadzenie wspólników może być ogólne lub rodzajowe, są podzielone. Zgodnie jednak z uchwałą SN z 30 stycznia 2019 r. (III CZP 71/18) przy zawieraniu umowy w sporze z członkiem zarządu spółki z ograniczoną odpowiedzialnością spółkę tę może reprezentować – na podstawie uchwały zgromadzenia wspólników – pełnomocnik umocowany rodzajowo albo do określonej umowy lub określonego sporu.

Wspomnianą uchwałą SN potwierdził, że specjalne pełnomocnictwo:

• może mieć charakter szczególny (ale nie musi). Charakter szczególny ma takie pełnomocnictwo, które jest udzielone do zawarcia konkretnej umowy z konkretnym członkiem zarządu lub do reprezentowania spółki w konkretnym sporze z takim członkiem zarządu, a zatem powinno być udzielane każdorazowo przed zawarciem konkretnej umowy lub prowadzeniem konkretnego sporu,
• może być rodzajowe – czyli takie, które ograniczone jest do niektórych, określonych co do rodzaju umów czy sporów lub do umów czy sporów z konkretnym członkiem zarządu,
• nie może być ogólne (blankietowe) – czyli takie, które udzielane jest do reprezentowania spółki we wszystkich umowach lub sporach z jakimkolwiek członkiem zarządu. SN uznał bowiem, że wąski zakres przedmiotowy specjalnego pełnomocnictwa wyklucza udzielanie go w formie pełnomocnictwa ogólnego.

Specjalne pełnomocnictwo nieograniczone w czasie

W przywołanej wyżej uchwale SN potwierdził również, że nie ma przeszkód prawnych, które wyłączałyby możliwość udzielenia bezterminowego rodzajowego pełnomocnictwa. Takie pełnomocnictwo jest skuteczne aż do jego odwołania. Oczywiście uchwała wspólników udzielająca specjalnego pełnomocnictwa może określać termin jego wygaśnięcia. Gdyby tego nie zawierała, a z jej treści nie wynikałoby nic innego, należałoby przyjąć, że takie pełnomocnictwo jest bezterminowe.

Znaczenie właściwej reprezentacji

Zasady reprezentacji i udzielania pełnomocnictw są istotnym zagadnieniem przy każdej czynności prawnej. Powyżej jedynie zarysowaliśmy problematykę, z którą spotykamy się w obrocie. Stosowanie się do szczególnych zasad reprezentacji w przypadku czynności pomiędzy spółką i jej zarządem ma wyjątkowe znaczenie. Czynność dokonana z naruszeniem tych zasad jest bezwzględnie nieważna. Nie będzie można jej potwierdzić – co da się zrobić np. w przypadku działania rzekomego pełnomocnika (tj. osoby niemającej umocowania albo przekraczającej jego zakres) bądź działania rzekomego organu osoby prawnej (np. działania jako zarząd spółki osób, które de facto nie są członkami zarządu spółki).

Bartosz Kuraś, radca prawny, praktyka transakcji i prawa korporacyjnego kancelarii Wardyński i Wspólnicy