Wewnętrzne postępowania wyjaśniające pomagają wyeliminować źródło szkód w spółce | Co do zasady

Rozmowa z Dominiką Stępińską-Duch z Zespołu Praktyki Karnej kancelarii Wardyński i Wspólnicy o tym, czy pracodawca może zastąpić prokuraturę.

Portal Procesowy: W jaki sposób pracodawcy dowiadują się o nieprawidłowościach w spółce?

Dominika Stępińska-Duch: Coraz częściej dzieje się to w wyniku tzw. whistleblowing, czyli zawiadomienia złożonego wewnętrznie do osoby pełniącej funkcję compliance officera. Może to być też sygnał płynący od konkurenta spółki albo jej kontrahenta. W takich przypadkach zarząd, a więc w istocie pracodawca, nie chcąc wychodzić z problemami spółki na zewnątrz, może podjąć decyzję o przeprowadzeniu tzw. postępowania wyjaśniającego wewnętrznego. Ma ono na celu przede wszystkim ustalenie faktów, bez nacisku na wyciąganie konsekwencji. Takie postępowanie pomaga wyłapać ewentualne nieprawidłowości i zapobiec powtarzaniu się takich zdarzeń w przyszłości.

Decyzję o wszczęciu postępowania wewnętrznego zarząd może podjąć niezależnie od już złożonego zawiadomienia o popełnieniu przestępstwa. Postępowania karne w Polsce toczą się bowiem powoli. Postępowanie przygotowawcze może niekiedy trwać latami. Tendencja jest bowiem taka, że sprawy gospodarcze, które nie dotyczą spółek Skarbu Państwa, nie są przez prokuratorów traktowane priorytetowo. Jeśli więc sprawa dotyczy dwóch podmiotów prywatnych, może się ona ciągnąć bardzo długo. A zarząd spółki musi wiedzieć, jak było, żeby móc wyciągnąć konsekwencje zarówno w stosunku do osób winnych nieprawidłowości, jak i w zakresie obowiązujących procedur. Dlatego wewnętrzne postępowania wyjaśniające i postępowania karne często toczą się równolegle. Przyśpiesza to znalezienie rozwiązania istotnego z punktu widzenia organizacji spółki, a także pozwala zabezpieczyć dowody.

Jak przebiega takie postępowanie?

Zarząd poufną decyzją powołuje zespół, który raportuje bezpośrednio do niego. Działania takiego zespołu też oczywiście muszą być absolutnie poufne. Często składa się on z prawników, specjalistów od tzw. forensicu, czyli firm zajmujących się informatyką śledczą i wyszukiwaniem danych, oraz ewentualnie audytorów wewnętrznych. Wszystko zależy od tego, kogo dotyczą nieprawidłowości i na ile są one istotne.

Nie zdajemy sobie sprawy, jak wiele śladów naszej aktywności pozostaje zapisanych na nośnikach, którymi się posługujemy. Musimy pamiętać, że co do zasady służbowe konta pocztowe są przeznaczone do kontaktów służbowych, a nie prywatnych, i że wszystko, co znajduje się na tych kontach, jest własnością pracodawcy. Pracodawca ma więc prawo się z tym zapoznać, szczególnie kiedy ma powody przypuszczać, że dane znajdujące się w tych miejscach mogą mieć istotne znaczenie dla wyjaśnienia dostrzeżonych nieprawidłowości.. To samo dotyczy telefonów służbowych: pracodawca może np. sięgnąć po billingi. Jeśli wykryje np. niepokojącą ilość połączeń z „kolegami z konkurencji”, to ma prawo przepytać swoich pracowników na tę okoliczność.

Czy pracodawca ma też prawo założyć podsłuch?

Nie. To już byłoby nadużycie. Podsłuchy na szczęście wciąż podlegają dość specyficznym regulacjom i do ich założenia potrzeba postanowienia właściwego organu administracji sądowej, czyli sądu bądź prokuratora.

Jak takie postępowanie ma się do ochrony danych osobowych i dóbr osobistych pracownika?

To bardzo delikatna kwestia. Trzeba być bardzo ostrożnym, żeby nie przekroczyć cienkiej granicy. Osoby prowadzące postępowanie wewnętrzne muszą mieć świadomość, w jakich ramach mogą się poruszać. Dlatego tak ważne jest, by w takim zespole był ktoś, kto się zna na przepisach prawa pracy, na kwestiach związanych z ochroną danych osobowych i na prawie karnym. Również w tym aspekcie istotna jest poufność całego postępowania; nie ma mowy, żeby dokumenty krążyły w firmie. Każdy, kto jest wzywany na przesłuchanie w ramach postępowania wewnętrznego, musi być pouczony, że ma obowiązek zachowania w poufności tego, na jakie okoliczności był pytany, i tego, że w ogóle toczy się takie postępowanie. To jest oczywiście bardzo trudne. Trzeba mieć świadomość, że gdy do spółki wkracza zespół zewnętrzny, to nawet jeśli ludzie są pouczeni o obowiązku zachowania poufności, taka wieść siłą rzeczy się rozchodzi. Może to bardzo popsuć atmosferę pracy. Nieumiejętnie prowadzone postępowanie może przynieść więcej szkody niż pożytku.

Czy zdarza się, że pracownicy skarżą się na naruszenie swoich dóbr osobistych?

Owszem. Dlatego bardzo istotne jest to, w jaki sposób podchodzi się do pracowników w trakcie postępowania. Należy ich raczej zjednać. Jeżeli nie mamy podejrzenia, że ktoś dokonał naruszenia, to nie możemy dopuścić do tego, żeby poczuł się atakowany.

Czy w Polsce prowadzi się wiele postępowań wewnętrznych?

Coraz więcej. W naszej praktyce stały się one już chlebem powszednim. Przyszły do nas ze Stanów Zjednoczonych i z Wielkiej Brytanii. Coraz więcej spółek w Polsce wdraża tzw. kodeksy postępowania wewnętrznego, codes of conduct, reguły compliance. Spółki coraz większą wagę przywiązują do transparentności. Dlatego wszelkie nieprawidłowości są łatwiej wychwytywane. Widać przy tym po pierwsze wolę ich wychwytywania, a po drugie wyciągania z nich konsekwencji.

Dlaczego w ogóle spółki zlecają takie postępowania na zewnątrz? Czemu nie przeprowadzają ich własnymi siłami?

Zlecanie takich działań na zewnątrz pozwala zachować obiektywizm postępowania. Zespół, który wkracza do firmy, przede wszystkim musi poznać jej kulturę biznesową. Zapoznajemy się ze wszystkimi dokumentami wewnętrznymi: statutami, regulaminami działania zarządu, procedurami. Musimy mieć pełną świadomość, jakie standardy obowiązują w spółce i do czego faktycznie pracownicy byli zobowiązani. Często jest bowiem tak, że to, co wynika z papierów, nie do końca pokrywa się przeświadczeniem osób zarządzających spółką. Może się nagle okazać, że coś, co zdaniem zarządu leżało w zakresie czyichś obowiązków, wcale tam nie leżało, bo nie wynika to z żadnych dokumentów.

W trakcie postępowania dokonujemy bardzo wnikliwej analizy procedur. Przeprowadzamy też rozmowy z osobami, do których mamy zaufanie i które pomogą nam skonfrontować rzeczywistość z tym, co wynika z dokumentów. Dopiero potem przystępujemy do analizy konkretnego stanu faktycznego.

A jeżeli spółka zaniedbała sporządzenia precyzyjnych procedur?

Wtedy pozytywnym efektem postępowania są wytyczne w zakresie uszczelnienia procedur albo zmiany aktualnie obowiązującej dokumentacji. Takie wytyczne są zresztą stałym elementem końcowego raportu z postępowania. Pozwalają one uniknąć szkód w przyszłości, nawet jeśli nie uda się wyciągnąć konsekwencji w konkretnej sytuacji.

A jakie mogą być konsekwencje dla pracownika, jeśli postępowanie przyniesie efekty? Co może zrobić pracodawca?

Wachlarz rozwiązań jest bardzo szeroki. Sam fakt prowadzenia tego typu postępowań wywiera swoisty ostrzegawczy wpływ na pracownika. Nie można wykluczyć, że postępowanie przyniesie informacje, które stanowić będą podstawę do tzw. zwolnienia dyscyplinarnego (przy czym tu istotne są terminy), ale również w szczególnych przypadkach może dojść do złożenia zawiadomienia o popełnieniu przestępstwa. Tu pojawia się kwestia wartości dowodowej raportu powstałego w wyniku postępowania. Aby taki raport miał wartość dowodową, bardzo ważne jest prawidłowe prowadzenie dokumentacji. Trzeba umieć wykazać krok po kroku, jakie czynności zostały wykonane. Tak sporządzony raport może być niesłychanie pomocny dla organu, do którego wpłynęło zawiadomienie o popełnieniu przestępstwa. Dobrze przygotowany raport może bardzo przyśpieszyć postępowanie karne.

Tak jak wspomniałam, pracodawca może też podjąć kroki na gruncie prawa pracy. Może zwolnić pracownika dyscyplinarnie, oczywiście przy spełnieniu wymogów kodeksowych, albo po prostu rozwiązać z nim umowę o pracę. Nierzadko również efektem wykrycia nieprawidłowości i mechanizmu ich powstania jest szkolenie dla pracowników, którego celem jest poprawa ich wiedzy, wzmocnienie świadomości ryzyk tkwiących w różnych zachowaniach.

Z naszych doświadczeń wynika, że działania pracodawcy są zwykle dwutorowe. Dlatego tak istotna jest współpraca między karnistą a specjalistą od prawa pracy. Pozwala ona tak prowadzić postępowanie, by móc wyeliminować źródło szkód na gruncie prawa pracy, a oprócz tego wszcząć postępowanie karne, tak by została naprawiona szkoda, która powstała na skutek nieprawidłowości.

Rozmawiała Justyna Zandberg-Malec