30 lat kwerendy prawniczej: od wycinków z gazet do internetu | Co do zasady

Rozmowa z Ewą Bernaciak, specjalistką ds. informacji prawniczej w kancelarii Wardyński i Wspólnicy, o tym, jak wyglądał i ile czasu zajmował research prawniczy w czasach przed internetem.

Redakcja: Wiele osób, które w kolejnych latach przychodziły do pracy w kancelarii, zwracało uwagę na naszą imponującą bibliotekę. Po co w ogóle w kancelarii biblioteka?

Ewa Bernaciak: Przede wszystkim jako baza wiedzy dla prawników.

Dziś trudno to sobie wyobrazić, ale kiedy zaczynaliśmy na początku lat 90., podstawowym problemem było ustalenie aktualności aktów prawnych. Papierowe wydania – podobnie jak dzisiaj – stale się dezaktualizowały. Trzeba było sprawdzać w bieżących numerach Dziennika Ustaw, czy nie pojawiły się nowelizacje, bo skorowidz przepisów prawnych ukazywał się tylko raz w roku. Teksty jednolite pojawiały się w Dzienniku Ustaw bardzo rzadko, więc musieliśmy na bieżąco kserować nowelizacje najważniejszych ustaw i gromadzić je w segregatorach.

Wielką pomocą były teksty ujednolicone, publikowane na żółtych stronach Rzeczpospolitej. Wszyscy toczyli boje o dostęp do nich i możliwość ich skserowania, ale to też było chwilowe rozwiązanie. Po jakimś czasie prawo się przecież zmieniało i znów trzeba było śledzić na bieżąco Dzienniki Ustaw.

Potem pojawiały się drobne bazy, zapisywane na dyskietkach, jak: „Przewodnik po żółtych stronach Rzeczpospolitej” „Orzecznictwo sądów apelacyjnych” wydawnictwa Erida czy „Orzeczenia z żółtych stron Rzeczpospolitej”. Jeśli coś umknęło naszej uwadze i nie skopiowaliśmy do segregatora w dniu publikacji, można było szybko odnaleźć to na dyskietce, bez przekopywania się przez stosy gazet. Pierwszym, bardzo pomocnym programem prawniczym był aktualizowany skorowidz przepisów prawnych Ryszarda Strzelczyka. Choć nie zawierał tekstów aktów prawnych, był wielką pomocą przy ustalaniu aktualności ustaw i rozporządzeń oraz wskazywał akty prawne, które zastępowały już uchylone.

Z wielką ulgą powitaliśmy też pojawienie się zbiorów ustaw z wymiennymi kartkami, na bieżąco aktualizowanymi. Trzeba było tylko pilnować, by po otrzymaniu zestawu nowelizującego szybko go wprowadzić do zbioru. Dla orientacji, które aktualizacje zostały dołączone, nanosiło się adnotację z datą na specjalnie dołączonej karcie.

Czasochłonne było też przygotowywanie zestawów orzecznictwa i piśmiennictwa do konkretnego przepisu prawnego.

Orzecznictwo było publikowane w miesięcznikach, z bieżącymi skorowidzami, a skorowidze roczne pojawiały się wraz z pierwszym numerem następnego roku. Przeszukiwanie tych skorowidzów i potem kopiowanie orzeczeń zajmowało sporo czasu. Nie było też łatwo dotrzeć do najnowszego orzecznictwa, jeszcze nieopublikowanego. Z pomocą przychodziły żółte strony Rzeczpospolitej, gdzie ukazywały się informacje o nowych orzeczeniach, a także orzeczenia i glosy publikowane w czasopismach prawniczych. Można też było prosić sąd o udostępnienie kopii orzeczenia, ale trzeba było znać sygnaturę i datę. Ponadto prawnik musiał uzasadnić potrzebę wglądu do tego konkretnego orzeczenia.

Przy doborze komentarzy, monografii i artykułów z czasopism pomocna była „Polska bibliografia prawnicza” wydawana przez Instytut Nauk Prawnych PAN. Ukazywała się jako rocznik (od 1945 r.) i jako miesięczne zestawienia w czasopiśmie „Państwo i Prawo”.

Jeśli w bibliografii pojawiły się publikacje, których nie posiadaliśmy w naszych zbiorach, szukaliśmy ich w księgarniach lub w bibliotekach, by skopiować potrzebne fragmenty. Jeśli książki zostały wydane znacznie wcześniej, szukaliśmy ich w antykwariatach. Czasem udawało się dostać dublety z innych bibliotek lub wymienić je na inne.

Stosy numerów Rzeczpospolitej i innych prenumerowanych gazet piętrzyły się pod ścianami, bo zawsze mogła zaistnieć potrzeba ich ponownego przeszukania. Efekty tych przeszukiwań, po skopiowaniu, trafiały do odpowiednich segregatorów. Półki biblioteczne puchły, bo segregatorów stale przybywało.

A jak wyglądał katalog biblioteki?

Pierwotnie nie było w bibliotece żadnego programu, bo nie było także komputera. Internet też pojawił się znacznie później. Katalog był szufladkowy, alfabetyczny, zawierał papierowe karty z naniesionymi opisami bibliograficznymi i sygnaturami, uporządkowane wg nazwisk autorów. Księgozbiór zaś był uporządkowany wg dziedzin, by łatwiej było zorientować się, czym dysponujemy i jakie książki z tej dziedziny są najnowsze (taki układ pozostał do dzisiaj).

Wypożyczenie książki odnotowywało się na karcie książki i wkładało ją do przegródki z nazwiskiem wypożyczającego, znajdującej się w kartotece czytelników.

Inwentarz był dużą, papierową księgą, którą wypełniało się ręcznie.

Ile pozycji liczył inwentarz biblioteczny w szczytowym momencie rozwoju?

Stanu tego papierowego już nie pamiętam, ale dzisiejszy inwentarz elektroniczny zawiera 7690 pozycji. Z inwentarza nie można usuwać pozycji, można je tylko wykreślać. Numeracja zbiorów pozostaje więc stała – książki, które usunęliśmy i zostały wykreślone, są teraz odnotowane w księdze ubytków, do której trafiło mniej więcej 1/3 naszych zbiorów książkowych, a do tego dochodzą jeszcze czasopisma.

Gdy pojawił się w kancelarii pierwszy program biblioteczny, musieliśmy wszystkie dane wprowadzić ręcznie z inwentarza papierowego i od nowa wprowadzić opisy książek i czasopism. Teraz mamy już trzeci program, ale przenoszenie danych do kolejnych nie wymagało już pracy ręcznej.

W jednym programie mamy inwentarz, rejestr czasopism, księgę ubytków, sporządzamy opisy bibliograficzne książek, które trafiają do katalogu oraz rejestrujemy wypożyczenia. Katalog zaś jest udostępniony w firmowym intranecie.

Czy praca biblioteki polegała wyłącznie na wydawaniu publikacji prawnikom?

Oczywiście nie. Wyszukiwaliśmy też informacje i przygotowywaliśmy materiały do konkretnych spraw. Często jednak prawnicy sami wskazywali listę publikacji, z których chcieliby skorzystać, lub nazwiska preferowanych autorów. Na wczesnym etapie istnienia kancelarii prawnicy formułowali bardziej ogólne zagadnienia do wyszukiwania, by później samodzielnie analizować dostarczone treści i wyławiać te najistotniejsze. Przygotowanie zestawu publikacji i orzecznictwa było bardziej czasochłonne. Mieliśmy do dyspozycji nasz księgozbiór, prenumerowane czasopisma, zbiory orzecznictwa i bibliografię prawniczą. Wszystko, co wyszukaliśmy, trzeba było kserować, także publikacje z innych bibliotek.

A jak to wygląda teraz, po elektronizacji, gdy są systemy LEX i Legalis – czy biblioteka też zajmuje się researchem prawniczym?

Tak, oczywiście! Rozwój technologii systematycznie zmieniał i usprawniał pracę biblioteki i dzieje się to nadal, i chyba coraz szybciej, dzięki temu efekty naszego wyszukiwania stają się coraz bardziej precyzyjne.

Także oczekiwania i potrzeby prawników ewoluują. Poszukujemy informacji na tematy z pogranicza prawa lub całkiem spoza tej dziedziny. Klienci reprezentują różne branże i oczekują wsparcia także w swoich dziedzinach. Czasem sami musimy najpierw „złapać orientację”, by wiedzieć, gdzie i jak szukać.

Mamy dostęp do wydań elektronicznych gazet, książek i czasopism. Mamy też do dyspozycji dwa systemy informacji prawnej: LEX i Legalis, w których akty prawne są aktualizowane na bieżąco, a do dawnych wersji ustawy można wrócić, wybierając stan prawny z żądaną datą. Także śledzenie historii aktu prawnego nie sprawia już problemu, włącznie z dostępem do pierwotnego projektu wraz z uzasadnieniem. Bibliografia prawnicza jest jednym z modułów LEX-a i zawiera dane o publikacjach od 1965 r., a orzecznictwo i piśmiennictwo są przyporządkowane konkretnym przepisom aktu prawnego i można je swobodnie przeszukiwać. W bazach można znaleźć pełne teksty książek i czasopism wydawcy danej bazy oraz notki bibliograficzne publikacji innych wydawnictw.

W internecie dostępne są także portale z orzecznictwem konkretnych sądów, portal Rządowego Centrum Legislacji, gdzie można śledzić przebieg procesu legislacyjnego na etapie rządowym, portale Sejmu, Senatu i Prezydenta, gdzie można śledzić dalszy przebieg procesu legislacyjnego aż do momentu opublikowania w Dzienniku Ustaw, którego elektroniczne wydania są także dostępne na portalu RCL.

Każde ministerstwo i urzędy centralne, a także samorządy terytorialne, także mają swoje portale, z których czerpiemy informacje, np. poszukując decyzji, wyników kontroli przeprowadzonych przez inspekcje czy UOKiK, planów zagospodarowania przestrzennego albo umów międzynarodowych w bazie traktatowej Ministerstwa Spraw Zagranicznych.

Podobnie poszukujemy informacji i orzecznictwa na stronach instytucji Unii Europejskiej (EUR-Lex, Trybunału, Parlamentu czy Komisji Europejskiej itd.) lub instytucji i urzędów w innych krajach.

A do tego dochodzą jeszcze biblioteki cyfrowe i zagraniczne bazy pełnotekstowe (jeśli sami nie mamy dostępu, możemy z nich korzystać w innych bibliotekach).

Wiem, że czasami prowadziłaś prawdziwe śledztwa na potrzeby prowadzonych spraw. Czy mogłabyś o jakimś opowiedzieć?

Najbardziej zapamiętałam, bo wymagało to wiele trudu, poszukiwanie aktów prawnych wskazujących przebieg przedwojennych granic miasta na potrzeby sprawy dotyczącej reformy rolnej. Chodziło o pałac, o którym wszyscy wiedzieli, że już przed II wojną światową znajdował się w granicach miasta, ale nikt nie znał aktu prawnego, który by to potwierdzał.

Przeszukałam przedwojenne Dzienniki Ustaw i Monitory Polskie, począwszy od 1918 r. Nic nie znalazłam.

Potem prawnik mi podpowiedział, że przebieg granicy można będzie znaleźć na przedwojennych mapach wojskowych, więc szukałam przedwojennej mapy. Znalazłam ją, ale okazało się, że na mapie sztabowej najistotniejszą rzeczą nie są granice miast, tylko ukształtowanie terenu, pagórki, budynki, zbiorniki wodne itd.

Postanowiłam więc szukać informacji o historii tego miasta i dowiedzieć się, co się tam działo przed 1918 rokiem. To był zabór rosyjski, ale w rosyjskich aktach prawnych nie udało mi się nic na ten temat znaleźć. I wtedy znalazłam informację, że w czasie pierwszej wojny światowej to miasto zajęli Niemcy. I w związku z tym pałac, o który chodziło, Niemcy przejęli jako siedzibę swojej administracji. A skoro tak, to musieli wydać jakiś akt prawny na ten temat. I zaczęłam szukać najpierw nazw niemieckich instytucji, które tam urzędowały, a potem szukałam, czy był jakiś dziennik urzędowy, w którym Niemcy mogli to obwieścić, no i znalazłam. Ale potem był problem ze znalezieniem tego dziennika w bibliotekach. To rzeczywiście trwało sporo czasu, ale naprawdę przyniosło mi ogromną satysfakcję, kiedy w bibliotece publicznej na Koszykowej odnalazłam rocznik właśnie tych dzienników, a w nich informację, że w związku z zajęciem pałacu na potrzeby administracji niemieckiej pałac został włączony w granice miasta.

I to, jak rozumiem, było kluczowe dla sprawy.

Tak, ponieważ jeśli był w granicach miasta, nie mógł podlegać pod reformę rolną i nie mógł być znacjonalizowany wraz z gruntami. I dzięki temu właścicielom udało się odzyskać tę nieruchomość.

Dzisiaj też trafiają się bardzo ciekawe poszukiwania, dotyczące na przykład substancji chemicznych czy roślinnych i tego, czy i w jakiej proporcji mogą być użyte w żywności, w suplementach diety.

W takiej sytuacji sprawdzamy akty prawne, orzecznictwo sądów, strony Głównego Inspektoratu Sanitarnego, który wskazuje maksymalne dopuszczalne dawki, jeśli nie zostały podane w akcie prawnym dopuszczającym substancję do stosowania.

Podobne poszukiwania prowadzimy, jeśli chcemy sprawdzić, czy określenia lub informacje, które klient chce umieścić na produkcie czy w reklamie, są prawidłowe i czy podobne informacje i określenia, funkcjonujące już na rynku, nie zostały zakwestionowane przez Inspekcję Handlową, Wojewódzką Inspekcji Jakości Handlowej Artykułów Rolno-Spożywczych czy Urząd Ochrony Konkurencji i Konsumentów.

Kiedyś, po ogromnej dawce informacji na temat bezpieczeństwa żywności i o nieprawdziwych informacjach podawanych przez producentów na opakowaniach, na długo straciłam apetyt na wiele produktów. Dzisiaj prawo jest bardziej restrykcyjne, a inspekcje bardzo aktywne, więc zachowuję tylko czujność – jestem świadomym konsumentem.

Ciekawe były też poszukiwania informacji o umowach międzynarodowych z czasów PRL-u, które nie były publikowane.

Dlaczego nie były publikowane? Czy to była decyzja polityczna?

Raczej tak. To były między innymi umowy o odszkodowaniach za nieruchomości i inną własność w Polsce, należące do obywateli państw obcych, które zostały znacjonalizowane po II wojnie światowej. Polakom nikt takich odszkodowań nie zaproponował albo były one symboliczne.

Bywały też problemy z ustaleniem obywatelstwa. Zdarzało się, że ktoś przed wojną był obywatelem Polski, ale podczas II wojny światowej ewakuował się na tereny Związku Radzieckiego lub mieszkał na terenach wcielonych do ZSRR, a tam przymusowo nadano tej osobie obywatelstwo Związku Radzieckiego. Trzeba było odszukać umowy między Polską a Związkiem Radzieckim i poszczególnymi republikami, by na ich podstawie prawnik mógł ustalić, czy ta osoba straciła obywatelstwo i czy, jeśli nadal żyje, może ubiegać się o jego przywrócenie. Wszystkie te umowy były zdeponowane w archiwach Ministerstwa Spraw Zagranicznych.

Obecnie osoby, które poszukują treści umowy międzynarodowej, której Polska jest stroną, a nie mają dostępu do programów prawniczych, mogą skorzystać z bazy traktatowej na portalu Ministerstwa Spraw Zagranicznych. Znajdą tam też teksty tych umów w obcych językach, w których zostały sporządzone.

Często poszukujemy informacji dla praktyki własności intelektualnej, na potrzeby spraw np. o naruszenie cudzego znaku towarowego lub podszywania się pod cudzą markę. Niełatwe i czasochłonne były też poszukiwania w prasie i internecie reklam firm naruszających cudze prawa. Ale była też bardzo dla mnie ciekawa sprawa, dotycząca praw do obrazu autorstwa przedwojennego malarza. Prowadziliśmy takie na poły genealogiczne poszukiwania, by ustalić krąg osób, które mogły odziedziczyć te prawa lub otrzymać je w testamencie, a także uzyskać wszelkie możliwe informacje na temat losów dzieł tego malarza. W poszukiwaniu informacji o rodzinie malarza pomocna okazała się m.in. baza Minakowskiego.

Pamiętam też zabawną historię, w której przydała się moja wiedza ze studiów bibliotekoznawczych. Klient chciał uzyskać numer ISBN dla nietypowej książki kucharskiej. Było to plastikowe pudełko, w którym umieszczono luźne kartoniki z przepisami. Zestaw można było uzupełniać, wykupując subskrypcję. Pierwszy wniosek złożony w imieniu tego klienta przez zagraniczną kancelarię został odrzucony, a bez numeru ISBN sprowadzanie tej książki kucharskiej do Polski byłoby nieopłacalne ze względu na wysoki VAT.

Tymczasem zgodnie z normą międzynarodową takie pudełko mogło zostać uznane za książkę. Wystarczyło dodać stronę tytułową, z informacją o autorach i wydawcy, spis treści i wyraźnie wydzielić rozdziały. Rolę okładki spełniało pudełko. ISBN został przyznany.

Właściwie jesteście nie tyle biblioteką, ile działem researchu prawniczego.

Ale biblioteką jednak też. Choć obecnie jest więcej researchu niż klasycznej pracy bibliotecznej, to nadal na bieżąco kupujemy książki, opracowujemy je, wypożyczamy, prenumerujemy czasopisma. Gromadzimy przede wszystkim publikacje, których nie ma w bazach prawniczych. Jeśli sprawa dotyczy dawnych lat, niezbędna jest literatura prawnicza z tego okresu, a nie wszystko zostało zdigitalizowane. Każda biblioteka branżowa powinna posiadać dział informacji naukowej, wspierający użytkowników w wyszukiwaniu. Odmienne jest tylko to, że takie wsparcie zazwyczaj polega na wskazaniu źródeł, a my wyszukujemy sami.

Potrzeby czytelników bywają zaskakujące. Moja znajoma została poproszona o odszukanie książki „żółtej o gumach” – czytelnik był wzrokowcem. Nas nie zaskakują prośby o żółtego lub czerwonego FIDIC-a, bo to powszechnie znane, potoczne nazwy zawiłych tytułów publikacji, wydawanych przez tę organizację.

Czy czujesz się czasem jak bohaterka klasycznego dramatu sądowego, która siedzi w bibliotece i tam znajduje kluczową dla sprawy informację? Bo właściwie na czymś takim polega wasza praca.

Czasem tak, zwłaszcza gdy udało się znaleźć coś szczególnie trudnego, co sprawiło mi satysfakcję. Ale oczywiście to prawnicy oceniają przydatność wyszukanych materiałów i decydują, czy są wystarczające. Kiedyś, gdy zmartwiona poinformowałam, że nie znalazłam tego, o co zostałam poproszona, prawnik uśmiechnął się i odparł: to bardzo dobrze, tego oczekiwałem.

Rozmawiała Justyna Zandberg-Malec