Prace adaptacyjne dotyczące przedmiotu najmu
Trudno o lokal, który idealnie odpowiada zapotrzebowaniu najemcy. Dlatego powstaje pytanie, czy lepiej zaadaptować najęty lokal na własną rękę, czy też wystąpić o przeprowadzenie prac adaptacyjnych do wynajmującego i liczyć się z podwyżką czynszu.
Zgodnie z art. 662 § 1 Kodeksu cywilnego wynajmujący powinien wydać najemcy rzecz w stanie przydatnym do umówionego użytku i utrzymywać ją w takim stanie przez czas trwania najmu.
Gdyby przyjąć uproszczoną definicję umówionego użytku, można by dowodzić, że w przypadku pomieszczeń biurowych powinno wystarczyć, jeśli będą one przystosowane do stałego pobytu ludzi, wykonane i dopuszczone do użytkowania zgodnie z obowiązującymi przepisami (prawa budowlanego, bhp, przeciwpożarowymi itp.), a także wyposażone w co najmniej podstawowe media. Rzeczywistość jednak pokazuje, że takie wąskie ujęcie umówionego użytku jest zdecydowanie niewystarczające.
Niemal każdy najemca będzie występował do wynajmującego albo samodzielnie dążył do przystosowania przedmiotu najmu do swoich indywidualnych potrzeb, podyktowanych profilem prowadzonej działalności. Jeden będzie zainteresowany jak najmniejszą ilością stanowisk pracy, drugi maksymalnym ich zagęszczeniem tworząc tzw. open space, a jeszcze inny – własną serwerownią lub własnymi systemami zapewniającymi funkcjonowanie przedmiotu najmu w przypadku awarii (np. podtrzymującymi zasilanie budynku w energię elektryczną).
W konsekwencji na rynku najmu powierzchni biurowych wykształciły się dwa sposoby wykonywania prac adaptacyjnych. Pierwszy, bardziej popularny, polega na wykonaniu takich prac przez wynajmującego na jego ryzyko i koszt przed rozpoczęciem okresu najmu. Drugi, rzadziej stosowany, polega na wykonywaniu prac adaptacyjnych we własnym zakresie przez najemcę na jego ryzyko i koszt w okresie najmu. Zarówno pierwszy, jak i drugi model ma swoje wady i zalety, przy czym liczba zalet w pierwszym modelu wydaje się większa.
Pierwszy model zasadza się na założeniu, że wynajmującemu kalkuluje się wykonywanie prac adaptacyjnych na własne ryzyko i koszt, gdyż z jednej strony, oprócz obniżki w czynszu w danym okresie czasu, może zaproponować dodatkową zachętę dla najemcy przy wyborze przedmiotu najmu na konkurencyjnym rynku – szyty na miarę przedmiot najmu. Z drugiej strony, przy odpowiednio skalkulowanym czynszu, umowie zawartej na czas oznaczony oraz uwzględniając prawo dokonywania odpisów amortyzacyjnych, wynajmujący może liczyć nie tylko na zwrot zainwestowanego kapitału, ale i na godziwy zysk.
Pierwszy model wydaje się odpowiadać tym najemcom, którzy nie są zainteresowani poszukiwaniem i zatrudnianiem własnych projektantów i wykonawców, ubieganiem się o uzyskanie odpowiednich decyzji administracyjnych, a także ponoszeniem ryzyka wadliwego wykonania prac projektowych i wykonawczych. Co prawda wykonanie prac adaptacyjnych przez wynajmującego odpowiednio zwiększy czynsz najmu, ale za to obowiązki najemcy w tym zakresie ograniczą się do sprawdzenia przedmiotu najmu pod kątem zgodności z umówionym przeznaczeniem oraz zgłaszania wynajmującemu ewentualnych wad.
Aby uniknąć sporów na tle prac adaptacyjnych lub ograniczyć je do minimum, strony powinny szczegółowo określić zakres rzeczowy prac, załączając do umowy specyfikacje techniczne, rzuty zaadaptowanych pomieszczeń, kosztorysy oraz harmonogram, w którym termin oddania efektu prac do użytkowania powinien poprzedzać datę wydania przedmiotu najmu najemcy. Prace adaptacyjne powinny być wykonane zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, decyzjami administracyjnymi uzyskanymi przez wynajmującego, warunkami technicznymi, normami i zasadami wiedzy technicznej, w stanie wolnym co najmniej od wad istotnych, tj. wad, które uniemożliwiają albo w sposób istotny ograniczają wykorzystanie przedmiotu najmu zgodnie z umówionym przeznaczeniem.
Jeżeli powyższe przesłanki zostaną spełnione, najemca nie powinien odmawiać odbioru przedmiotu najmu oraz podpisania protokołu wydania na dowód odbioru przedmiotu najmu, jego zdatności do umówionego użytku, rozpoczęcia okresu najmu oraz obowiązku płatności czynszu i opłat eksploatacyjnych. Jeżeli powstanie spór co do tego, czy przedmiot najmu znajduje się w stanie zdatnym do umówionego użytku, rekomenduje się powierzenie takiego sporu do rozstrzygnięcia ekspertowi wskazanemu w umowie lub takiemu, którego sposób wyboru został określony w umowie. Jeżeli pomimo to najemca będzie bezpodstawnie uchylał się od odbioru przedmiotu najmu, wynajmujący może być uprawniony do podpisania jednostronnego protokołu wydania lub wypowiedzenia umowy ze skutkiem natychmiastowym.
Drugi model wykonywania prac adaptacyjnych w większości przypadków będzie mniej komfortowy dla najemców, gdyż to oni we własnym zakresie będą zmuszeni wystąpić o zgodę wynajmującego na wykonanie prac (której to zgody wynajmujący może odmówić), jeśli zgoda taka nie została udzielona w umowie. Będą też musieli uzyskać decyzje administracyjne zezwalające na wykonywanie prac oraz oddanie ich efektu do użytkowania, zatrudnić własnych projektantów i wykonawców oraz ponosić ryzyko i koszty związane z tymi czynnościami. Oczywiście zastosowanie takiego modelu może przełożyć się na niższe koszty adaptacji przedmiotu najmu oraz koszty jego użytkowania (często najemcy są zwalniani z opłat w części lub w całości przez czas trwania adaptacji), a także może okazać się optymalne, jeśli planowany zakres prac jest nieznaczny albo najemca posiada odpowiednie środki osobowe czy materiałowe.
Niemniej jednak, decydując się na ten wariant, najemca musi mieć pełną świadomość ryzyka (np. odmowy udzielenia zgody przez wynajmującego, odmowy wydania decyzji przez organy administracji publicznej, szkód wyrządzonych w trakcie wykonania prac, wystąpienia wad prac projektowych i wykonawczych) i kosztów, jakie będzie zmuszony ponieść (np. wynagrodzenia projektantów i wykonawców). Należy też zwrócić uwagę, że w trakcie wykonywania prac adaptacyjnych nie tylko korzystanie z przedmiotu najmu zgodnie z jego przeznaczeniem może okazać się niemożliwe lub poważnie utrudnione. Prowadzenie prac może również spowodować niedogodności dla innych najemców budynku, a nawet być przez nich potraktowane jako wada przedmiotu najmu i podstawa do żądania obniżenia czynszu. Ciężar tej obniżki może być wówczas przeniesiony na dokonującego adaptacji. Ponadto, w braku odmiennych postanowień umownych, wynajmujący może domagać się przywrócenia przedmiotu najmu do stanu sprzed wykonania prac, co wiąże się dla najemcy z dodatkowym kosztem.
Mając to wszystko na uwadze, należy stwierdzić, że pierwszy model wykonywania prac adaptacyjnych nie bez powodu zyskał popularność i szerokie uznanie na rynku. Model ten jest wygodny dla wynajmującego, który doskonale zna budynek i zazwyczaj jest w stanie wykonać prace bez większych trudności. Wynajmujący tworzy w ten sposób dodatkową zachętę dla najemcy, a następnie może oczekiwać zwrotu zainwestowanego kapitału z godziwym zyskiem. Model ten wydaje się również optymalny dla większości najemców, gdyż co prawda ponoszą oni nieco wyższe koszty korzystania z przedmiotu najmu, ale w zamian unikają licznych obowiązków, ryzyka i kosztów, które często są trudne do oszacowania.
Michał Gliński, Zespół Nieruchomości i Inwestycji Budowlanych kancelarii Wardyński i Wspólnicy
