Kiedy uzupełnić dokumenty ofertowe w postępowaniu o zamówienie publiczne?

24.11.2011 zamówienia publiczne

Prawo zamówień publicznych pozwala zamawiającemu wezwać wykonawcę do uzupełnienia dokumentów lub oświadczeń, ale też nie zakazuje wykonawcy samodzielnego uzupełniania takich dokumentów. Czy warto jednak z własnej inicjatywy dokonać takiego uzupełnienia?

Zgodnie z art. 26 ust. 3 ustawy Prawo zamówień publicznych (dalej „p.z.p.”)zamawiający wzywa wykonawców, którzy w określonym terminie nie złożyli wymaganych przez zamawiającego oświadczeń lub dokumentów lub którzy nie złożyli pełnomocnictw, albo którzy złożyli wymagane przez zamawiającego oświadczenia i dokumenty zawierające błędy lub którzy złożyli wadliwe pełnomocnictwa, do ich złożenia w wyznaczonym terminie. Zakres dokumentów, których uzupełnienia może żądać zamawiający, wyznacza art. 25 ust. 1 p.z.p. Są to mianowicie dokumenty potwierdzające spełnianie przez wykonawcę warunków udziału w postępowaniu lub potwierdzające spełnianie przez oferowane dostawy, usługi lub roboty budowlane wymagań określonych przez zamawiającego w ogłoszeniu o zamówieniu, SIWZ lub zaproszeniu do składania ofert.

Co do zasady uzupełnieniu mogą zatem podlegać wszystkie dokumenty dotyczące warunków określonych w art. 22 p.z.p., tj. dokumenty potwierdzające: (i) posiadanie przez wykonawcę uprawnień do wykonywania określonej działalności lub czynności, (ii) posiadanie wiedzy i doświadczenia, (iii) dysponowanie odpowiednim potencjałem technicznym oraz osobami zdolnymi do wykonania zamówienia, oraz (iv) sytuację ekonomiczną i finansową wykonawcy. Dodatkowo wykonawca może również uzupełnić dokumenty potwierdzające brak podstaw do wykluczenia z postępowania, o których mowa w art. 24 ust. 1 p.z.p., tj. m.in. odpis z właściwego rejestru, zaświadczenie o niezaleganiu z opłacaniem podatków i składek na ubezpieczenie zdrowotne i społeczne, informację z Krajowego Rejestru Karnego czy też odpowiednie dokumenty składane przez wykonawców zagranicznych.

O ile zakres dokumentów podlegających uzupełnieniu został określony precyzyjnie, o tyle wątpliwości wykonawców może budzić sama procedura uzupełniania dokumentów, a przede wszystkim to, czy wykonawca może dokonać takiego uzupełnienia z własnej inicjatywy. Mogłoby się wydawać, iż samodzielne uzupełnienie przez wykonawcę dokumentów w postępowaniu powinno być traktowane przez zamawiającego tak samo jak uzupełnienie na wezwanie. Jak się jednak okazuje, wykonawca samodzielnie uzupełniający dokumenty naraża się na ryzyko nieuznania przez zamawiającego takiego uzupełnienia za skuteczne lub co najmniej na utratę możliwości dokonania uzupełnienia na wezwanie zamawiającego.

Podstawą powyższego twierdzenia jest użycie przez ustawodawcę w art. 26 ust. 3 p.z.p. zwrotów „zamawiający wzywa wykonawców” oraz „złożone na wezwanie zamawiającego oświadczenia i dokumenty”, które świadczą o tym, iż w zakresie uzupełnienia dokumentów wymagana jest inicjatywa i podjęcie działania ze strony zamawiającego, a nie wykonawcy (por. wyrok KIO 200/09). Takie stanowisko wyraziła m.in. Krajowa Izba Odwoławcza w sprawie o sygnaturze KIO 1521/11 stwierdzając, iż „Samodzielne uzupełnianie przez wykonawców dokumentów, o których mowa w art. 25 ust. 1 ustawy p.z.p. nie poprzedzone wezwaniem zamawiającego o którym mowa w art. 26 ust. 3 ustawy p.z.p. nie może rodzić żadnych skutków”. Należy jednak zwrócić uwagę, iż w orzecznictwie KIO znajdziemy również stanowisko odmienne, zgodnie z którym uzupełnienie dokumentów przez wykonawcę bez wezwania zamawiającego jest dopuszczalne i prawidłowe (por. wyrok KIO1551/10).

Co do zasady zamawiający może wezwać wykonawcę do uzupełnienia dokumentów wyłącznie jeden raz, co ma zagwarantować równe traktowanie wszystkich wykonawców w postępowaniu. W przypadku samodzielnego uzupełnienia dokumentów, które następnie okazały się wadliwe, wykonawca naraża się więc na ryzyko uznania przez zamawiającego, iż czynność związana z wezwaniem do uzupełnienia dokumentów została już dokonana. W efekcie wykonawca nie zostanie wezwany przez zamawiającego do złożenia prawidłowych dokumentów, co finalnie będzie skutkować wykluczeniem takiego wykonawcy z postępowania. Taki pogląd został wyrażony m.in. w orzeczeniu o sygnaturze KIO 1169/11, w którym Izba stwierdziła, że w sytuacji samodzielnego uzupełnienia dokumentów lub oświadczeń wykonywanie takiego obowiązku przez zamawiającego jest bezprzedmiotowe. Dodatkowo „przepis art. 26 ust. 3 ustawy nie daje podstawy do wielokrotnego wzywania przez zamawiającego do uzupełnienia dokumentów, nie może także służyć jako instrument testowania zamawiającego, co do tego jakie dokumenty zamawiający uzna za spełniające warunek”. Oznacza to, że jeśli wykonawca samodzielnie uzupełnił dokumenty, nie czekając na wezwanie zamawiającego, to w efekcie nie może skorzystać z ponownej możliwości uzupełnienia dokumentów, domagając się formalnego wypełnienia obowiązku zamawiającego wynikającego z przepisu art. 26 ust. 3 p.z.p.

Należy zatem stwierdzić, iż z uwagi na brzmienie przepisu art. 26 ust. 3 p.z.p. oraz orzecznictwo KIO wykonawca, nawet pomimo braku wyraźnego zakazu samodzielnego działania w tym zakresie, powinien podejmować działania związane z uzupełnieniem dokumentów i oświadczeń dopiero po uprzednim otrzymaniu wezwania zamawiającego do dokonania takiego uzupełnienia.

Tomasz Michalczyk, Zespół Infrastruktura, Transport, Zamówienia Publiczne (PPP) kancelarii Wardyński i Wspólnicy