Program compliance a działalność organów ścigania | Co do zasady

Działalność organów ścigania związana z nieprawidłowościami o charakterze prawnokarnym może oznaczać dla spółki dotkliwe straty finansowe i wizerunkowe. Negatywny wpływ na jej działalność i reputację mogą przynieść już poszczególne czynności dochodzeniowo-śledcze i procesowe (w szczególności przeszukania pomieszczeń spółki, zatrzymania rzeczy i osób). Skutki mogą być jeszcze poważniejsze, jeśli w wyniku prowadzonych działań dojdzie do przedstawienia zarzutów, wystąpienia z aktem oskarżenia czy skazania wysokich rangą przedstawicieli spółki. To kolejny argument za tym, że warto mieć sprawnie działający program compliance.

Nieprawidłowości w spółce mogą skutkować szeroko zakrojonymi i głęboko ingerującymi w funkcjonowanie organizacji działaniami prokuratury, Policji, Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego, Centralnego Biura Antykorupcyjnego, Krajowej Administracji Skarbowej oraz innych organów ścigania. Dzieje się tak zwłaszcza wówczas, gdy na skutek przestępczej działalności wysokich rangą przedstawicieli spółki lub innych osób z nią powiązanych spółka uzyskuje nielegalne korzyści (np. podpisuje lukratywny kontrakt w wyniku korupcyjnych działań jej przedstawicieli lub uzyskuje nienależną korzyść podatkową w wyniku niedozwolonych praktyk podatkowych jej kontrahenta). Z tego względu warto minimalizować ryzyka wystąpienia nieprawidłowości oraz następczych działań prawnokarnych dzięki sprawnie działającemu programowi compliance.

Prawnokarny program compliance

Wdrożenie programu compliance w odniesieniu do działalności organów ścigania ma przede wszystkim:

• przeciwdziałać ryzyku wystąpienia naruszeń prawa mogących skutkować konsekwencjami prawnokarnymi,
• zniwelować lub zmniejszyć negatywne następstwa naruszeń, które wystąpiły,
• usprawnić proces zarządzania sytuacjami kryzysowymi,
• podnieść świadomość osób w organizacji co do tego, czym jest zgodna z prawem i etyczna działalność,
• umocnić wizerunek organizacji jako podmiotu działającego zgodnie z prawem, etyką i najwyższymi standardami biznesowymi.

Procedurami służącymi tym celom są zwłaszcza:

• procedura antykorupcyjna,
• procedura weryfikacji kontrahentów,
• procedura zgłaszania nieprawidłowości i naruszeń prawa,
• procedura prowadzenia wewnętrznych postępowań wyjaśniających,
• wytyczne postępowania na wypadek czynności organów ścigania.

Procedury te powinny być dopasowane do przedmiotu działalności danej organizacji. Ich wdrożenie winno zostać poprzedzone sporządzeniem mapy ryzyk bazującej na analizie potencjalnych zagrożeń naruszeń prawa łączących się z taką działalnością. Samo wdrożenie procedur to jednak za mało. Niezbędne jest ich stosowanie, monitorowanie ich przestrzegania, a także ich cykliczna weryfikacja i przeprowadzanie szkoleń z zakresu objętego ich przedmiotem.

Z punktu widzenia działań organów ścigania polegających na dokonywaniu przeszukań i zatrzymań istotne znaczenie mają zwłaszcza wytyczne postępowania na wypadek czynności organów ścigania. Ich celem jest przede wszystkim:

• ograniczenie chaosu wywołanego w spółce takimi działaniami,
• uregulowanie sposobu zachowania pracowników i osób odpowiedzialnych w spółce za współpracę z organami (stworzenie mapy postępowania),
• zapewnienie ochrony tajemnicy przedsiębiorstwa i innych tajemnic prawnie chronionych.

Wytyczne te mogą także regulować kwestie odnoszące się do strategii komunikacyjnej spółki  w związku z działaniami organów ścigania zarówno wewnątrz organizacji, jak i w stosunku do podmiotów trzecich (np. kontrahentów i mediów).

Ochrona sygnalistów

Z wdrożeniem programu compliance w zakresie zgłaszania nieprawidłowości i naruszeń prawa nieodłącznie związana jest też kwestia ochrony sygnalistów – osób dokonujących takich zgłoszeń.

Ochrona sygnalistów jest na razie uregulowana w Polsce sektorowo i wynika z wdrożenia stosownych regulacji prawa Unii Europejskiej. Przykładowo obowiązek ochrony sygnalistów dotyczy spółek prowadzących rynek regulowany oraz podmiotów świadczących usługi w zakresie udostępniania informacji o transakcjach (unormowane ustawą z dnia 29 lipca 2005 r. o obrocie instrumentami finansowymi) oraz instytucji obowiązanych (unormowany ustawą z dnia 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu).

W ograniczonym zakresie ochrona sygnalistów była także przewidziana głośnymi projektami ustawy o jawności życia publicznego oraz nowej ustawy o odpowiedzialności podmiotów zbiorowych za czyny zabronione pod groźbą kary. Żaden z tych projektów nie przeszedł jednak ścieżki procesu legislacyjnego i nie stał się częścią obowiązującego w Polsce porządku prawnego.

Dotychczas w prawie polskim nie było ogólnego obowiązku zagwarantowania sygnalistom ochrony prawnej (choć osoby takie mogły dochodzić swoich praw np. na drodze procesu cywilnego). Zakrojona na szeroką skalę ochrona osób sygnalistów znalazła niemniej ostatnio wyraz w dyrektywie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii.

Dyrektywa ustanawia minimalne standardy ochrony sygnalistów w szeregu dziedzin obejmujących m.in. zamówienia publiczne, usługi, produkty i rynki finansowe, bezpieczeństwo transportu, ochronę środowiska, zdrowie publiczne, ochronę konsumentów oraz ochronę prywatności i danych osobowych.

Standard ten obejmuje w szczególności obowiązek ustanowienia kanałów i procedury na potrzeby dokonywania zgłoszeń wewnętrznych i podejmowania działań następczych. Obowiązek ten nałożony jest na podmioty prawne z sektora prywatnego i publicznego. W sektorze prywatnym dotyczy on co do zasady tych podmiotów, które zatrudniają co najmniej 50 osób (przewidziano od tego jednak liczne wyjątki). Podmioty te obowiązane są także do prowadzenia rejestru zgłoszeń. Dyrektywa zakazuje też działań odwetowych wobec sygnalistów i przewiduje obowiązek wprowadzenia sankcji wobec podmiotów podejmujących takie działania.

Państwa członkowskie Unii Europejskiej obowiązane są wprowadzić regulacje niezbędne do wykonania dyrektywy do 17 grudnia 2021 r., a w przypadku podmiotów prawnych z sektora prywatnego zatrudniających od 50 do 249 pracowników w zakresie dotyczącym obowiązku ustanowienia wewnętrznych kanałów dokonywania zgłoszeń – do 17 grudnia 2023 r.

Niezależnie od tego, wdrożenie w organizacji rozwiązań służących ochronie sygnalistów jest kwestią wartą przemyślenia. Sygnaliści mogą bowiem stanowić cenne źródło informacji o ewentualnych nieprawidłowościach w firmie. Wczesne wykrycie tych nieprawidłowości oraz podjęcie działań zmierzających do ich wyjaśnienia i usunięcia skutków potencjalnych naruszeń może zaś przyczynić się do minimalizacji strat finansowych i wizerunkowych spółki.

Jakub Znamierowski, adwokat, praktyka karna kancelarii Wardyński i Wspólnicy

Artykuł wchodzi w skład publikacji Compliance – ważne zmiany w 2020 r.